Häufig gestellte Fragen

Crew Active ist eine All-in-One Software für Einsatzplanung, mobile Zeiterfassung und Team-Kommunikation. Die Plattform wurde speziell für Unternehmen mit Außendienst-Mitarbeitern entwickelt (wie Gebäudereinigung, Garten- und Landschaftsbau oder Bauwirtschaft).

Crew Active ist optimiert für Branchen mit mobilen Teams: Gebäudereinigung, Facility Management, Garten- und Landschaftsbau, Bauwirtschaft, Sicherheitsdienste und andere Dienstleistungsbranchen mit Außendienst-Mitarbeitern.

Ja, Crew Active bietet native Apps für iOS und Android. Mitarbeiter haben ihre Einsatzpläne, Zeiterfassung und Team-Chat immer dabei, auch offline.

Crew Active gibt es auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch, Rumänisch, Polnisch, Ungarisch, Spanisch, Griechisch, Ukrainisch, Russisch und Bulgarisch. Jeder Mitarbeiter stellt seine Sprache in der App selbst ein.

Die Einsatzplanung erfolgt per Drag & Drop im visuellen Kalender. Sie sehen alle Mitarbeiter und Aufträge auf einen Blick, das System erkennt automatisch Konflikte wie Doppelbuchungen, und alle Änderungen werden in Echtzeit an die mobilen Apps übertragen.

Mitarbeiter stempeln sich per Fingertipp in der mobilen App ein und aus. Bei jedem Stempeln werden automatisch GPS-Koordinaten erfasst (meist höchstens eine Minute alt, ohne frischen GPS-Empfang bis zu 6 Minuten), um den Einsatzort zu dokumentieren. Die Zeiterfassung funktioniert auch offline. Daten werden automatisch synchronisiert.

Der Team-Chat unterstützt Echtzeit-Nachrichten, Lesebestätigungen, Bilder sowie Direktnachrichten: zwischen Büro und Mitarbeitenden und auch unter Kollegen. Gruppenchats bietet die Plattform nicht; dafür kursieren keine privaten Handynummern.

Crew Active bietet Dashboard-KPIs, Auswertungen je Mitarbeiter und je Kunde als Excel, bezahlten Urlaub und Krankheit in Stunden und Geld, Plan gegen Ist, einen Abrechnungsvorschlag je Kunde als PDF und den GPS-Standortnachweis als PDF.

Nein, eine dauerhaft kostenlose Version gibt es nicht. Sie können Crew Active aber 1 Monat lang kostenlos und unverbindlich testen, mit vollem Funktionsumfang und ohne Kreditkarte. Danach beginnt das gebuchte Paket ab 69 € netto pro Monat.

Die Pakete sind nach Mitarbeiterzahl gestaffelt: ab 69 € netto pro Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, bis 379 € netto für bis zu 50 Mitarbeiter. Alle Funktionen (GPS-Zeiterfassung, Team-Chat, Berichte) sind in jedem Paket enthalten, nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra. Manche schalten Sie selbst ein, manche schalten wir auf Anfrage für Sie frei. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite; für größere Betriebe gibt es individuelle Angebote.

Ja, Sie können Crew Active 1 Monat lang kostenlos und unverbindlich testen. Keine Kreditkarte erforderlich. Der Test endet automatisch.

Ja, bei jährlicher Zahlung sparen Sie rund 8 % gegenüber der monatlichen Zahlung. Den genauen Betrag für Ihr Paket sehen Sie auf der Preisseite.

Crew Active ist als Auftragsverarbeiter für den Einsatz unter der DSGVO gebaut: Ihre Kunden-, Mitarbeiter- und Zeitdaten liegen auf Servern in der EU, die Übertragung ist TLS-verschlüsselt, und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erhalten Sie auf Anfrage, ohne Aufpreis. Ob die Verarbeitung in Ihrem Betrieb datenschutzkonform ist, entscheiden Sie als Verantwortlicher; die technischen und vertraglichen Voraussetzungen dafür liefern wir.

Ihre Stamm-, Auftrags- und Zeitdaten werden auf Servern in einem Rechenzentrum in der EU gespeichert. Einzelne Zusatzfunktionen greifen auf externe Dienstleister zurück: der E-Mail-Versand über Brevo innerhalb der EU, die Kartenansicht über Google, die Push-Nachrichten über Expo und, sofern freigeschaltet, der KI-Assistent über Anthropic (Claude) und ersatzweise OpenRouter und Together AI (das offene Modell DeepSeek, betrieben in den USA), auch außerhalb der EU. Dabei werden nur die für die jeweilige Funktion nötigen Daten übermittelt, jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Jede Stempelung wird mit Zeitstempel und, sofern GPS aktiviert ist, mit Standort und Messgenauigkeit gespeichert. Dieser Standort ist meist höchstens eine Minute alt, ohne frischen GPS-Empfang bis zu 6 Minuten. Stunden kann das Büro nachtragen oder korrigieren, und auf Android-Geräten markiert Crew Active zusätzlich vorgetäuschte Standorte. Fehlt vor Ort das Netz, wird in der Grundeinstellung die Zeit trotzdem erfasst und die GPS-Lücke im Protokoll ausgewiesen statt stillschweigend gefüllt. Wir versprechen keine „revisionssichere" Speicherung im Sinne der GoBD.

Die Einrichtung dauert in der Regel weniger als 30 Minuten. Mitarbeiter anlegen, erste Einsätze planen. Fertig. Keine komplizierte IT-Infrastruktur nötig.

Ja, kostenlos. Das macht unser Team für Sie, eine Import-Funktion in der App gibt es dafür nicht. Legen Sie zuerst Ihr Konto an (1 Monat kostenlos testen), dann schicken Sie uns Ihre Kunden, Mitarbeiter und geplanten Einsätze an info@crew-active.de, so wie Sie sie haben: als Excel- oder CSV-Datei, als Export der alten Software, als PDF oder als Foto von Papierlisten. Wir tragen sie in Ihr Crew Active Konto ein, auf Wunsch auch den Stand des Arbeitszeitkontos und den Resturlaub als Startwert. Alte Zeiteinträge übertragen wir nicht.

Nein, Crew Active ist cloud-basiert und funktioniert auf jedem Gerät mit Webbrowser (Admin-Bereich) und auf jedem Smartphone mit iOS oder Android (Mitarbeiter-App).

Support gibt es auf Deutsch, Englisch und Italienisch, in jedem Paket gleich: im Chat in Crew Active und per E-Mail an info@crew-active.de. Anfragen über das Kontaktformular beantworten wir in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Es gibt keine Support-Stufen je Paket.