Einsatzplanung für Reinigungsfirmen

Wiederkehrende Reinigungs­aufträge als Serie planen

Mit Crew Active legen Sie eine Reinigung einmal an und lassen sie wiederholen: täglich, jede Woche, alle 2 Wochen, jeden Monat oder jedes Jahr. Einzelne Termine ändern oder streichen Sie, ohne die Serie anzufassen. Ihr Team sieht jeden Termin in der App und stempelt dort am Objekt.

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Diese Turnusse planen Sie als Serie

Sie wählen ein Intervall und eine Einheit: Tage, Wochen, Monate oder Jahre. So bilden Sie die üblichen Turnusse aus dem Leistungsverzeichnis ab.

  • Büroreinigung, Montag bis FreitagEine Serie: täglich mit „Nur Mo–Fr“. Samstag und Sonntag fallen weg.Täglich
  • TreppenhausreinigungEinmal pro Woche, am Wochentag des ersten Termins.Jede Woche
  • GlasreinigungAlle 2 Wochen, oder in jedem anderen Abstand, etwa alle 3 Wochen.Alle 2 Wochen
  • GrundreinigungEinmal im Monat oder alle paar Monate.Jeden Monat
  • Teppich- oder SonderreinigungEinmal im Jahr, zum Beispiel vor der Heizperiode.Jedes Jahr
Zwei feste Wochentage, etwa Dienstag und Freitag? Legen Sie zwei wöchentliche Serien an, eine je Tag.

Wie lange die Serie läuft

Unter „Endet“ legen Sie fest, ob ein Auftrag dauerhaft läuft oder zu einem Vertragsende aufhört.

  • NieFür Daueraufträge ohne festes Vertragsende.
  • AmDie Serie endet an einem Datum, etwa zum Vertragsende.
  • NachDie Serie endet nach einer Zahl von Terminen, etwa nach 12 Glasreinigungen.
Hat eine Serie ein Ende, markiert der Kalender ihren letzten Termin: „Letzter Termin dieser Serie – jetzt verlängern, damit keine Lücke entsteht.“

Einzelne Termine ändern oder auslassen

Ändern oder löschen Sie einen Termin einer Serie, fragt Crew Active, wofür das gilt. Ausgelassene Termine stehen am Auftrag unter „Ausgeschlossene Tage“ und kommen mit „Wiederherstellen“ zurück.

  • Nur dieses EreignisEin Termin wird verschoben, bekommt eine Vertretung oder fällt aus. Der Rest der Serie bleibt.
  • Dieses und zukünftigeAb einem Tag gilt etwas Neues, zum Beispiel eine andere Uhrzeit. Die Termine davor bleiben, wie sie sind.
  • Alle EreignisseDie ganze Serie ändert sich, etwa ein neuer Hinweis fürs Team.
Feiertage lässt die Serie nicht von selbst aus. Löschen Sie den Termin am Feiertag mit „Nur dieses Ereignis“.

Mehrere Objekte, mehrere Mitarbeiter

Eine Reinigungsfirma plant selten nur ein Objekt. In Crew Active hängt jede Serie an einem Kunden, einem Objekt und den Mitarbeitern, die dort reinigen.

  • Mehrere Objekte je KundeEin Kunde mit mehreren Gebäuden bekommt mehrere Adressen. Jede Serie läuft auf das richtige Objekt.
  • Mehrere Mitarbeiter je EinsatzPlanen Sie eine einzelne Reinigungskraft oder eine ganze Kolonne ein.
  • Tätigkeiten und HinweiseWas im Objekt zu tun ist, steht am Einsatz. Interne Notizen sieht nur das Büro.
  • VertretungFällt jemand aus, setzen Sie eine Vertretung für einen Tag oder für alle Termine während der Abwesenheit.
  • Planungs-CheckCrew Active warnt bei Doppelbuchungen und wenn sich jemand als „nicht verfügbar“ gemeldet hat. Es warnt, blockiert aber nicht.
  • Zeile „Offen“ auf der PlantafelEinsätze ohne Mitarbeiter stehen dort. Ziehen Sie einen auf eine Person, dann ist er eingeteilt.

Was Ihr Team auf dem Handy sieht

Ihre Reinigungskräfte brauchen keinen Zettel und keine Gruppe im Messenger. Die App für iPhone und Android zeigt jedem seine eigenen Einsätze.

  • Jeder Termin im KalenderMonats- und Wochenansicht mit Adresse, Uhrzeit, Tätigkeiten und Hinweisen.
  • Ein Tipp zur NavigationDie Adresse öffnet Apple Karten oder Google Maps, ein weiterer Tipp ruft den Kunden an.
  • Push bei jeder ÄnderungBeim Veröffentlichen, Ändern oder Löschen einer Serie bekommen die eingeplanten Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung. Entwürfe sieht das Team nicht.

Nachweis pro Objekt

Fragt ein Kunde, ob am Dienstag im Treppenhaus gereinigt wurde, zeigen Sie die gestempelten Zeiten und den Standort.

Feste Touren für feste Runden

Fährt eine Kolonne jede Woche dieselben Objekte ab, planen Sie das als feste Tour: Team, Wochentage, Startzeit und Reihenfolge der Objekte. Die Tour plant daraus die Einsätze vier Wochen im Voraus, Ihr Team sieht sie in der App.

  • Einmal im Konto einschaltenFeste Touren sind in einem neuen Konto aus. Sie schalten sie einmal im Konto unter „Touren“ ein.

In 3 Schritten zur Serie

Eine Serie legen Sie im Kalender an wie jeden anderen Einsatz, nur mit einer Wiederholung.

  1. 1

    Auftrag anlegen

    Kunde, Objekt, Uhrzeit, Mitarbeiter und Tätigkeiten eintragen, wie bei jedem Einsatz.

  2. 2

    Wiederholung wählen

    Unter „Wiederholen alle“ Intervall und Einheit wählen: Tage, Wochen, Monate oder Jahre. Dann festlegen, wann die Serie endet: nie, an einem Datum oder nach einer Zahl von Terminen.

  3. 3

    Veröffentlichen

    Ihr Team bekommt eine Push-Benachrichtigung und sieht alle Termine der Serie in der App.

Häufige Fragen zu wiederkehrenden Reinigungen

  • Welche Software unterstützt wiederkehrende Reinigungsaufträge?

    Crew Active plant wiederkehrende Reinigungsaufträge als Serie: täglich, wöchentlich, alle paar Wochen, monatlich oder jährlich, mit oder ohne Enddatum. Einzelne Termine ändern oder streichen Sie, ohne die Serie anzufassen. Ihre Reinigungskräfte sehen jeden Termin in der App und stempeln dort am Objekt. Weitere Programme vergleicht unser Einsatzplanung Software Vergleich 2026.

  • Welche Intervalle kann ich einstellen?

    Jeden Abstand in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren, zum Beispiel alle 3 Wochen. Üblich sind täglich, jede Woche, alle 2 Wochen, jeden Monat und jedes Jahr. Bei einer täglichen Serie lässt „Nur Mo–Fr“ Samstag und Sonntag aus.

  • Kann ich eine Reinigung an mehreren Wochentagen wiederholen?

    Ja, mit einer Serie je Wochentag: Für Dienstag und Freitag legen Sie zwei wöchentliche Serien an. Montag bis Freitag geht in einer Serie, täglich mit „Nur Mo–Fr“. Für feste Runden mit mehreren Objekten wählen Sie in einer festen Tour die Wochentage direkt, Touren schalten Sie dafür einmal im Konto ein.

  • Was passiert an Feiertagen?

    Die Serie lässt Feiertage nicht von selbst aus. Löschen Sie den Termin am Feiertag mit „Nur dieses Ereignis“, der Rest der Serie bleibt. Brauchen Sie ihn doch, holen Sie ihn unter „Ausgeschlossene Tage“ mit „Wiederherstellen“ zurück.

  • Kann ich einen einzelnen Termin ändern, ohne die ganze Serie zu ändern?

    Ja. Beim Speichern wählen Sie „Nur dieses Ereignis“, „Dieses und zukünftige“ oder „Alle Ereignisse“. Mit „Nur dieses Ereignis“ verschieben Sie einen Termin oder geben ihn an eine Vertretung, die übrigen Termine bleiben, wie sie sind.

  • Was passiert mit Einsätzen, die noch niemandem zugeteilt sind?

    Sie stehen auf der Plantafel in der Zeile „Offen“. Ziehen Sie einen Einsatz dort auf eine Person, dann ist er eingeteilt. Ihre Mitarbeiter sehen in der App nur die Einsätze, für die sie eingeplant sind.

  • Sehen Mitarbeiter Änderungen sofort auf dem Smartphone?

    Ja, sobald Sie veröffentlichen. Beim Veröffentlichen, Ändern oder Löschen bekommen die eingeplanten Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung, auch bei wiederkehrenden Aufträgen. Entwürfe sieht das Team nicht.

  • Wie weise ich nach, dass im Objekt gereinigt wurde?

    Ihre Reinigungskräfte stempeln Start, Pause und Stopp in der App. Ist GPS an und das Handy online, speichert die App dabei je einen Standortpunkt. Daraus entsteht je Einsatz ein PDF mit Karte, Zeiten und Entfernung zur hinterlegten Adresse, Abweichungen über 200 m sind markiert. Ohne Empfang wird gestempelt, aber kein Standort erfasst, und die Lücke steht im Protokoll.

  • Kann ich Crew Active kostenlos testen?

    Ja, 1 Monat kostenlos mit bis zu 10 Mitarbeitern. Sie brauchen keine Kreditkarte, und der Test endet von selbst.

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