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Tourenplanung und Zeiterfassung für ambulante Pflegedienste

Ihre Pflegesoftware dokumentiert die Pflege. Crew Active plant, wer welche Tour fährt, zeigt jeder Pflegekraft ihre Einsätze in der App und erfasst die Arbeitszeit.

  • Feste Touren mit Reihenfolge und Minuten je Klient
  • Arbeitszeit per App: Start, Pause und Stopp
  • Urlaub, Krankheit und „Nicht verfügbar“ im selben Plan
  • Excel und DATEV-Datei für die Lohnabrechnung
1 Monat kostenlos testen

ab 69 € netto / Monat für bis zu 5 MitarbeiterKeine Kreditkarte erforderlich

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Frühtour Nord
Mo bis Fr · Start 06:30 · 2 Pflegekräfte
  1. Lindenstraße 425 Min.
  2. Am Markt 11Schlüssel im Schlüsselkasten40 Min.
  3. Gartenweg 2a15 Min.
  4. Bahnhofstraße 2730 Min.
Jeder Stopp ist ein Einsatz in der AppBeispielhafte Darstellung

6:05 Uhr, eine Krankmeldung

Die Frühtour startet um 6:30 Uhr, und die Kollegin, die sie fahren sollte, ist krank. Liegt der Tourenplan als Ausdruck im Dienstzimmer oder in einer Excel-Datei, telefoniert die Pflegedienstleitung jetzt die Liste durch und schreibt den Plan von Hand um.

In Crew Active sehen Sie auf der Plantafel, wer an dem Tag frei ist. Sie geben die Einsätze einer Kollegin, sie bekommt die Änderung als Push-Benachrichtigung aufs Handy und sieht in der App Adresse und Hinweis zu jedem Klienten.

Kennen Sie das?

Vier Situationen aus dem Büro eines ambulanten Pflegedienstes, und was Crew Active daran ändert.

Problem
  • Krankmeldung um 6 Uhr, die Tour startet um halb sieben
  • Der Tourenplan hängt als Ausdruck im Dienstzimmer
  • Stundenzettel werden am Monatsende abgetippt
  • Urlaubswünsche kommen auf Zetteln und per WhatsApp
Lösung
  • Auf der Plantafel sehen, wer frei ist, und die Einsätze per Push neu verteilen
  • Jede Pflegekraft sieht ihre Einsätze mit Adresse und Hinweis in der App
  • Start, Pause und Stopp per App, am Monatsende Excel oder DATEV-Datei
  • Antrag und Freigabe in der App, mit Resturlaub

Gebaut für Touren und Schichten

Was Crew Active in der ambulanten Pflege konkret leistet, ohne Funktionen, die es nicht gibt.

  • Feste Touren

    Ihre Klienten in Ihrer Reihenfolge, mit Team, Wochentagen, Startzeit und Minuten je Stopp. Die Tour plant daraus die Einsätze vier Wochen im Voraus.

  • Zeiterfassung beim Klienten

    Start, Pause und Stopp mit je einem Tipp. Ohne Empfang wird gespeichert und später übertragen.

  • Fertig für das Lohnbüro

    Arbeitszeitkonto, Plan gegen Ist und Excel-Export je Mitarbeiter. Dazu eine LODAS-Datei für DATEV.

  • Die Woche auf einen Blick

    Auf der Plantafel sehen Sie, wer wann arbeitet und wer frei ist. Ist jemand im Urlaub, krankgemeldet oder nicht verfügbar, wird sein Einsatz rot und sagt, warum.

  • Hinweise je Klient

    Zu jedem Stopp eine Info für Ihr Team, etwa wo der Schlüssel liegt. Sie steht im Einsatz in der App.

  • Nicht jeder Klient jeden Tag

    Ein Stopp läuft bei jeder Tour, nur jede zweite oder dritte Woche oder einmal im Monat.

  • Team-Chat statt privater Nummern

    Mitarbeitende schreiben sich auch untereinander direkt, ohne private Handynummern zu tauschen.

Auch drin, in jedem Paket

Ohne Aufpreis und in derselben App.

  • Mitarbeiter melden „Nicht verfügbar“

    Per App, ohne Anruf. Das Büro bekommt eine Push-Nachricht, und Crew Active warnt, wenn Sie jemanden dann einplanen.

  • Lohnzettel direkt aufs Handy

    Lohnzettel, Verträge und Bescheinigungen liegen in der App, neue sind markiert. Eine Krankmeldung schickt Ihr Mitarbeiter als Foto zurück.

  • Urlaubsantrag per App

    Antrag und Freigabe in der App, den Resturlaub sieht Ihr Mitarbeiter gleich beim Beantragen. Jeden Urlaubsantrag drucken Sie mit Unterschriftszeilen aus.

  • DATEV-Export für Ihr Lohnbüro

    Am Monatsende laden Sie im Browser eine LODAS-Datei mit den Stunden je Mitarbeiter herunter, auf Wunsch mit Urlaub und Krankheit.

  • Überstunden aus dem alten System mitnehmen

    Arbeitszeitkonto mit Sollstunden je Wochentag. Einen Saldo aus Ihrem alten System übernehmen Sie als Startwert.

  • Die App spricht Türkisch und Rumänisch

    Dazu Deutsch, Englisch und Italienisch. Jeder Mitarbeiter stellt seine Sprache in der App selbst ein.

Andere Anbieter im Vergleich: Pflegedienst App Vergleich 2026: 5 Apps für Touren, Dienstplan und Zeiterfassung.

Was Crew Active übernimmt, und was nicht

Crew Active ergänzt Ihre Pflegesoftware, es ersetzt sie nicht. Damit Sie vor dem Test wissen, woran Sie sind.

  • Was Crew Active übernimmt

  • Touren und DienstplanWer an welchem Tag welche Tour fährt, und welche Klienten in welcher Reihenfolge.
  • ArbeitszeitStart, Pause und Stopp je Einsatz, das Arbeitszeitkonto mit Sollstunden.
  • AbwesenheitenUrlaubsanträge und „Nicht verfügbar“ per App, Krankmeldungen als Foto, Urlaub und Krankheit im Plan.
  • LohnvorbereitungExcel je Mitarbeiter und eine LODAS-Datei für DATEV.

  • Was Crew Active nicht macht

  • Keine Pflegedokumentation: Pflegeplanung, Medikation, Vitalwerte und Diagnosen gehören in Ihre Pflegesoftware, nicht in Crew Active.
  • Keine Leistungsnachweise nach SGB XI oder SGB V und keine Abrechnung mit Pflege- und Krankenkassen. Eine Schnittstelle zu Pflegesoftware gibt es nicht.
  • Keine automatische Routenoptimierung. Die Reihenfolge der Stopps legen Sie fest.
  • Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz prüft Crew Active nicht. Es warnt bei Doppelbelegung, über den vertraglichen Wochenstunden und bei „Nicht verfügbar“.

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Häufige Fragen

  • Ersetzt Crew Active meine Pflegesoftware?

    Nein. Crew Active ist für Touren, Dienstplan und Arbeitszeit gebaut. Pflegedokumentation, Leistungsnachweise und die Abrechnung mit den Kassen bleiben in Ihrer Pflegesoftware. Eine Schnittstelle zwischen beiden gibt es nicht.

  • Kann ich feste Touren planen?

    Ja. Eine Tour hat ein Team, feste Wochentage, eine Startzeit und die Klienten in der Reihenfolge, die Sie festlegen, mit Minuten je Stopp. In Crew Active legen Sie jeden Klienten als Kunden mit Adresse an. Die Tour plant die Einsätze vier Wochen im Voraus, Ihr Team sieht sie wie gewohnt in der App. Eine automatische Routenoptimierung gibt es nicht. Touren schalten Sie unter Konto > Arbeitsbereich ein.

  • Was passiert, wenn eine Pflegekraft ausfällt?

    Meldet sie sich in der App als nicht verfügbar, bekommt das Büro eine Push-Nachricht. Ist sie im Urlaub, krankgemeldet oder nicht verfügbar, wird ihr Einsatz auf der Plantafel rot, und die Zeile „Frei“ zeigt, wer an dem Tag Zeit hat. Sie geben den Einsatz einer Kollegin, und die bekommt die Änderung per Push aufs Handy.

  • Prüft Crew Active das Arbeitszeitgesetz?

    Teilweise. Crew Active warnt, wenn jemand doppelt verplant ist, über seine vertraglichen Wochenstunden kommt oder sich als nicht verfügbar gemeldet hat. Auf Wunsch zieht es Pausen automatisch ab: bis zu 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden und bis zu 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit. Ruhezeiten zwischen zwei Diensten prüft Crew Active nicht.

  • Werden meine Pflegekräfte per GPS verfolgt?

    Nein. GPS ist bei neuen Konten eingeschaltet, und Sie können es für das Team oder einzelne Mitarbeiter abschalten. Ist es an, speichert die App bei Start, Pause und Stopp jeweils einen Standortpunkt. Eine laufende Ortung gibt es nicht, und ohne Datenverbindung wird kein Standort erfasst.

  • Was kostet Crew Active für einen Pflegedienst?

    Crew Active startet bei 69 € netto pro Monat für bis zu 5 Mitarbeiter. Einen Monat testen Sie kostenlos und unverbindlich, ohne Kreditkarte.

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