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Zeiterfassung

Gebäude­reinigung App Vergleich 2026: 7 Apps im Überblick

Gebäudereinigung App Vergleich: Zeiterfassung und Einsatzplanung für Reinigungsfirmen mit Crew Active, clockin, HERO, Crewmeister, Clockodo, Aplano und Blink im Vergleich 2026.

Die Auswahl an Zeiterfassungs-Apps für Reinigungsunternehmen ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Doch welche Lösung passt wirklich zu den besonderen Anforderungen der Gebäudereinigung? Wir haben sieben bekannte Anbieter verglichen und zeigen, worauf es in der Praxis ankommt. Am Ende stellen wir vier Branchensoftware-Lösungen für Gebäudereiniger vor, die zusätzlich Angebote und Rechnungen abdecken. Zur Transparenz: Crew Active ist unser eigenes Produkt. Sehen Sie diesen Vergleich als unsere Sicht auf den Markt und prüfen Sie die aktuellen Funktionslisten der anderen Anbieter selbst, sie ändern sich häufig. Wie die Zeiterfassung mit Crew Active im Reinigungsalltag aussieht, vom Stempeln am Objekt bis zum GPS-Nachweis, zeigt unsere Seite Zeiterfassung Gebäudereinigung.

Unser Fazit vorweg

Für die meisten Reinigungsunternehmen ist Crew Active die einfachste Wahl:

  • Planung, Zeiterfassung und Chat in einer App: keine drei Tools, keine WhatsApp-Gruppen.
  • Nachweis am Objekt: Standortpunkt bei Start, Pause und Stopp, GPS bei neuen Konten an und abschaltbar. Kein laufendes Tracking.
  • Funktioniert ohne Empfang: In der Grundeinstellung speichert die App im Keller oder Treppenhaus Start, Pause und Stopp auf dem Handy und überträgt sie, sobald wieder Netz da ist. Einen GPS-Punkt gibt es dann nur mit Empfang.
  • In 12 Sprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch, Rumänisch, Polnisch, Ungarisch, Spanisch, Griechisch, Ukrainisch, Russisch und Bulgarisch.
  • Alle Funktionen in jedem Paket (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage; nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra): ab 69 € netto im Monat, keine versteckten Kosten, keine Mindestlaufzeit.
  • 1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Warum Reinigungsunternehmen besondere Anforderungen haben

Die Gebäudereinigung unterscheidet sich grundlegend von einem klassischen Bürojob. Mitarbeiter arbeiten an wechselnden Einsatzorten, oft zu unregelmäßigen Zeiten, und sprechen nicht selten verschiedene Sprachen. Ein Zeiterfassungssystem muss deshalb mehr leisten als nur Start und Ende eines Arbeitstags zu protokollieren.

Typische Anforderungen in der Gebäudereinigung:

  • Mehrere Einsatzorte pro Tag mit unterschiedlichen Auftraggebern
  • GPS-Stempelung, um Anwesenheit am Objekt nachzuweisen
  • Offline-Fähigkeit, da Keller und Treppenhäuser oft keinen Empfang haben
  • Einfache Bedienung für Mitarbeiter ohne IT-Hintergrund
  • Mehrsprachigkeit für international besetzte Teams
  • Schichtplanung direkt verknüpft mit der Zeiterfassung

Nicht jede App deckt all diese Punkte ab. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die Unterschiede. Wie das mit Crew Active im Alltag aussieht, zeigt unsere Seite zur Software für die Gebäudereinigung. Geht es Ihnen vor allem um die Planung von Objekten, Serien und Dienstplan, lesen Sie Einsatzplanung & Dienstplan für Reinigungsfirmen: 7 Apps im Vergleich.

Die sieben Anbieter im Überblick

Crew Active: unsere Empfehlung

Crew Active ist als All-in-One-Plattform speziell für Dienstleistungsunternehmen mit Außeneinsätzen entwickelt worden. Die Software vereint Einsatzplanung, Zeiterfassung, GPS-Standortnachweis und Team-Kommunikation in einer einzigen App.

Stärken:

  • Einsatzplanung und Zeiterfassung in einem System
  • Standort-Erfassung am Einsatzort bei Start, Pause und Stopp
  • Direkt-Chat mit Lesebestätigung zwischen Büro und Mitarbeitern sowie unter Kollegen
  • Dokumente wie Lohnabrechnungen, Verträge und Bescheinigungen in der Mitarbeiter-App
  • Offline-Modus für Orte ohne Mobilfunkempfang
  • Excel-Export von Stunden, Kilometern und Stundenlöhnen je Mitarbeiter, dazu Stunden je Kunde
  • DATEV-Export: Arbeitsstunden, Urlaub und Krankheit je Mitarbeiter und Monat als LODAS-Importdatei für Ihr Lohnbüro oder Ihren Steuerberater
  • App auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch, Rumänisch, Polnisch, Ungarisch, Spanisch, Griechisch, Ukrainisch, Russisch und Bulgarisch

Preis und Test: ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 119 € für bis zu 10, 199 € für bis zu 20, 239 € für bis zu 30 und 379 € für bis zu 50. Alle Funktionen sind in jedem Paket enthalten (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage; nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra), es gibt keine Mindestlaufzeit. 1 Monat kostenlos testen, keine Kreditkarte. Im Test sind bis zu 30 Mitarbeiter gleichzeitig aktiv.

Gut zu wissen: Die Lohnabrechnung macht weiter Ihr Lohnbüro oder Steuerberater. Crew Active liefert dafür die fertige LODAS-Datei. Rechnungen an Ihre Kunden schreibt Crew Active nicht.

Die Blink GmbH aus Nürnberg bietet laut eigener Website eine Software für die Gebäudereinigung mit Zeiterfassung, Einsatzplanung, Chat und digitalen Arbeitsscheinen. Nicht zu verwechseln mit der Mitarbeiter-App Blink von joinblink.com, einem anderen Anbieter.

Stärken (laut Website des Anbieters): Quelle: blink.de/software-gebaeudereinigung

  • Zeiterfassung per App, QR-Code, NFC, Terminal oder Telefon
  • GPS-Abgleich beim Einstempeln, mit einem Radius je Objekt
  • Zeiterfassung auch offline
  • Einsatz-, Serien- und Schichtplanung
  • Digitale Arbeitsscheine, vor Ort unterschrieben, dazu ein Kundenportal
  • Schnittstelle zu DATEV Lohn und Gehalt
  • Chat mit automatischer Übersetzung, die App in 19 Sprachen

Im Test prüfen:

  • Preise laut Preisseite, zzgl. Mehrwertsteuer: Standard 149 € Paketpreis plus 4,90 € pro Nutzer im Monat, Professional 399 € plus 4,90 € pro Nutzer, Enterprise auf Anfrage. Der Preisrechner rechnet mit mindestens 40 Nutzern, im Paket Standard also ab 345 € im Monat. Je nach Paket kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr dazu. Testzeitraum und Laufzeit nennt die Preisseite nicht.

Crewmeister

Crewmeister bietet laut eigener Website Zeiterfassung per App und Terminal, dazu einen Schichtplaner und einen Urlaubsplaner. Als Zielgruppen nennt der Anbieter unter anderem Handwerk, Bau, Außendienst, Gastronomie, Pflege und KMU. Funktionen und Preise mit Quellenangaben finden Sie in unserem Vergleich Crewmeister Alternative.

Stärken (laut Website des Anbieters): Quelle: crewmeister.com/de/zeiterfassung

  • Zeiterfassung auch ohne Internetverbindung
  • Standorterfassung als Nachweis gegenüber Kunden
  • Direkte DATEV-Schnittstelle als lizenzierter DATEV-Partner
  • Schichtplaner und Urlaubsplaner
  • Automatischer Pausenabzug einstellbar

Im Test prüfen:

  • Team-Chat und Dokumente nennt die Zeiterfassungsseite nicht. Fragen Sie konkret danach, wenn Sie das brauchen.
  • Preise laut Preisseite: Go 1,50 €, Easy 2 €, Pro 3 € netto pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (1,65 €, 2,20 € und 3,30 € bei monatlicher). DATEV ist in Pro enthalten, in Go und Easy ein Add-on ab 0,60 € pro Nutzer. Der Schichtplaner ist ein Add-on ab 2 € pro Nutzer und laut Website auf Deutsch und Englisch. 14 Tage kostenlos testen.

Clockodo

Clockodo bietet laut eigener Website Arbeits- und Projektzeiterfassung per Browser, App und Terminal, mit Urlaubsverwaltung, Berichten und Anbindung an Lohnbuchhaltungs-Tools. Als Zielgruppen nennt der Anbieter Agenturen, Kanzleien und Beratungen, auf der Branchenseite auch Baustellen, Handwerk, Außendienst und Gebäudereiniger. Funktionen und Preise mit Quellenangaben finden Sie in unserem Vergleich Clockodo Alternative.

Stärken (laut Website des Anbieters): Quelle: clockodo.com/de/preise

  • Stempeluhr per Browser und App für iOS und Android
  • Buchungen in der App auch ohne Internetverbindung
  • Terminal-Anbindung
  • Kunden, Projekte und Leistungen ab Tarif Pro
  • Anbindung an Lohnbuchhaltungs-Tools und vorbereitende Lohnbuchhaltung

Im Test prüfen:

  • Einsatz- oder Schichtplanung, Standort-Erfassung beim Stempeln und einen DATEV-Export nennen die geprüften Seiten des Anbieters nicht. Fragen Sie konkret danach, wenn Sie das brauchen.
  • Preise laut Preisseite: Basic 4 €, Basic Plus 6 €, Pro 10 €, Pro Plus 12 € netto pro Nutzer und Monat, bei jährlicher Zahlung 5 % weniger. 14 Tage kostenlos testen.

Aplano

Aplano bietet laut eigener Website Schichtplanung im Browser und per App, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung für verschiedene Branchen.

Stärken (laut Website des Anbieters): Quelle: aplano.de/funktionen

  • Schichtplanung im Browser, den aktuellen Plan sieht jeder Mitarbeiter in der App
  • Zeiterfassung mit Geolokalisierung
  • Pausenregelungen und Ruhezeiten werden berücksichtigt
  • Team-Chat und Dokumente wie Verträge und Nachweise
  • Urlaubskonten und Abwesenheiten

Im Test prüfen:

  • Offline-Stempeln und DATEV-Export nennt die Funktionsseite nicht. Fragen Sie konkret danach, wenn Sie das brauchen.
  • Zeiterfassung, Mitarbeiter-Chat und Personalakte gibt es laut Preisseite erst im Paket Pro.
  • Preise laut Preisseite: Core 0,50 €, Basic 2 €, Pro 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat. Ob netto oder brutto, nennt die Preisseite nicht. 14 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar.

clockin

clockin ist eine Zeiterfassungs-App für viele Branchen. Die Branchenseite für Facility Management und Gebäudereinigung beschreibt laut eigener Website, wie Teams per App direkt am Objekt stempeln und jede Leistung mit Foto und Unterschrift dokumentieren. Funktionen und Preise mit Quellenangaben finden Sie in unserem Vergleich clockin Alternative.

Stärken (laut Website des Anbieters): Quelle: clockin.de/preise

  • Zeiten per QR-Code direkt auf Objekt oder Raum buchen
  • GPS-Standort als Nachweis beim Kunden, ab Paket Pro
  • Die App funktioniert auch offline, Zeiten und Fotos werden später synchronisiert
  • Stundenzettel direkt an DATEV senden, schon im Paket Starter
  • 26 Sprachen

Im Test prüfen:

  • Schichtplanung ist ein Add-on: für 1 bis 20 Lizenzen 30 € im Monat bei monatlicher Abrechnung, 24 € bei 24 Monaten Laufzeit. Foto-Funktion und digitale Kundenbestätigung stehen laut Preisseite im Add-on Projekte & Dokumentation: 46 € im Monat für 1 bis 20 Lizenzen und 77 € für 21 bis 50, bei monatlicher Abrechnung.
  • Preise laut Preisseite (geprüft am 05.11.2026): Starter 4,20 €, Pro 7,20 €, Expert 14,40 € netto pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung, bei unter 5 Nutzern plus 10 € Plattform-Pauschale, ab 50 Mitarbeitern ein individueller Preis. 14 Tage kostenlos testen.

HERO

HERO ist eine Handwerkersoftware mit eigener Seite für Gebäudereiniger. Laut eigener Website planen Sie damit Reinigungseinsätze, erfassen Arbeitszeiten mobil und schreiben Rechnungen in einem System. Funktionen und Preise mit Quellenangaben finden Sie in unserem Vergleich HERO Alternative.

Stärken (laut Website des Anbieters): Quelle: hero-software.de/anwendungen/gebaeudereiniger-software

  • Objekte, Teams und Fahrzeuge in einer digitalen Plantafel, wiederkehrende Termine täglich bis jährlich
  • Ein- und Ausstempeln per App, beim Starten und Stoppen optional ein Standortpunkt, kein laufendes Tracking
  • Offline-Nutzung im Objekt
  • Leistungsnachweise direkt vor Ort quittieren lassen
  • Rechnungen im selben System
  • App in 17 Sprachen

Im Test prüfen:

  • Team-Chat nennen die geprüften Seiten nicht. Fragen Sie konkret danach, wenn Sie das brauchen. Laut Website überträgt die DATEV-Schnittstelle Rechnungen und Belege an Ihr Steuerbüro, und Lohnabrechnungen lassen sich als DATEV-Export per CSV-Datei ausgeben. Ob die erfassten Arbeitsstunden direkt an DATEV gehen, nennen die geprüften Seiten nicht.
  • Preise laut Preisseite: HERO Select ab 69 € netto im Monat bei jährlicher Abrechnung (79 € bei monatlicher), mit einer Standard-Lizenz, jede weitere App-Lizenz 22 € bzw. 25 €. Select ist für Betriebe mit bis zu 5 Mitarbeitenden. HERO OS kostet 119 € (135 €), OS Plus 299 € (345 €). 14 Tage kostenlos testen.

Vergleichstabelle: Funktionen im Detail

Funktion Crew Active Blink GmbH Crewmeister Clockodo Aplano clockin HERO
Mobile Zeiterfassung
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Standort-Erfassung beim Stempeln
Ja
Ja, Radius je Objekt
Ja
Keine Angabe
Ja
Ab Pro
Optional
Offline-Modus
Ja
Ja
Ja
Ja
Keine Angabe
Ja
Ja
Einsatzplanung
Ja
Ja
Schichtplaner (Add-on)
Keine Angabe
Schichtplanung
Add-on
Plantafel
Team-Kommunikation
Ja
Ja
Keine Angabe
Keine Angabe
Ja
Keine Angabe
Keine Angabe
Mehrsprachigkeit
12 Sprachen
19 Sprachen, Chat übersetzt
Schichtplaner: Deutsch und Englisch
Keine Angabe
Keine Angabe
26 Sprachen
17 Sprachen
DATEV-Export
Ja (LODAS-Datei)
Ja (Lohn und Gehalt)
Ja
Keine Angabe
Keine Angabe
Ja
Belege und Lohnabrechnungen, Stunden: Keine Angabe
Objektbezogene Auswertung
Je Kunde, mit der Objektadresse, wenn am Einsatz gewählt
Keine Angabe
Ja
Kunden und Projekte
Keine Angabe
Ja
Ja
Dokumentenverwaltung
Ja
Ja
Keine Angabe
Keine Angabe
Ja
Projektakte
Ja
Automatischer Pausenabzug
Ja, einstellbar
Keine Angabe
Ja
Ja
Pausenregelungen
Ja, in allen Paketen
Ja
Alle Funktionen in jedem Paket
Ja (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage; nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra)
Nein, Standard / Professional / Enterprise
Nein, Go/Easy/Pro
Nein, je Tarif
Nein, Core/Basic/Pro
Nein, je Paket
Nein, Select/OS/OS Plus
Preis (Stand: Oktober 2026)
69 € bis 379 € im Monat für 5 bis 50 Mitarbeiter
149 € plus 4,90 € pro Nutzer, mindestens 40 Nutzer, plus Einrichtung
ab 1,50 € pro Nutzer
ab 4 € pro Nutzer
ab 0,50 € pro Mitarbeiter
ab 4,20 € pro Nutzer bei monatlicher Abrechnung (Stand: November 2026)
ab 69 € (bis 5 Mitarbeitende)

Keine Angabe: auf den geprüften Seiten des Anbieters nicht genannt. Das heißt nicht, dass die Funktion fehlt. Preise netto im Monat laut Preisseite, bei Aplano ohne Angabe zu netto oder brutto. Alle Anbieter geprüft auf ihren eigenen Websites am 18.10.2026, clockin erneut am 05.11.2026. Weitere Quellen für die Tabelle: blink.de/preise, blink.de/gps-zeiterfassung, blink.de/funktionen/zeiterfassung, blink.de/schnittstellen/datev-lohn-und-gehalt, crewmeister.com/de/preise, crewmeister.com/de/schichtplaner, crewmeister.com/de/branchen/zeiterfassung-gebaeudereinigung, crewmeister.com/de/funktionsuebersicht, clockodo.com/de/branchen/zeiterfassung-gebaeudereiniger, aplano.de/reinigung, aplano.de/preise, clockin.de/branchen/facility-management, hero-software.de/preise, hero-software.de/features/zeiterfassung-app, hero-software.de/features/schnittstellen/datev.

Branchensoftware für Gebäudereiniger: wann sie die bessere Wahl ist

Die sieben Apps oben decken Zeiterfassung, Planung und Kommunikation ab. Daneben gibt es Branchensoftware für Gebäudereiniger, die auch das Büro abbildet: Angebote, Rechnungen an Ihre Kunden und zum Teil Kalkulation oder Lohn. Sie ist nicht Teil der sieben Apps in diesem Vergleich, weil sie einen anderen Zweck hat.

Eine Branchensoftware ist die bessere Wahl, wenn Sie Angebote und Rechnungen im selben System schreiben wollen wie die Einsatzplanung, oder wenn Sie Objekte nach Raumbuch und Leistungswerten kalkulieren. Eine App reicht, wenn Rechnungen weiter über Ihr bisheriges Programm laufen und die Lohnabrechnung über Ihr Lohnbüro oder Ihren Steuerberater. Crew Active schreibt keine Rechnungen und kalkuliert keine Objekte, liefert aber Stunden je Kunde als Excel und die LODAS-Datei für Ihr Lohnbüro.

Anbieter Schwerpunkt Mitarbeiter-App DATEV laut Website Preis (Stand: Oktober 2026) Test
PlanD
Zeiterfassung, Lohn nach Tarif, Angebote und Rechnungen
Ja, mit GPS und offline
Export für DATEV
Keine Preise auf der Website
Demo
Profacilo
Kalkulation nach Raumbuch, Angebote, Rechnungen, Qualitätsmanagement
Ja, mit GPS und offline
Keine Angabe
ab 349 € netto im Monat, einmalig 980 € Einrichtung
Beratung und Webdemo
CleanManager
Modular: App mit Zeiterfassung, Rechnungen, Lohn, Qualität
Ja, Zeiterfassung per NFC
Keine Angabe
Je Nutzer und Modul, z. B. Administrator 40 €
14 Tage
Mendato
Zeiterfassung, E-Rechnung, Mahnwesen
Ja, mit GPS, Fotos und Unterschrift
LODAS in jedem Paket
ab 99 € netto im Monat (bis 15 Mitarbeiter)
7 Tage

PlanD zeigt laut eigener Website eine App mit GPS, Warnungen zum Objektradius, Offline-Modus, Fotos und Unterschriften. Löhne werden nach Tarif berechnet und an DATEV, als CSV oder per API übergeben, dazu kommen Angebote, Rechnungen und E-Rechnung. Preise nennt die Website nicht, sie bietet eine Demo an. Quelle: pland.app/gebaeudereinigung-app

Profacilo aus Berlin ist laut eigener Website eine webbasierte Software mit Servern in Deutschland: Kalkulation nach Raumbuch und Leistungswerten, Leistungsverzeichnisse, Angebote, Rechnungen, Qualitätsmanagement und Tickets, dazu eine App mit GPS, Offline-Modus und Unterschrift. Preise: Admin 349 €, Admin mit Zeiterfassung 398 €, All In 420 € netto im Monat, einmalig 980 € für die Einrichtung, die Mitarbeiter-App 4,90 € pro Mitarbeiter. Quelle: profacilo.de/preise

CleanManager (CleanManager ApS, Odense) ist laut eigener Website modular aufgebaut. Preise je Nutzer und Monat: Administrator 40 €, Service-Manager 27 €, Mitarbeiter mit Zugriff 9,50 €, ohne Zugriff 5 €, dazu Module wie App mit Zeiterfassung 67 €, Faktura 40 € und Lohn 40 €. Ob netto oder brutto, nennt die Preisseite nicht. Laufzeit quartalsweise mit 1 Monat Kündigungsfrist. Quelle: cleanmanager.de/preisübersicht

Mendato aus Berlin bietet laut eigener Website GPS-Zeiterfassung mit Fotos und Unterschrift, E-Rechnung und Mahnwesen, Hosting in Deutschland und DATEV LODAS in jedem Paket. Preise netto im Monat: Mini 99 € (bis 15 Mitarbeiter), Starter 199 € (16 bis 30), Pro 299 € (31 bis 50), Pro Plus 499 € (51 bis 100), ohne Einrichtungsgebühr. 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Quelle: mendato.com/preise

Suchen Sie eine Komplettlösung vom Angebot bis zur Rechnung, finden Sie weitere Anbieter im Software-Vergleich für die Gebäudereinigung von rechnung-handwerk.de.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

1. Branchenpassung vor Feature-Liste

Eine Software kann auf dem Papier hunderte Funktionen haben und trotzdem an den Bedürfnissen Ihres Reinigungsunternehmens vorbeigehen. Prüfen Sie immer, ob die Lösung für Ihre konkreten Abläufe entwickelt wurde: Wechselnde Einsatzorte, Nachtschichten, Objekt-Teams.

2. Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Die beste Software nützt nichts, wenn Ihre Reinigungskräfte sie nicht bedienen können. Achten Sie auf eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche. Mehrsprachigkeit ist in der Gebäudereinigung kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Viele Teams sind international besetzt. Woran Sie eine Zeiterfassung erkennen, die auch Mitarbeiter ohne Computerkenntnisse bedienen, zeigt unsere Seite zur einfachen Zeiterfassung.

3. Gesamtkosten berechnen

Vergleichen Sie nicht nur den Grundpreis pro Mitarbeiter. Rechnen Sie die Kosten für Zusatzmodule, Einrichtung und Schulung mit ein. Wenn Sie für Einsatzplanung, Zeiterfassung und Kommunikation jeweils separate Tools benötigen, summieren sich die Kosten schnell. Die Preise von 10 Anbietern für 5, 10, 20 und 50 Mitarbeiter haben wir in unserem Preisvergleich für Zeiterfassungs-Apps nachgerechnet.

Ein Beispiel mit 30 Mitarbeitern bei monatlicher Abrechnung: Mit Fotos und digitaler Kundenbestätigung zahlen Sie bei clockin für das Paket Starter (30 mal 4,20 €) und das Add-on Projekte & Dokumentation (77 € für 21 bis 50 Lizenzen) 203 € im Monat, mit dem Add-on Schichtplanung (50 €) 253 €, mit GPS im Paket Pro 343 €. Crew Active kostet bei 30 Mitarbeitern 239 € im Monat, mit allen Funktionen (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage; nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra).

4. Integration in bestehende Systeme

Prüfen Sie, ob sich die Software mit Ihrer Lohnbuchhaltung, Ihrem ERP-System oder Ihrem Steuerberater verknüpfen lässt. DATEV-Export ist in Deutschland für viele Unternehmen ein Muss.

5. Datenschutz und Serverstandort

Gerade bei GPS-Tracking und Arbeitszeitdaten ist DSGVO-Konformität unverzichtbar. Achten Sie darauf, dass die Daten auf deutschen oder europäischen Servern gespeichert werden.

Drei typische Probleme, die eine Software lösen sollte

Drei Tools, die nicht zusammenpassen. Die Einsatzplanung läuft in Excel, die Zeiterfassung über eine App und die Kommunikation über private WhatsApp-Gruppen. Das bedeutet doppelte Dateneingabe, Fehler und Nachfragen.

Eine App, die das Team nicht versteht. Komplizierte Menüs und fehlende Übersetzungen führen dazu, dass Zeiteinträge falsch oder gar nicht gemacht werden. Die Verwaltung korrigiert die Daten danach von Hand.

Kein Nachweis, wer wann am Objekt war. Ohne Stempelung mit Standortpunkt bleibt die Anwesenheit am Objekt eine Vertrauensfrage. Spätestens bei einer Reklamation des Auftraggebers wird das zum Problem.

Kurz beantwortet: Unsere Empfehlung und zwei Alternativen

Unsere Empfehlung, dazu zwei weitere Anbieter, die Sie sich ansehen können (ohne Rangfolge). Was jeder laut eigener Website kann und was nicht genannt wird, steht oben und in der Tabelle:

  1. Crew Active (unser eigenes Produkt, unsere Empfehlung): Einsatzplanung, GPS-Zeiterfassung mit Standort-Erfassung und Direkt-Chat zwischen Büro und Mitarbeitern sowie unter Kollegen in einer App, offline-fähig und in zwölf Sprachen. Alle Funktionen in jedem Paket (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage; nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra), ab 69 € netto im Monat, ohne Mindestlaufzeit, 1 Monat kostenlos testen.
  2. Crewmeister: laut eigener Website Zeiterfassung auch ohne Internet, Schichtplaner und direkte DATEV-Schnittstelle.
  3. Aplano: laut eigener Website Schichtplanung und Zeiterfassung mit Geolokalisierung, dazu ein Team-Chat.

Details stehen in den Beschreibungen oben, die Vergleichstabelle zeigt die Funktionen im Überblick.

Unser Fazit

Für Reinigungsunternehmen, die Einsatzplanung, Zeiterfassung und Team-Kommunikation in einer Lösung suchen, ist Crew Active als App für die Gebäudereinigung genau dafür gebaut. Die Kombination aus Stempelung mit Standortpunkt, Offline-Modus und Mehrsprachigkeit trifft genau die Anforderungen, die in der Gebäudereinigung täglich eine Rolle spielen. Dazu kommen ein fester Paketpreis mit allen Funktionen (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage; nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra) und keine Mindestlaufzeit.

Die anderen Anbieter setzen andere Schwerpunkte: Clockodo nennt Agenturen, Kanzleien und Beratungen als Zielgruppen, Blink GmbH bietet mit Arbeitsscheinen, Kundenportal und DATEV-Schnittstelle viel für die Gebäudereinigung und rechnet mit Paketpreis, Gebühr pro Nutzer und einmaliger Einrichtung, und bei clockin kommen Planung und Fotos als Add-ons dazu. Wer auch Angebote und Rechnungen im selben System schreiben will, findet oben vier Branchensoftware-Lösungen.

Entscheidend ist am Ende, dass Sie eine Lösung wählen, die Ihre Mitarbeiter gerne nutzen und die Ihren Verwaltungsaufwand tatsächlich reduziert. Gerade in der Gebäudereinigung ist das besonders wichtig: mehr dazu auf unserer Seite zur Software für Gebäudereinigung. Sie arbeiten in einer anderen Branche? Dann lesen Sie unseren GaLaBau App Vergleich, den Bau App Vergleich, den Winterdienst App Vergleich, den Pflegedienst App Vergleich, den Vergleich der Hausmeisterservice Software oder den Vergleich der Zeiterfassung Apps fürs Handwerk.


Jetzt selbst vergleichen: Testen Sie Crew Active 1 Monat kostenlos und unverbindlich. Überzeugen Sie sich in Ihrem eigenen Betrieb, welchen Unterschied eine All-in-One-Lösung macht.

Häufige Fragen

  • Welche Zeiterfassung empfehlen Sie für die Gebäudereinigung, und welche Alternativen gibt es?

    Unsere Empfehlung ist Crew Active (unser eigenes Produkt): Einsatzplanung, GPS-Zeiterfassung mit Standort-Erfassung und Direkt-Chat zwischen Büro und Mitarbeitern sowie unter Kollegen in einer App, offline-fähig und in zwölf Sprachen, alle Funktionen in jedem Paket (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage; nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra) ab 69 € netto im Monat, ohne Mindestlaufzeit. Als Alternativen bieten laut eigener Website Crewmeister Zeiterfassung auch ohne Internet, einen Schichtplaner und eine direkte DATEV-Schnittstelle, und Aplano Schichtplanung, Zeiterfassung mit Geolokalisierung und einen Team-Chat.

  • Brauche ich eine App oder eine Branchensoftware für die Gebäudereinigung?

    Eine App reicht, wenn Sie Einsätze planen, Arbeitszeiten am Objekt erfassen und mit Ihrem Team kommunizieren wollen, während Rechnungen und Lohnabrechnung weiter über Ihr bisheriges Programm, Ihr Lohnbüro oder Ihren Steuerberater laufen. Eine Branchensoftware wie PlanD, Profacilo, CleanManager oder Mendato lohnt sich, wenn Sie zusätzlich Angebote und Rechnungen an Ihre Kunden im selben System schreiben wollen. Profacilo kalkuliert laut eigener Website auch Objekte nach Raumbuch und Leistungswerten.

  • Was kostet Software für die Gebäudereinigung?

    Laut den Preisseiten der Anbieter (Stand: Oktober 2026, netto im Monat): Crew Active kostet 69 € für bis zu 5 Mitarbeiter bis 379 € für bis zu 50, mit allen Funktionen (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage; nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra). Apps mit Preis pro Nutzer beginnen bei Crewmeister ab 1,50 € (jährliche Abrechnung), Clockodo ab 4 € und clockin ab 4,20 € bei monatlicher Abrechnung (Stand: November 2026). Blink GmbH nimmt im Paket Standard 149 € plus 4,90 € pro Nutzer, mindestens 40 Nutzer, also ab 345 €, dazu eine einmalige Einrichtungsgebühr. Branchensoftware mit Rechnungen startet bei Mendato mit 99 € für bis zu 15 Mitarbeiter, Profacilo ab 349 € plus 980 € einmalig für die Einrichtung.

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