Produkt

GPS-Zeiterfassung per App für Ihr Team im Außendienst

Arbeitszeiterfassung mit GPS direkt am Einsatzort: Start, Pause und Stopp per Smartphone, mit Standort nur beim Stempeln. In der Grundeinstellung läuft die Zeit auch ohne Empfang weiter.

Start & Stopp am Objekt
GPS
iOS & Android
App
Extra-Hardware
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app.crew-active.de
Auslastung in Crew Active: Vertragsstunden, geplante und erfasste Stunden sowie Zeitsaldo je Mitarbeiter (Beispieldaten)

Wie funktioniert GPS-Zeiterfassung mit Crew Active, und ist sie erlaubt?

Wenn Ihre Mitarbeiter am Einsatzort in der Crew Active App auf Start, Pause, Weiter oder Stop tippen, speichert die App dazu in der Grundeinstellung je einen GPS-Punkt, sofern GPS eingeschaltet ist und das Handy Netz hat. Dazwischen und nach Feierabend zeichnet die Zeiterfassung keinen Standort auf, es gibt keine laufende Ortung und keine Ortung im Hintergrund. Im Büro sehen Sie je Einsatz diese Punkte und wie weit Start und Stopp vom hinterlegten Standort des Objekts entfernt waren, und erstellen daraus einen GPS-Nachweis als PDF für Ihren Auftraggeber.

Zulässig ist das in der Regel, wenn der Standort einem klaren Zweck dient, etwa dem Nachweis der Arbeitszeit beim Kunden, und Ihre Mitarbeiter vorher informiert sind.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Mehr dazu: GPS-Tracking bei Mitarbeitern: Was ist erlaubt?, DSGVO-konforme Zeiterfassung, GPS-Zeiterfassung Apps im Vergleich und Zeiterfassung per App.

Was die Zeiterfassung App kann

Von der Stempelung am Einsatzort bis zur Auswertung für die Lohnabrechnung.

  • GPS-Standort beim Stempeln

    Bei Start, Pause und Stopp speichert die App jeweils einen Standortpunkt. GPS ist bei neuen Konten eingeschaltet, und Sie können es für Ihr Team abschalten. Eine laufende Ortung gibt es nicht.

  • Offline stempeln

    In der Grundeinstellung läuft die Zeiterfassung auch im Keller oder im Funkloch weiter. Die Einträge werden automatisch übertragen, sobald wieder Netz da ist. Den GPS-Standort erfasst die App in der Grundeinstellung nur mit Verbindung.

  • Auswertung als Excel

    Stunden je Mitarbeiter mit Datum, Kunde, Adresse, Beginn, Ende, Kilometern und Stundenlohn, außerdem je Kunde. Für Lohnbuchhaltung, Steuerberater und Abrechnung.

  • Stempeln mit einem Fingertipp

    Start, Pause und Stopp mit je einem Tipp. Auf dem iPhone läuft die Arbeitszeit zusätzlich auf dem Sperrbildschirm mit.

  • Arbeitszeitkonto

    Sollstunden je Wochentag, Überstunden-Saldo, Feiertage je Bundesland, Urlaub, Krankheit und Freizeitausgleich. Einen Saldo aus Ihrem alten System übernehmen Sie als Startwert.

  • Nachtragen und korrigieren

    Das Büro kann Stunden nachtragen oder korrigieren.

  • Automatischer Pausenabzug

    Auf Wunsch zieht Crew Active Pausen automatisch ab: bis zu 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden und bis zu 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit. Sie schalten das für Ihre Firma ein oder aus. Ist er an, schalten Sie in Konto > Funktionen zusätzlich zu, dass Crew Active auch über 9 Stunden höchstens 30 Minuten abzieht. Für einen Mitarbeiter legen Sie auf Wunsch eine eigene Regel fest, zum Beispiel bis zu 20 Minuten bei mehr als 5 Stunden.

  • GPS-Standortnachweis als PDF

    Für jeden Einsatz ein PDF mit Karte, Zeiten, Genauigkeit und der Entfernung zur hinterlegten Kundenadresse. Zum Weitergeben an Auftraggeber.

  • Serverstandort EU

    Ihre Zeitdaten liegen in einem Rechenzentrum in der EU. Den Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie auf Anfrage, ohne Aufpreis.

So funktioniert die mobile Zeiterfassung

Für Teams, die nicht am Schreibtisch arbeiten: in der Gebäudereinigung, auf der Baustelle, im Garten- und Landschaftsbau oder im Winterdienst. Ein Stempelterminal brauchen Sie nicht, das Smartphone reicht.

  1. 1

    Team einladen

    Legen Sie Ihre Mitarbeiter mit Sollstunden an und bestimmen Sie für das ganze Team, ob beim Stempeln ein GPS-Standort verlangt wird.

  2. 2

    Per App stempeln

    Ihre Mitarbeiter tippen am Einsatzort auf Start, Pause und Stopp. Ohne Empfang wird gespeichert und später übertragen.

  3. 3

    Im Büro prüfen

    Sie sehen die erfassten Zeiten, tragen Vergessenes nach und korrigieren Fehler.

  4. 4

    Auswerten

    Arbeitszeitkonto, Plan gegen Ist und Excel-Export je Mitarbeiter oder Kunde für Lohn und Abrechnung.

Zeiterfassung für Ihre Branche:

Sie vergleichen noch Anbieter? Unser GPS-Zeiterfassung App Vergleich 2026 stellt sieben Apps mit GPS nebeneinander, Crew Active eingeschlossen. Für die Gebäudereinigung: Gebäudereinigung App Vergleich 2026.

GPS in der Zeiterfassung: was erfasst wird und was nicht

Standortdaten sind personenbezogene Daten. Deshalb erfasst Crew Active nur so viel, wie für den Nachweis am Einsatzort nötig ist.

Wird erfasst
  • Je ein Standortpunkt bei Start, bei jeder Pause und bei Stopp
  • Genauigkeit der Messung und Entfernung zur Kundenadresse im PDF-Nachweis
  • GPS-Pflicht für die ganze Firma, ein- und ausschaltbar
Wird nicht erfasst
  • Keine laufende Ortung während der Arbeit
  • Kein Standort außerhalb der Stempelvorgänge
  • In der Grundeinstellung kein Standort, solange das Handy offline ist

Start und Stopp am Firmenstandort prüfen

Startet Ihr Team morgens am Betriebshof? Dann schalten Sie in Konto > Funktionen zu, dass die App beim ersten Start des Tages, bei jedem Stopp oder bei beidem prüft, ob das Handy im Umkreis Ihrer Firmenadresse ist: 200 m, 250 m, 500 m oder 1 km. Ist es weiter weg, startet die App nicht, und bei einem Stopp läuft die Zeit weiter. Das gilt nur für Ihre Firmenadresse: kein Geofencing an Kundenobjekten. Die Prüfung läuft nur in der App: Was sie prüft, lässt sich im Browser dann nicht tippen, und Ihr Team braucht die aktuelle App.

Ob und wie Sie GPS einsetzen dürfen, lesen Sie in unserem Artikel GPS-Tracking bei Mitarbeitern: Was ist erlaubt?

Nachweise auf Knopfdruck

Zeiterfassungs­pflicht: gebaut für Ihre Arbeitszeit-Dokumentation

  • Zeiterfassungspflicht in Deutschland

    Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System erfassen müssen (C-55/18).

    Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System erfassen müssen (C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt, dass diese Pflicht in Deutschland schon heute gilt (1 ABR 22/21).

    Strenger ist es in Branchen wie Bau und Gebäudereinigung sowie bei Minijobs: Dort verlangt § 17 MiLoG, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.

    Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Ausführlich: Zeiterfassungspflicht in Deutschland.

    • Beginn, Pausen und Ende jeder Schicht minutengenau erfasst
    • Optionaler Pausenabzug nach den Stufen des § 4 ArbZG
    • Excel- und DATEV-Export für Lohnbüro, Steuerberater und Prüfungen
    • Stunden vom Büro nachtragen oder korrigieren

  • DSGVO-konform

    • Serverstandort EU
    • Verschlüsselte Datenübertragung
    • AVV auf Anfrage, ohne Aufpreis
  • Preise

    Ein Paketpreis, alle Funktionen

    ab 69 € netto / Monat für bis zu 5 Mitarbeiter

    • Feste Paketpreise statt Preis pro Nutzer, z. B. 379 € netto für bis zu 50 Mitarbeiter (7,58 € pro Mitarbeiter)
    • Alle Funktionen in jedem Paket (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage)
    • Keine Mindestlaufzeit
    • 1 Monat kostenlos testen, keine Kreditkarte
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Stempeln Sie einen Einsatz

So stempeln Ihre Mitarbeiter in der App. Tippen Sie auf Start, dann auf Pause oder Stop.

Bürokomplex NordMusterallee 12, 50733 Köln
02:42:38Beendet um 10:14

Die Uhr läuft hier im Zeitraffer: 1 Sekunde sind 10 Minuten.

Bei Start, Pause und Stopp speichert die App jeweils einen Standortpunkt. GPS ist bei neuen Konten eingeschaltet, und Sie können es für Ihr Team abschalten. Eine laufende Ortung gibt es nicht.

Nach dem Stop sehen Sie hier, was der GPS-Standortnachweis für Ihren Auftraggeber zeigt.

GPS-Standortnachweis

Befund

Am 30. Oktober 2026 wurde von 07:02:14 bis 10:14:52 Uhr (MEZ) ein Einsatz per GPS erfasst.

Objekt
Bürokomplex NordMusterallee 12, 50733 Köln
Mitarbeiter
Murat Y.
Dauer
2h 43m

Messpunkte

#ZeitpunktToleranzAbstand
Beginn07:02:14±8 m24m
Ende10:14:52±6 m19m

Aufzeichnungsqualität: Gut. Toleranz = vom Gerät gemeldete Messgenauigkeit, Abstand = Entfernung zum hinterlegten Objektstandort.

  • Beginn des Einsatzes
  • Ende des Einsatzes
  • Hinterlegter Objektstandort
  • Genauigkeit der Messung (Radius)
  • Abstand zum Objektstandort (Luftlinie)

Integritätshinweis

Keine Auffälligkeiten festgestellt.

Vorschau mit Beispieldaten. Das PDF dazu erstellen Sie im Browser, mit Karte und Koordinaten. Echtes Beispiel ansehen (PDF)

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Echte Beispiele, ohne Anmeldung

So sehen die Dokumente aus, die Crew Active für Sie erstellt.

Mit Crew Active erstellt, aus einem erfundenen Beispielbetrieb. Keine echten Kunden- oder Mitarbeiterdaten.

Häufige Fragen zur GPS-Zeiterfassung

  • Reicht eine Zeiterfassung App für die gesetzliche Pflicht aus?

    Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Nach der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht muss das System die Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfassen. Crew Active zeichnet Beginn, Pausen und Ende auf, das Büro kann Stunden nachtragen oder korrigieren, und Ihre Mitarbeiter sehen ihre Zeiten in der App. Die Pflicht zur Aufzeichnung und Aufbewahrung bleibt beim Arbeitgeber.

  • Wird der Standort meiner Mitarbeiter dauerhaft verfolgt?

    Nein. Für die Zeiterfassung speichert die App nur beim Tippen auf Start, Pause oder Stopp jeweils einen Standortpunkt, und in der Grundeinstellung nur, wenn GPS eingeschaltet ist (bei neuen Konten Standard) und das Handy online ist. Zwischen den Stempelvorgängen und außerhalb der Arbeitszeit speichert sie keinen Standort.

  • Wie weise ich nach, dass die Reinigungskraft wirklich im Objekt war?

    Mit dem GPS-Standortnachweis. Für jeden beendeten Einsatz mit GPS-Daten erstellen Sie im Büro ein PDF mit Karte, Dauer sowie Uhrzeit, Koordinaten und Genauigkeit der Messungen bei Start und Stopp. Ist für das Objekt ein Standort hinterlegt, steht die Entfernung von Start und Stopp dazu im PDF, und liegt Start oder Stopp mehr als 200 Meter entfernt, ist das markiert. Das PDF belegt diese Messpunkte, nicht die Zeit dazwischen. Sie geben es zum Beispiel bei einer Reklamation an Ihren Auftraggeber weiter.

  • Können Mitarbeiter am Einsatzort per App einchecken?

    Ja. Der Mitarbeiter öffnet seinen Einsatz in der Crew Active App und tippt am Objekt auf Start, am Ende auf Stop. In der Grundeinstellung speichert die App dabei jeweils den Standort, wenn GPS eingeschaltet und das Handy online ist. Ist GPS eingeschaltet und das Handy online, startet die App den Einsatz ohne Standortfreigabe nicht, sondern bittet zuerst darum. Ein Stempelterminal am Objekt brauchen Sie nicht. Die Entfernung zum Objekt sperrt den Start nicht: Sie sehen sie im Büro, und liegt Start oder Stopp mehr als 200 Meter vom hinterlegten Standort des Objekts entfernt, ist das markiert.

  • Ist GPS-Zeiterfassung nach DSGVO erlaubt?

    In der Regel ja, wenn der Standort einem klaren Zweck dient, etwa dem Nachweis von Arbeitszeit und Anwesenheit beim Kunden, nicht mehr erfasst wird als dafür nötig und Ihre Mitarbeiter vorher informiert sind. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei GPS und elektronischer Zeiterfassung mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); üblich ist eine Betriebsvereinbarung. Für die Zeiterfassung speichert Crew Active den Standort nur beim Stempeln, und Sie können GPS für Ihr Team abschalten. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Mehr in GPS-Tracking bei Mitarbeitern: Was ist erlaubt? und DSGVO-konforme Zeiterfassung.

  • Was sieht der Arbeitgeber bei der GPS-Zeiterfassung, und was nicht?

    Sie sehen je Einsatz die Punkte von Start, Pause und Stopp auf einer Karte und in einer Liste mit Uhrzeit und Genauigkeit, dazu die Entfernung von Start und Stopp zum hinterlegten Standort des Objekts und ob eine Messung fehlgeschlagen ist. Sie sehen nicht, wo ein Mitarbeiter zwischen den Stempelvorgängen, auf dem Weg oder nach Feierabend ist, denn die Zeiterfassung zeichnet dann keinen Standort auf. Ohne Netz oder wenn GPS in Crew Active abgeschaltet ist, speichert die App in der Grundeinstellung auch beim Stempeln keinen Standort.

  • Funktioniert die Zeiterfassung ohne Internet?

    Ja. Start, Pause und Stopp werden auf dem Handy gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Einen GPS-Standort erfasst die App in der Grundeinstellung ohne Verbindung allerdings nicht.

  • Können Arbeitszeiten nachträglich geändert werden?

    Ja, vom Büro. Sie können vergessene Zeiten nachtragen und falsche korrigieren. Mitarbeiter selbst ändern bereits erfasste Zeiten in der App nicht.

  • Gibt es einen DATEV-Export?

    Ja. Am Monatsende laden Sie im Browser eine LODAS-Importdatei für DATEV herunter, mit den Arbeitsstunden je Mitarbeiter und auf Wunsch Urlaub und Krankheit, und geben sie an Ihr Lohnbüro oder Ihren Steuerberater weiter. Die Stunden je Mitarbeiter oder je Kunde gibt es zusätzlich als Excel-Datei.

  • Gibt es eine Arbeitszeitkonto-App für Mitarbeiter?

    Ja. Crew Active führt für jeden Mitarbeiter ein Arbeitszeitkonto aus Sollstunden und erfassten Stunden. In der App sehen Ihre Mitarbeiter ihre Stunden im Monat. Schalten Sie in Konto > Funktionen die Tagesübersicht zu, sehen sie je Tag Soll, Ist, Plus oder Minus und ihren Kontostand. Mit Festen Monatsstunden sehen sie ihren Kontostand auch ohne Tagesübersicht. Möchten Sie das nicht, blenden Sie das Arbeitszeitkonto für Mitarbeiter aus. Im Browser sehen Sie den Kontostand jedes Mitarbeiters.

  • Wie rechnet Crew Active den Kontostand im Arbeitszeitkonto?

    Aus den Sollstunden je Wochentag und den erfassten Stunden, mit Feiertagen je Bundesland, Urlaub, Krankheit und Freizeitausgleich. Der Kontostand zählt bis gestern, heute gearbeitete Zeit kommt ab morgen dazu. Im Browser haben Kontostand, Monatszeile und Kacheln eine kurze Erklärung, und Sie drucken das Konto als PDF.

  • Kann ich Überstunden aus meinem alten System übernehmen?

    Ja. Beim Mitarbeiter tragen Sie unter „Stunden aus altem System übernehmen“ den alten Stand als Übertrag in Stunden ein und den Tag, ab dem er gilt. Von da an rechnet Crew Active weiter.

  • Was kostet die Zeiterfassung App?

    Die Zeiterfassung ist kein Zusatzmodul, sondern in jedem Paket enthalten: ab 69 € netto / Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, gestaffelt bis 379 € netto für bis zu 50 Mitarbeiter, inklusive Einsatzplanung und Chat. Sie testen 1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte.

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