Für Reinigung, Winterdienst, Pflege

Touren­planung Software für feste Touren

Fährt Ihr Team jede Woche dieselben Kunden an, planen Sie das in Crew Active als feste Tour: Team, Wochentage, Startzeit und die Stopps in Ihrer Reihenfolge. Daraus entstehen die Einsätze der nächsten 4 Wochen. Ihr Team sieht die Tour in der App, navigiert zum nächsten Kunden und stempelt dort.

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Ohne Kreditkarte, mit bis zu 10 Mitarbeitern. Der Test endet von selbst.

Für Teams mit festen Runden

Crew Active plant Touren, die wiederkommen: dieselben Kunden, dieselbe Reihenfolge, jede Woche. Für Lieferdienste mit täglich neuen Adressen ist es nicht gemacht.

So bauen Sie eine Tour

Eine Tour ist eine Runde von Stopps, die ein Team der Reihe nach fährt. Jeder Stopp bekommt seine Dauer und, wenn nötig, eine feste Uhrzeit.

  • Team, Wochentage, StartzeitEin Team fährt die Tour an den Wochentagen, die Sie wählen, ab einer festen Uhrzeit.
  • Stopps in Ihrer ReihenfolgeJeder Stopp ist ein Kunde. Pfeile oder Ziehen ändern die Reihenfolge, „Richtung umkehren“ dreht die ganze Runde.
  • Minuten je StoppWie lange das Team dort bleibt. Vorgegeben sind 15 Minuten.
  • Uhrzeit: frei, Wunschzeit oder FixzeitFrei heißt: Der Stopp beginnt, wenn der davor fertig ist. Wunschzeit: bis 15 Minuten später ist ok. Fixzeit: genau zu dieser Uhrzeit. Die Tour zeigt sofort, ob es klappt: erreichbar, knapp oder nicht erreichbar.
  • Info für den MitarbeiterZum Beispiel, wo der Schlüssel liegt. Das Team sieht sie im Einsatz.
  • Eigene Mitarbeiter und Tätigkeiten je StoppArbeiten an einem Stopp andere Leute, tragen Sie sie dort ein. Leer heißt: das Team der Tour.

Nicht jeder Kunde jede Woche

Die Tour fährt jede Woche an ihren Wochentagen. Unter „Wie oft“ legen Sie je Stopp fest, ob er jedes Mal dabei ist.

  • Jede TourDer Stopp ist bei jeder Fahrt dabei, etwa die wöchentliche Unterhaltsreinigung.
  • Alle 2, 3 oder 4 WochenEtwa die Glasreinigung, die nur jede vierte Woche mitfährt.
  • MonatlichBei der ersten Tour im Monat, etwa eine Kontrolle der Außenanlage.
Ab wann die Tour fährt, legen Sie unter „Beginnt am“ fest.

Fahrzeit geschätzt, keine Routen­optimierung

Crew Active rechnet keine Route aus und sortiert keine Stopps um. Die Reihenfolge legen Sie fest, mit Ihrem Wissen über Schlüssel, Öffnungszeiten und Kunden. Das tut Crew Active stattdessen:

  • Fahrzeiten einplanenAuf Wunsch plant die Tour die Fahrt zwischen den Stopps ein. Die Minuten sind geschätzt aus der Luftlinie, jede Fahrt lässt sich antippen und ändern.geschätzt
  • Adresse prüfenLiegt ein Stopp weit weg von den anderen oder passt seine PLZ nicht, fragt die Tour: „Adresse prüfen?“
  • Navigieren in der AppFür die Fahrt selbst öffnet die App die Adresse in Apple Karten auf dem iPhone oder Google Maps auf Android.
Die Fahrzeiten sind aus. Sie schalten sie in der Tour unter „Mehr“ ein.

Die Einsätze der nächsten 4 Wochen

Beim Speichern schreibt Crew Active die Einsätze der nächsten 4 Wochen in den Kalender und plant jede Nacht einen Tag weiter. Ändern Sie die Tour, ziehen die künftigen Tage mit.

  • Normale Einsätze im KalenderJeder Stopp an jedem Tag wird ein Einsatz wie jeder andere. Gestempelte Zeiten laufen in die Zeiterfassung.
  • Handänderungen bleibenÄndern Sie einen einzelnen Einsatz, steht er als „von Hand geändert“ da, und die Tour passt ihn nicht mehr an. „Zurück zur Tour“ holt ihn zurück.
  • Tour beendenDie Tour plant keine Tage mehr. Künftige Einsätze werden entfernt, heute und Tage mit erfassten Zeiten oder Fotos bleiben.
Nehmen Sie einen Stopp oder Wochentag aus der Tour, fallen seine künftigen Einsätze weg, auch von Hand geänderte. Heute und schon gearbeitete Tage bleiben.

Wenn ein Tag anders läuft

Einzelne Tage ändern Sie im Reiter „Tage“ der Tour, ohne den Plan anzufassen.

  • Fällt ausBraucht ein Kunde Sie diesmal nicht, fällt sein Stopp aus, für einen Tag oder bis zu einem Datum. Die Stopps danach rücken vor.
  • Tag absagenFällt der ganze Tag aus, sagen Sie ihn ab. Das Team bekommt eine Nachricht.
  • UmbesetzenEinen einzelnen Tag fährt jemand anderes.
  • Ersatz für die ganze TourWer genehmigt abwesend ist, etwa im Urlaub, wird an diesen Tagen nicht eingeplant. Eine Vertretung übernimmt die Tour für die ganze Abwesenheit und bekommt die Nachricht „Du fährst die Tour“.
Den Plan der Tour ändern Sie am Computer im Browser. Einzelne Tage gehen auch unterwegs in der App.

Die Tour in der App Ihres Teams

Ihre Mitarbeiter brauchen keinen ausgedruckten Tourenplan. Die App für iPhone und Android zeigt jedem seine Tour des Tages.

  • Die Tour als ZeitleisteAlle Stopps des Tages in Reihenfolge, mit Uhrzeit und Adresse. Erledigte Stopps klappen zu, der aktuelle oder nächste steht als große Karte da.
  • NavigierenEin Tipp öffnet die Adresse in Apple Karten oder Google Maps.
  • Stempeln an jedem StoppEin Tipp auf den Stopp öffnet seinen Einsatz. Dort stempelt Ihr Team, so steht die Zeit je Kunde fest.
  • Eine Nachricht je Tag, nicht je StoppÄndert sich die Tour für heute oder morgen, bekommt jeder Betroffene eine Push-Nachricht je Tag, mit Startzeit und Zahl der Stopps. Fällt ein Stopp oder Tag aus, auch später, kommt eine weitere.

Touren „Bei Bedarf“

Eine Tour „Bei Bedarf“ hat keine festen Wochentage. Sie fährt erst, wenn Sie sie starten, etwa wenn es schneit.

  • FahrenFür heute oder morgen, ab einer Uhrzeit: alle Stopps der Reihe nach. Das Team bekommt sofort eine Nachricht.
  • Alle fahrenBeim ersten Schnee starten Sie alle Touren „Bei Bedarf“ auf einmal, jedes Team wird benachrichtigt.

Nachweis je Tour oder Kunde

Fragt ein Auftraggeber, wann sein Objekt dran war, zeigen Sie es im Tour-Nachweis.

  • Nach Tour oder nach KundeJeder Stopp mit Datum, Mitarbeiter, gestempelter Zeit, Dauer und Zahl der Fotos. Als PDF, etwa für den Auftraggeber.
  • GPS beim StartZeigt, ob das Handy beim Start in der Nähe der Adresse war (bis 150 m): „in der Nähe“, „weit weg“ oder „kein GPS“. Welcher Kunde es war, belegen die Fotos.
Den Tour-Nachweis öffnen Sie am Computer im Browser.

Tourenplan in Excel oder in Crew Active

Für den Anfang reicht eine Tabelle. Eine Vorlage zum Herunterladen bieten wir nicht an: In Crew Active ist die Tour selbst die Vorlage, aus der jede Woche die Einsätze entstehen.

  • Den Plan ans Team gebenExcel: ausdrucken oder per Messenger schicken. Crew Active: Jeder sieht seine Tour in der App.
  • Ein Kunde fällt diese Woche ausExcel: Liste ändern und neu verschicken. Crew Active: „Fällt aus“, die Stopps danach rücken vor, das Team bekommt eine Nachricht.
  • Glasreinigung alle 4 WochenExcel: jede vierte Woche von Hand eintragen. Crew Active: einmal „Alle 4 Wochen“ am Stopp.
  • Wer war wann beim Kunden?Excel: Stundenzettel abtippen. Crew Active: die gestempelten Zeiten im Tour-Nachweis.

In 3 Schritten zur ersten Tour

Touren gibt es in jedem Paket. Sie schalten sie einmal ein.

  1. 1

    Touren einschalten

    Unter Konto > Arbeitsbereich > „Touren“. In einem neuen Konto sind Touren aus.

  2. 2

    Tour anlegen

    Team, Wochentage, Startzeit und die Kunden in Ihrer Reihenfolge. Haben Sie die Runde schon als feste wöchentliche Einsätze, macht „Aus festen Einsätzen erstellen“ daraus eine Tour.

  3. 3

    Speichern

    Die Einsätze der nächsten 4 Wochen stehen im Kalender, und Ihr Team sieht sie in der App.

Häufige Fragen zur Tourenplanung

  • Für wen ist die Tourenplanung von Crew Active gedacht?

    Für Betriebe, deren Teams jede Woche dieselben Kunden anfahren: Gebäudereinigung, Hausmeisterdienst, Garten- und Landschaftsbau, Winterdienst und ambulante Pflege. Wer jeden Tag neue Adressen in eine Reihenfolge bringen muss, etwa im Lieferdienst, braucht einen Routenplaner mit Optimierung. Den hat Crew Active nicht.

  • Optimiert Crew Active die Route automatisch?

    Nein. Crew Active rechnet keine Route und sortiert keine Stopps um. Die Reihenfolge legen Sie fest, mit Pfeilen, durch Ziehen oder mit „Richtung umkehren“. Auf Wunsch plant die Tour Fahrzeiten ein, geschätzt aus der Luftlinie, und Sie ändern jede Fahrt von Hand. Für die Fahrt öffnet die App die Adresse in Apple Karten oder Google Maps.

  • Gibt es eine Tourenplanung App für die Mitarbeiter?

    Ja. Die App für iPhone und Android zeigt jedem Mitarbeiter seine Tour des Tages mit allen Stopps in Reihenfolge. „Navigieren“ öffnet die Adresse in der Karten-App, und an jedem Stopp stempelt das Team Start, Pause und Stopp. Den Plan der Tour ändern Sie am Computer im Browser.

  • Kann ein Kunde nur alle 2 oder 4 Wochen in der Tour sein?

    Ja. Unter „Wie oft“ am Stopp wählen Sie: bei jeder Tour, alle 2, 3 oder 4 Wochen oder monatlich bei der ersten Tour im Monat. Die Tour selbst fährt jede Woche an ihren Wochentagen.

  • Was passiert, wenn ein Mitarbeiter fehlt?

    Wer genehmigt abwesend ist, wird an diesen Tagen nicht eingeplant. Für einen Tag wählen Sie „Umbesetzen“, für die ganze Abwesenheit „Ersatz für die ganze Tour“. Wird die Abwesenheit kürzer, endet der Ersatz mit ihr. Wird sie länger, verlängern Sie den Ersatz selbst.

  • Kann ich meinen Tourenplan aus Excel übernehmen?

    Einen Import aus Excel gibt es nicht, und eine Tourenplan-Vorlage zum Herunterladen bieten wir nicht an. Sie stellen die Kunden einmal in der Tour in Reihenfolge, danach plant die Tour jede Woche selbst. Haben Sie die Runde schon als feste wöchentliche Einsätze in Crew Active, macht „Aus festen Einsätzen erstellen“ daraus eine Tour.

  • Was kostet die Tourenplanung?

    Touren sind in jedem Crew Active Paket enthalten, ohne Aufpreis. Was die Pakete kosten, steht auf der Preisseite.

  • Kann ich Crew Active kostenlos testen?

    Ja, 1 Monat kostenlos mit bis zu 10 Mitarbeitern. Sie brauchen keine Kreditkarte, und der Test endet von selbst.

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