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Einsatzplanung Software mit Plantafel und App

Planen Sie Ihre Mitarbeiter schnell und übersichtlich im Browser, Ihr Team sieht den Dienstplan in der App. Mit Drag & Drop, Warnung bei Doppelbelegung und Änderungen in Echtzeit.

wiederkehrende Einsätze
Serie
bei Doppelbelegung
Warnung
Änderungen in der App
Live
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Plantafel in Crew Active: Mitarbeiter als Zeilen, zwei Wochen als Spalten, mit Einsätzen und Urlaub (Beispieldaten)

Die Funktionen der Einsatzplanung im Überblick

Alles, was Sie brauchen, um Einsätze zu planen und Ihr Team auf dem Laufenden zu halten.

  • Planungs-Check

    Crew Active warnt, wenn ein Mitarbeiter doppelt verplant ist, sich für diese Zeit als nicht verfügbar gemeldet hat oder über seine hinterlegten Sollstunden der Woche kommt. Sind seine Wochenstunden pro Wochentag hinterlegt, sehen Sie auch, wenn er an einem freien Tag eingeplant ist. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

  • Änderungen sofort in der App

    Neue, geänderte oder gelöschte Einsätze erreichen Ihre Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung und erscheinen ohne Neuladen im Kalender.

  • Kalender mit Drag & Drop

    Planen Sie Einsätze in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. Einsätze verschieben Sie per Drag & Drop, die Dauer ändern Sie durch Ziehen am Rand.

  • Plantafel

    Mitarbeiter und Ressourcen als Zeilen, Tage als Spalten. So sehen Sie auch über zwei Wochen hinweg, wer wann bei welchem Kunden eingeplant ist. Einsätze ohne Mitarbeiter stehen in einer eigenen Zeile, von dort ziehen Sie sie auf eine Person. Die Plantafel drucken Sie als PDF, für den angezeigten Zeitraum oder einen ganzen Monat.

  • Wiederkehrende Einsätze

    Legen Sie Serien im Rhythmus von Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren an. Einzelne Termine nehmen Sie aus, Änderungen gelten für einen Termin oder für alle folgenden.

  • Vertretung bei Ausfall

    Genehmigen Sie Urlaub oder eine Krankmeldung, zeigt Crew Active die Termine, die jetzt ohne Mitarbeiter sind. Mit „Ersatz finden“ sehen Sie, wer zu der Zeit frei ist, mit Hinweisen wie „War 3× hier“, Entfernung oder freien Stunden in dieser Woche. Bei mehreren Terminen teilen Sie eine Vertretung für alle auf einmal ein, mit Rückgängig. Wer einspringt, bekommt eine Push-Benachrichtigung.

  • Absagen, ohne zu löschen

    Sagt ein Kunde ab, heben Sie die Veröffentlichung auf. Der Einsatz verschwindet aus der App Ihres Teams, die eingeplanten Mitarbeiter bekommen eine Push-Benachrichtigung, und die gedruckte Plantafel zeigt ihn als abgesagt. Veröffentlichen Sie ihn neu, kommt er mit Push zurück.

  • Einsatzanfragen

    Senden Sie einen Einsatz an ausgewählte Mitarbeiter. Sie bekommen sofort Bescheid und sagen zu oder ab.

  • Fahrzeuge & Maschinen

    Planen Sie Fahrzeuge, Maschinen und Unterkünfte direkt im Einsatz mit ein. Ist eine Ressource doppelt gebucht, sehen Sie eine Warnung.

  • Dateien am Einsatz

    Hängen Sie Pläne, Leistungsverzeichnisse oder Anleitungen im Browser an den Einsatz, als PDF, Word- oder Excel-Datei bis 20 MB, bis zu 30 je Einsatz. Ihr Team öffnet sie in der App. Zuschaltbar in Konto > Funktionen.

  • Feste Touren

    Feste Runden mit Team, Wochentagen, Startzeit und Ihrer Reihenfolge der Objekte. Die Tour plant daraus die Einsätze vier Wochen im Voraus, Ihr Team sieht sie in der App. Eine automatische Routenoptimierung gibt es nicht. Touren schalten Sie einmal im Konto ein.

  • Eigene Farbe je Mitarbeiter

    Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Farbe. So sehen Sie im Kalender auf einen Blick, wer eingeplant ist.
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Planen Sie einen Einsatz

So sieht der Planungs-Check im Browser aus. Tippen Sie am Mittwoch auf einen Mitarbeiter.

Neuer EinsatzKita SonnenblumeMittwoch, 08:00 - 11:00

Planen Sie einen EinsatzMitarbeiterDiMiMurat Y.
Praxis Dr. Lenz08:00 - 11:00
Anna K.
Hotel Adler07:00 - 10:00
Jonas B.

Wählen Sie oben einen Mitarbeiter für Mittwoch.

Terminüberschneidungen erkannt

1 Konflikt

Die folgenden Mitarbeiter sind während dieser Zeit bereits anderen Aufträgen zugewiesen:

Murat Y.

Zeit
07:00 - 10:00
Datum
Mittwoch
Zugewiesen an
Bürokomplex Nord

Crew Active warnt Sie, blockiert aber nicht: Speichern können Sie trotzdem. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Keine Überschneidung

Anna K. ist eingeplant. Sobald Sie den Einsatz speichern, bekommt Anna K. eine Push-Benachrichtigung aufs Handy.

Keine Überschneidung

Jonas B. ist eingeplant. Sobald Sie den Einsatz speichern, bekommt Jonas B. eine Push-Benachrichtigung aufs Handy.

Der Einsatz im Autohaus Berger beginnt erst um 11:30. Der Planungs-Check vergleicht die Uhrzeiten, nicht nur den Tag.

Beispieldaten. In Crew Active prüft der Planungs-Check auch die Wochenstunden und ob sich jemand als nicht verfügbar gemeldet hat.

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Einsatzplanung und Dienstplan in einem System

Ein klassischer Dienstplan beantwortet die Frage, wer wann arbeitet. Sobald Ihre Mitarbeiter bei Kunden, auf Baustellen oder in verschiedenen Objekten arbeiten, reicht das nicht mehr: Dann zählt auch, wo gearbeitet wird und was dort zu tun ist.

Crew Active plant deshalb Einsätze statt nur Schichten. Aus allen Einsätzen eines Mitarbeiters entsteht sein Dienstplan, den er in der App sieht. Ein Einsatz enthält:

  • Kunde und Einsatzadresse, auch bei Kunden mit mehreren Objekten
  • Beginn und Ende, ein oder mehrere Mitarbeiter
  • Tätigkeiten, zum Beispiel Unterhaltsreinigung oder Pflasterarbeiten
  • Hinweise für das Team und interne Notizen, die nur das Büro sieht
  • Fahrzeuge, Maschinen oder Unterkünfte als Ressourcen
  • Fotos, die Büro und Mitarbeiter direkt am Einsatz ablegen
  • Dateien wie Pläne oder Leistungsverzeichnisse, die Ihr Team in der App öffnet (zuschaltbar)
app.crew-active.de
Crew Active Einsatzplanung: Wochenkalender mit Einsätzen, Objekten und zugewiesenen Mitarbeitern (Beispieldaten)

Die App für Ihre Mitarbeiter

Geplant wird im Browser, gearbeitet wird unterwegs. Ihre Mitarbeiter brauchen dafür nur ihr Smartphone:

  • Eigene Einsätze im Monats- und Wochenkalender auf dem Smartphone
  • Push-Benachrichtigung bei neuen, geänderten oder gelöschten Einsätzen
  • Adresse, Tätigkeiten und Hinweise zu jedem Einsatz
  • Start, Pause und Stopp der Arbeitszeit in derselben App
  • Urlaub beantragen und melden, wann man nicht verfügbar ist
  • Eingeteilte Einsätze bleiben auch ohne Empfang sichtbar
  • Für iOS und Android, auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch, Rumänisch und Polnisch

Mehr zur Mitarbeiter App und zur Zeiterfassung App. Was Ihre Mitarbeiter in der Dienstplan App für Ihr Team sehen, zeigen wir auf einer eigenen Seite. Sie vergleichen noch Anbieter? Unser Einsatzplanung Software Vergleich 2026 stellt sieben Programme nebeneinander, Crew Active eingeschlossen. Reinigungsfirmen lesen, wie sie wiederkehrende Reinigungen als Serie planen.

Mitarbeiterplanung mit Sollstunden und Urlaub

Sie planen nicht nur Einsätze, sondern auch Ihre Mitarbeiter: wer wie viele Stunden hat, wer frei ist und wer einspringen kann.

  • Sollstunden und UrlaubsanspruchHinterlegen Sie je Mitarbeiter Sollstunden, Stundenlohn, Standort und Urlaubsanspruch.
  • Planungs-CheckCrew Active warnt, wenn ein Mitarbeiter doppelt verplant ist, sich als nicht verfügbar gemeldet hat oder über seine Sollstunden der Woche kommt.
  • Urlaub und KrankmeldungGenehmigen Sie Urlaub oder eine Krankmeldung, nimmt Crew Active den Mitarbeiter aus den betroffenen Einsätzen heraus.
  • Vertretung bei AusfallMit „Ersatz finden“ sehen Sie, wer zu der Zeit frei ist, und teilen eine Vertretung ein.
  • Plan und IstIm Dashboard sehen Sie geplante gegen erfasste Stunden je Mitarbeiter.
Einen Tausch von Einsätzen unter Mitarbeitern und eine Prüfung der Ruhezeiten gibt es derzeit nicht.

Wenn jemand ausfällt: So finden Sie schnell eine Vertretung

Krankmeldung genehmigen, Termine ohne Mitarbeiter sehen, Ersatz einteilen: der ganze Ablauf als animierter Kurzfilm. Wer einspringt, bekommt eine Push-Benachrichtigung.

Beim Abspielen lädt das Video von YouTube. Dabei erhält Google Daten wie Ihre IP-Adresse und kann Cookies setzen. DatenschutzAuf YouTube ansehen

So funktioniert die Einsatzplanung mit Crew Active

    1. 1

      Team und Kunden anlegen

      Hinterlegen Sie Mitarbeiter mit Sollstunden, Stundenlohn, Standort und Urlaubsanspruch, dazu Ihre Kunden mit einer oder mehreren Adressen.

    2. 2

      Einsätze planen

      Ziehen Sie Einsätze in den Kalender oder auf die Plantafel, legen Sie Serien an und prüfen Sie die Warnungen des Planungs-Checks.

    3. 3

      Team bekommt Bescheid

      Ein neu angelegter Einsatz erscheint beim Speichern sofort in der App der eingeplanten Mitarbeiter, mit Push-Benachrichtigung.

    4. 4

      Plan und Ist vergleichen

      Ihre Mitarbeiter stempeln in der App. Im Dashboard sehen Sie geplante gegen erfasste Stunden je Mitarbeiter.

  • Preise

    Ein Paketpreis, alle Funktionen

    ab 69 € netto / Monat für bis zu 5 Mitarbeiter

    • Feste Paketpreise statt Preis pro Nutzer, z. B. 379 € netto für bis zu 50 Mitarbeiter (7,58 € pro Mitarbeiter)
    • Alle Funktionen in jedem Paket (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage)
    • Keine Mindestlaufzeit
    • 1 Monat kostenlos testen, keine Kreditkarte
    1 Monat kostenlos testenAlle Preise ansehen

  • Dienstplanung und Arbeitszeitgesetz

    Wer Dienstpläne erstellt, plant innerhalb des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG): höchstens 8 Stunden werktäglich, bis zu 10 Stunden, wenn der Durchschnitt über sechs Monate bei 8 Stunden bleibt (§ 3), Pausen von 30 Minuten bei mehr als 6 und 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden (§ 4) und mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5). Crew Active unterstützt Sie dabei mit der Warnung bei Überschreitung der vertraglichen Wochenstunden, einem optionalen automatischen Pausenabzug in der Zeiterfassung und der Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeiten, die Arbeitgeber seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 ohnehin führen müssen.

    Wer Dienstpläne erstellt, plant innerhalb des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG): höchstens 8 Stunden werktäglich, bis zu 10 Stunden, wenn der Durchschnitt über sechs Monate bei 8 Stunden bleibt (§ 3), Pausen von 30 Minuten bei mehr als 6 und 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden (§ 4) und mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5).

    Crew Active unterstützt Sie dabei mit der Warnung bei Überschreitung der vertraglichen Wochenstunden, einem optionalen automatischen Pausenabzug in der Zeiterfassung und der Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeiten, die Arbeitgeber seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 ohnehin führen müssen. Ruhezeiten und tägliche Höchstarbeitszeiten prüft Crew Active derzeit nicht automatisch. Diese Prüfung bleibt bei Ihnen.

    Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Mehr dazu: Zeiterfassungspflicht in Deutschland.

Häufige Fragen zur Einsatzplanung

  • Was ist der Unterschied zwischen Einsatzplanung und Dienstplan?

    Ein Dienstplan legt fest, wer wann arbeitet. Eine Einsatzplanung sagt zusätzlich, wo und bei welchem Kunden. Für Betriebe mit wechselnden Einsatzorten brauchen Sie beides. In Crew Active ist jeder Eintrag im Kalender ein Einsatz mit Zeit, Mitarbeitern, Kunde und Adresse, und daraus ergibt sich automatisch der Dienstplan jedes Mitarbeiters in der App.

  • Wie erfahren meine Mitarbeiter von neuen oder geänderten Einsätzen?

    Über die Crew Active App für iOS und Android. Sobald Sie einen Einsatz anlegen, ändern oder löschen, bekommen die eingeplanten Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung, und der Kalender in der App aktualisiert sich. Sagen Sie einen Einsatz mit „Veröffentlichung aufheben“ ab, verschwindet er aus der App der Mitarbeiter, und sie bekommen eine Push-Benachrichtigung.

  • Verhindert Crew Active Doppelbelegungen?

    Crew Active warnt Sie, blockiert aber nicht. Sie sehen einen Hinweis, wenn ein Mitarbeiter zur selben Zeit schon eingeplant ist, sich als nicht verfügbar gemeldet hat oder wenn eine Ressource doppelt gebucht ist. Haben Sie Sollstunden hinterlegt, warnt Crew Active auch, wenn ein Mitarbeiter sie in der Woche überschreitet, und mit Wochenstunden pro Wochentag, wenn er an einem freien Tag eingeplant ist. Wird ein Urlaub genehmigt, nimmt Crew Active den Mitarbeiter aus den betroffenen Einsätzen heraus.

  • Kann ich wiederkehrende Einsätze anlegen oder eine ganze Woche kopieren?

    Wiederkehrende Einsätze ja: im Rhythmus von Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren, mit Ausnahmen für einzelne Termine. Eine Funktion zum Kopieren ganzer Wochen gibt es derzeit nicht. Einzelne Einsätze können Sie duplizieren.

  • Können Mitarbeiter Einsätze annehmen, ablehnen oder tauschen?

    Über Einsatzanfragen: Sie schicken einen Einsatz an ausgewählte Mitarbeiter, die zu- oder absagen. Wer zusagt, wird eingeplant. Normal zugewiesene Einsätze werden nicht bestätigt, und einen Schichttausch zwischen Mitarbeitern bietet Crew Active derzeit nicht an. Mitarbeiter können aber melden, wann sie nicht verfügbar sind.

  • Was kostet die Einsatzplanung Software?

    Crew Active kostet ab 69 € netto / Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, gestaffelt bis 379 € netto für bis zu 50 Mitarbeiter. Einsatzplanung, Dienstplan App, Zeiterfassung und Chat sind in jedem Paket enthalten. Sie können Crew Active 1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

  • Was passiert, wenn ein Mitarbeiter krank wird?

    Genehmigen Sie die Krankmeldung, nimmt Crew Active den Mitarbeiter aus seinen Einsätzen in dieser Zeit heraus und zeigt Ihnen die Termine, die jetzt ohne Mitarbeiter sind. Mit „Ersatz finden“ sehen Sie, wer zu der Zeit frei ist und wer den Kunden schon kennt. Wer doppelt verplant, abwesend oder nicht verfügbar wäre, steht nicht zur Wahl. Bei mehreren Terminen teilen Sie eine Vertretung für alle auf einmal ein. Die Vertretung bekommt eine Push-Benachrichtigung aufs Handy. Bei Urlaub läuft es genauso.

  • Gibt es eine kostenlose Einsatzplanung Software?

    Eine dauerhaft kostenlose Version von Crew Active gibt es nicht. Sie können Crew Active aber 1 Monat kostenlos testen, mit allen Funktionen und ohne Kreditkarte. Der Test endet von selbst und wird nicht zu einem bezahlten Abo. Für einen einfachen Wochenplan ohne Anmeldung gibt es unser kostenloses Dienstplan-Tool.

  • Kann ich den Einsatzplan ausdrucken oder exportieren?

    Ja, als PDF: Die Plantafel drucken Sie für den angezeigten Zeitraum oder einen ganzen Monat, mit Zeit, Kunde, Ort, Mitarbeitern, Ressourcen und Status. Eine Synchronisation mit Google, Outlook oder anderen Kalendern gibt es nicht. Ihre Mitarbeiter sehen ihre Einsätze in der Crew Active App. Auswertungen je Mitarbeiter und je Kunde laden Sie als Excel-Datei herunter.

Weitere Fragen? oder sprechen Sie mit unserem Team.Kontaktieren Sie uns

Für wen ist die Einsatzplanung Software gedacht?

Für Betriebe, deren Mitarbeiter an wechselnden Orten arbeiten und die Planung nicht mehr in Excel, auf Papier oder per WhatsApp-Gruppe erledigen wollen.

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