Pflegedienst App Vergleich 2026: 5 Apps für Touren, Dienstplan und Zeiterfassung

In der ambulanten Pflege entscheidet sich der Tag oft vor 7 Uhr: Eine Pflegekraft meldet sich krank, die Frühtour startet in einer halben Stunde, und der Tourenplan hängt als Ausdruck im Dienstzimmer. Am Monatsende folgt die nächste Baustelle, wenn Stundenzettel für das Lohnbüro abgetippt werden. Eine App für Touren, Dienstplan und Zeiterfassung soll beides lösen, neben der Pflegesoftware, die die Pflege dokumentiert und mit den Kassen abrechnet. Wir haben fünf Anbieter verglichen. Zur Transparenz: Crew Active ist unser eigenes Produkt. Alle Angaben zu den anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites, geprüft am 01.10.2026. Funktionen und Preise ändern sich, prüfen Sie sie vor der Entscheidung selbst.

Unser Fazit vorweg

Für die meisten ambulanten Pflegedienste ist Crew Active die einfachste Wahl:

• Feste Touren für jeden Tag: Ihre Klienten in Ihrer Reihenfolge, mit Minuten und einem Hinweis je Stopp, etwa wo der Schlüssel liegt. Jede Pflegekraft sieht ihre Einsätze in der App.
• Ausfälle sofort im Blick: Urlaub, Krankheit und „Nicht verfügbar“ stehen im selben Plan. Der betroffene Einsatz wird rot, und die Zeile „Frei“ zeigt, wer einspringen kann.
• Arbeitszeit beim Klienten: Start, Pause und Stopp per App, auch ohne Empfang. GPS nur beim Stempeln, nur mit Empfang und nur, wenn Sie es wollen, ohne laufende Ortung.
• Fertig für das Lohnbüro: Arbeitszeitkonto mit Sollstunden, Excel je Mitarbeiter und eine LODAS-Datei für DATEV.
• Alle Funktionen in jedem Paket: keine Zusatzmodule, keine Grundgebühr, keine Mindestlaufzeit, ab 69 € netto im Monat.
• In 5 Sprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch. Jede Pflegekraft wählt ihre Sprache selbst.
• 1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Was eine App für den Pflegedienst können muss

Alle fünf Apps planen Dienste und erfassen Arbeitszeit per Smartphone. In der ambulanten Pflege entscheiden aber andere Dinge:

• Touren, nicht nur Schichten. Ein Dienst ist eine Reihe von Klienten in fester Reihenfolge, manche täglich, manche nur jede zweite Woche.
• Schnelles Umplanen. Fällt um 6 Uhr jemand aus, muss die Pflegedienstleitung in Minuten sehen, wer frei ist, und die Kollegin muss die Änderung sofort auf dem Handy haben.
• Zeiterfassung ohne Netz. Im Keller, im Altbau, auf dem Land: Die App muss auch ohne Empfang stempeln.
• Die Stunden für den Lohn. Sollstunden, Überstunden und Teilzeit brauchen saubere Zeiten, ohne Abtippen.
• Eine App, die das ganze Team versteht. Teilzeitkräfte, Aushilfen, Kolleginnen mit wenig Deutsch: Die App muss auf jedem Handy laufen und in einer Sprache, die alle verstehen.
• Ein klarer Platz neben der Pflegesoftware. Pflegedokumentation und Kassenabrechnung bleiben dort. Die App soll ergänzen, nicht doppeln.

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, auch im Pflegedienst. Noch ohne App? Mit unseren kostenlosen Werkzeugen können Sie einen Dienstplan erstellen, den Urlaub im Team planen und Stundenzettel ausfüllen, im Browser und ohne Anmeldung.

Die fünf Anbieter im Überblick

Crew Active: unsere Empfehlung

Crew Active ist unser eigenes Produkt, gebaut für Betriebe mit Teams im Außeneinsatz, darunter ambulante Pflegedienste, Gebäudereinigung und Winterdienst. Touren, Dienstplan, Zeiterfassung und Team-Chat laufen in einer App. Mehr dazu auf unserer Seite zur Tourenplanung und Zeiterfassung für ambulante Pflegedienste.

Was es kann:

• Feste Touren: Team, Wochentage, Startzeit und Ihre Klienten in Ihrer Reihenfolge, mit Minuten je Stopp. Crew Active plant daraus die Einsätze vier Wochen im Voraus.
• Nicht jeder Klient jeden Tag: Ein Stopp läuft bei jeder Tour, nur jede zweite oder dritte Woche oder einmal im Monat.
• Ein Hinweis je Klient, etwa wo der Schlüssel liegt. Er steht im Einsatz in der App.
• Plantafel mit der Woche auf einen Blick. Ist jemand im Urlaub, krankgemeldet oder nicht verfügbar, wird sein Einsatz rot und sagt, warum. Die Zeile „Frei“ zeigt, wer an dem Tag Zeit hat.
• Umplanen mit Push: Die Kollegin bekommt die Änderung aufs Handy und sieht in der App Adresse und Hinweis zu jedem Klienten.
• Warnung bei Doppelbelegung, über den vertraglichen Wochenstunden und bei „Nicht verfügbar“
• Start, Pause und Stopp per App. Ohne Empfang wird gespeichert und später übertragen.
• GPS (bei neuen Konten an, abschaltbar): je ein Standortpunkt bei Start, Pause und Stopp, keine laufende Ortung
• Urlaubsantrag und Freigabe in der App, mit Resturlaub, dazu Krankmeldungen als Foto
• Arbeitszeitkonto mit Sollstunden, Plan gegen Ist, Excel je Mitarbeiter und eine LODAS-Datei für DATEV
• Team-Chat, ohne private Handynummern zu tauschen
• App auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch

Preis und Test: ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 119 € für bis zu 10, 199 € für bis zu 20, 239 € für bis zu 30 und 379 € für bis zu 50. Alle Funktionen sind in jedem Paket enthalten, es gibt keine Mindestlaufzeit. 1 Monat kostenlos testen, keine Kreditkarte.

Gut zu wissen: Crew Active ergänzt Ihre Pflegesoftware. Pflegedokumentation, Leistungsnachweise und die Abrechnung mit den Kassen bleiben dort, eine Schnittstelle gibt es nicht. Die Reihenfolge der Touren legen Sie im Browser selbst fest, eine automatische Routenoptimierung gibt es nicht.

Aplano

Aplano ist eine Software für Dienstplanung und Zeiterfassung und wirbt auf einer eigenen Seite für Pflegedienste mit Tourenplanung, Dienstplanung und Zeiterfassung.

Laut Website des Anbieters:

• Dienste und Touren per Drag & Drop zuweisen, Pläne für Stationen, Touren und Mitarbeiter
• Ein- und Ausstempeln per Smartphone oder Tablet mit GPS-Nachweis
• Bei Ausfällen offene Dienste zur Übernahme anbieten, unter Berücksichtigung von Qualifikationen
• Qualifikationsmanagement und digitale Checklisten
• App für Android und iOS

Preis und Test: Core 0,50 €, Basic 2 € und Pro 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat, monatlich kündbar. Abwesenheiten und Urlaubskonten gibt es ab Basic, Zeiterfassung, GPS-Stempeluhr und Datenexporte erst im Tarif Pro. 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Papershift

Papershift ist eine Software für Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung mit eigener Seite für ambulante Pflegedienste.

Laut Website des Anbieters:

• Touren, Dienste und Ausfälle in einem System, abgestimmt auf Verfügbarkeiten und Qualifikationen
• Wiederkehrende Einsätze bei festen Klienten planen und festen Mitarbeitenden zuweisen
• Stempeln per App, Terminal oder Browser
• Abwesenheiten digital melden, direkt im Dienstplan berücksichtigt
• DATEV- und LODAS-Export im Paket Professional

Preis und Test: laut Preisseite bei 16 Mitarbeitern und monatlicher Zahlung Core 64 €, Premium 96 € und Professional 144 € im Monat, jeweils zuzüglich 39 € Grundgebühr und MwSt. Die Dienstplanung beginnt mit Premium. Für Teams bis 15 Mitarbeiter bietet Papershift die Version Light an. 14 Tage kostenlos testen. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie unter Papershift Alternative.

clockin

clockin ist eine Zeiterfassungs-App für viele Branchen mit eigener Seite für Pflegedienste.

Laut Website des Anbieters:

• Einstempeln per App beim Patienten oder unterwegs, auch offline
• Zeiten über die Projektzeiterfassung direkt auf den Patienten buchen, ab Paket Pro
• Dienste planen und veröffentlichen, mit Warnung bei Doppelbelegung oder Abwesenheit
• Urlaub und Krankheit per App beantragen
• DATEV-Export für Stundenlisten ab Starter, GPS-Zeiterfassung ab Pro

Preis und Test: Starter 3,99 €, Pro 6,99 €, Expert 9,99 € netto pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung. Bei unter 5 Nutzern kommt eine Plattform-Pauschale von 10 € im Monat dazu. Die Schichtplanung ist laut Preisseite in jedem Paket ein Add-on ab 27 € im Monat. 14 Tage kostenlos testen. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie unter clockin Alternative.

Dienstzeitplan.de

Dienstzeitplan.de ist eine Dienstplan-App mit Zeiterfassung und eigener Seite für ambulante Pflegedienste.

Laut Website des Anbieters:

• Dienste mit Beginn, Ende, Tourbezeichnung und Übergabehinweisen anlegen
• Urlaub, Teilzeit und verfügbare Vertretungen vor der Zuweisung prüfen
• Start und Ende per App erfassen, App für iOS und Android
• Abgeschlossene Dienste als PDF-Leistungsnachweis
• GPS-Standort bei Dienststart und Dienstende sowie Export als Excel, CSV oder für DATEV im Tarif Pro

Preis und Test: Basic 1,50 € und Pro 2,50 € pro Nutzer und Monat, mindestens 10 Mitarbeiter. Kostenloser Demo-Zugang für 7 Tage.

Vergleichstabelle

Keine Angabe: auf den geprüften Seiten des Anbieters nicht genannt. Das heißt nicht, dass die Funktion fehlt. Alle Anbieter geprüft am 01.10.2026 auf ihren eigenen Websites.

So finden Sie die passende App

1. Spielen Sie den Ausfall um 6 Uhr durch

Legen Sie im Test eine Tour an, melden Sie eine Pflegekraft krank und geben Sie ihre Einsätze einer Kollegin. Wie lange dauert das, und sieht die Kollegin die Änderung sofort? In Crew Active zeigt die Plantafel, wer frei ist, und die Kollegin bekommt die Änderung per Push aufs Handy, mit Adresse und Hinweis zu jedem Klienten in der App.

2. Klären Sie, was in der Pflegesoftware bleibt

Pflegedokumentation, Leistungsnachweise nach SGB XI und SGB V und die Abrechnung mit den Kassen gehören in Ihre Pflegesoftware. Crew Active doppelt das nicht. Es übernimmt den Teil, der nicht in die Pflegeakte gehört: wer an welchem Tag welche Tour fährt, wer ausfällt und wie lange jede Pflegekraft gearbeitet hat.

3. Testen Sie einen ganzen Monat

14 Tage sind schnell vorbei, wenn dazwischen ein Wochenenddienst und eine Krankheitswelle liegen. Mit Crew Active testen Sie 1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Demo-Termin. Am Ende haben Sie einen echten Monatsabschluss für das Lohnbüro.

4. Rechnen Sie mit allem, was Sie brauchen

Bei vielen Anbietern hängt der Preis am Tarif: Zeiterfassung, GPS oder der DATEV-Export kommen erst im höheren Tarif, die Schichtplanung als Add-on, oder es fällt eine Grundgebühr an. Fragen Sie nach dem Preis für genau die Funktionen, die Sie nutzen. Bei Crew Active ist alles in jedem Paket, der Preis hängt nur an der Teamgröße.

5. Nehmen Sie das ganze Team mit

Eine App hilft nur, wenn alle sie nutzen. Crew Active läuft auf iPhone und Android, auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch. GPS gibt es nur beim Stempeln, und Sie können es abschalten. Eine laufende Ortung gibt es nicht. Das hilft auch im Gespräch mit dem Team. Prüfen Sie die Stunden vorher mit unserem kostenlosen Arbeitszeitrechner.

Kurz beantwortet

• Sie wollen feste Touren, Ausfälle im Plan und die Stunden für den Lohn in einer App, zu einem festen Preis: Crew Active.
• Ihr Team spricht mehrere Sprachen: Crew Active, auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch.
• Sie wollen einen ganzen Monat in Ruhe testen: Crew Active, 1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Mindestlaufzeit.
• Sie suchen Pflegedokumentation oder die Abrechnung mit den Kassen: Dafür brauchen Sie eine Pflegesoftware. Crew Active läuft daneben.

Sie haben auch Teams in der Reinigung? Dann lesen Sie den Vergleich der Zeiterfassungs-Apps für die Gebäudereinigung. Für den Winterdienst gibt es den Winterdienst App Vergleich.

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Jetzt selbst testen: Crew Active 1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Legen Sie eine Tour mit Ihren Klienten an, geben Sie die App einer Pflegekraft und sehen Sie am Monatsende die Stunden als Excel.

Häufige Fragen