Einsatzplanung & Dienstplan für Reinigungs­firmen: 7 Apps im Vergleich 2026

Wer Reinigungskräfte auf zwanzig oder dreißig Objekte verteilt, plant oft noch mit Excel und WhatsApp. Das geht gut, bis morgens jemand krank ist. Dann brauchen Sie schnell eine Vertretung, die den Schlüssel hat, das Objekt kennt und die neue Uhrzeit mitbekommt. Wir haben sieben Apps für Einsatzplanung und Dienstplan in der Gebäudereinigung verglichen. Zur Transparenz: Crew Active ist unser eigenes Produkt. Alles zu den anderen Anbietern stammt von deren eigenen Websites, geprüft am 27.10.2026 (Stand: Oktober 2026). Preise und Funktionen ändern sich, prüfen Sie sie vor der Entscheidung selbst.

Kurz beantwortet

• Welche Dienstplan-App passt zu einer Reinigungsfirma? Unsere Empfehlung für Firmen mit 5 bis 50 Mitarbeitern ist Crew Active: Einsätze je Objekt planen, Dienstplan in der App, Zeiterfassung am Objekt, ab 69 € netto im Monat.
• Welche Software für die Einsatzplanung in der Gebäudereinigung? Eine, die jeden Einsatz einem Kunden und einem Objekt zuordnet und Serien kann. Crew Active, PlanD und Blink sind laut eigener Website für die Gebäudereinigung gebaut.
• Wie plane ich Mitarbeiter und Objekte digital? Kunden mit Objektadressen anlegen, Einsätze auf die Objekte planen, auf der Plantafel prüfen und veröffentlichen. Crew Active warnt dabei vor Doppelbelegung.
• Wie erfasse ich die Arbeitszeit an mehreren Objekten? Im Einsatz selbst: Die Reinigungskraft stempelt in der App am Objekt, mit Standortpunkt bei Start, Pause und Stopp, sofern GPS eingeschaltet ist und das Handy Netz hat. Ohne Empfang speichert die App die Zeiten und schickt sie später.
• Wie plane ich wiederkehrende Reinigungsaufträge? Als Serie, einmal angelegt: täglich, wöchentlich, alle paar Wochen, monatlich oder jährlich. Mehr dazu auf unserer Seite Wiederkehrende Reinigung planen.

Unser Fazit vorweg

Für Reinigungsfirmen mit 5 bis 50 Mitarbeitern ist Crew Active eine einfache Wahl:

• Geplant wird je Objekt: Jeder Kunde hat eine oder mehrere Objektadressen, jeder Einsatz gehört zu einem davon. Ihr Team sieht im Einsatz Adresse, Zeit, Kollegen und Ihre Hinweise.
• Serien für die Unterhaltsreinigung: einmal anlegen, im Rhythmus Ihrer Wahl. Einzelne Termine ändern Sie, ohne die Serie anzufassen.
• Planungs-Check vor dem Veröffentlichen: Im Büro warnt Crew Active bei Doppelbelegung, gemeldeter Nichtverfügbarkeit und zu vielen Wochenstunden, wenn Sie diese für den Mitarbeiter hinterlegt haben. Erst beim Veröffentlichen bekommt das Team den Plan per Push.
• Zeiterfassung am Objekt: Start, Pause und Stopp in der App, mit Standortpunkt, sofern GPS eingeschaltet ist und das Handy Netz hat. Kein laufendes Tracking. Im Keller ohne Empfang speichert die App die Zeiten und überträgt sie später.
• Alle Funktionen in jedem Paket, fester Paketpreis: 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 239 € für bis zu 30, ohne Mindestlaufzeit.
• In 5 Sprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch.
• Sofort selbst testen: 1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte, ohne Demo-Termin. Im Test sind bis zu 30 Mitarbeiter gleichzeitig aktiv.

Was eine Planungs-App für Reinigungsfirmen können muss

Ein Dienstplan für ein Café plant Schichten an einem Ort. In der Gebäudereinigung arbeitet Ihr Team an vielen Orten, oft früh morgens oder abends, wenn das Büro nicht erreichbar ist. Darauf kommt es an:

• Objekte statt nur Schichten. Jeder Einsatz braucht Kunde, Adresse, Zeit und Hinweise wie Zugang oder Alarmanlage. Sonst landen sie wieder in WhatsApp.
• Serien. Unterhaltsreinigung wiederholt sich jeden Tag, jede Woche oder alle zwei Wochen. Ein Termin, der ausfällt, darf die Serie nicht kaputt machen.
• Schnell umplanen. Bei einer Krankmeldung wollen Sie sehen, wer frei ist, und die Vertretung soll es sofort auf dem Handy haben.
• Eine App, die Ihr Team versteht. Push bei jeder Änderung, Einsätze auch ohne Empfang, die eigene Sprache.
• Ein Nachweis am Objekt. Wer war wann da? Das fragt Ihr Auftraggeber spätestens bei einer Reklamation.
• Ein klarer Preis. Pro Nutzer, je Modul, mit Grundgebühr oder Einrichtung: Rechnen Sie mit Ihrer echten Teamgröße.

Was eine Reinigung pro Monat kostet, rechnen Sie mit unserer kostenlosen Gebäudereinigung-Kalkulation aus.

Die sieben Apps im Überblick

Crew Active: unsere Empfehlung

Crew Active ist unser eigenes Produkt, gebaut für Firmen mit Teams im Außeneinsatz, vor allem in der Gebäudereinigung. Alle Planungsfunktionen stehen auf der Seite Einsatzplanung Software.

Was es kann:

• Kunden mit einer oder mehreren Objektadressen, jeder Einsatz gehört zu Kunde und Objekt
• Hinweise fürs Team, interne Notizen fürs Büro und Fotos direkt am Einsatz
• Kalender in Tages-, Wochen- und Monatsansicht und eine Plantafel mit Mitarbeitern als Zeilen und Tagen als Spalten, Einsätze per Drag & Drop
• Serien im Rhythmus von Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren, mit oder ohne Enddatum, „Nur Mo–Fr“ bei täglichen Serien
• Planungs-Check in der Web-App fürs Büro: Warnung bei Doppelbelegung, bei gemeldeter Nichtverfügbarkeit und bei Überschreitung der vertraglichen Wochenstunden, wenn diese hinterlegt sind
• Entwurf oder veröffentlicht: Das Team bekommt erst beim Veröffentlichen Bescheid, dann per Push bei neuen, geänderten oder gelöschten Einsätzen
• Feste Touren mit Team, Wochentagen, Startzeit und Ihrer Reihenfolge der Objekte. Touren schalten Sie einmal im Konto ein
• App für iOS und Android: eingeteilte Einsätze auch ohne Empfang sichtbar
• Zeiterfassung mit Start, Pause und Stopp im Einsatz, mit Standortpunkt bei Start, Pause und Stopp, sofern GPS eingeschaltet ist und das Handy Netz hat. Ohne Empfang werden die Zeiten gespeichert und später übertragen
• Plan gegen Ist je Mitarbeiter im Dashboard
• GPS-Nachweis je Einsatz als PDF
• Direkt-Chat zwischen Büro und Mitarbeitern und unter Kollegen
• Stunden je Mitarbeiter und je Kunde als Excel, dazu je Monat eine LODAS-Datei für DATEV
• App auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch

Preis und Test: 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 119 € für bis zu 10, 199 € für bis zu 20, 239 € für bis zu 30 und 379 € für bis zu 50. Alle Funktionen in jedem Paket, keine Mindestlaufzeit. 1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Im Test sind bis zu 30 Mitarbeiter gleichzeitig aktiv.

Gut zu wissen: Digitale Checklisten zum Abhaken, Rechnungen und Angebote gibt es in Crew Active nicht. Die Lohnabrechnung macht weiter Ihr Lohnbüro, Crew Active liefert dafür die LODAS-Datei.

PlanD

PlanD aus Berlin ist laut eigener Website eine Software für Gebäudereiniger, von der Einsatzplanung über Zeiterfassung und Lohn bis zu Angeboten und Rechnungen.

Laut Website des Anbieters: Quellen: pland.app/funktionen/einsatzplanung-gebaeudereinigung, pland.app/gebaeudereinigung-app

• Wiederkehrende Unterhaltsreinigung einmal anlegen, danach läuft sie automatisch weiter
• Mitarbeiter nach Qualifikationen und Kapazitäten filtern, Vertretungsplanung mit automatischer E-Mail an den Kunden
• Hinweis bei Verstößen gegen gesetzliche oder tarifliche Vorgaben
• Mobiler Dienstplan mit Push bei Änderungen, die App auch offline nutzbar
• Zeiterfassung mit GPS, Hinweis bei Zeiten außerhalb des Objekt-Radius, automatischer Soll-Ist-Abgleich mit dem Dienstplan
• Fotos, Bemerkungen und Unterschriften am Einsatzort, digitale Arbeitsscheine, Qualitätschecks
• Lohnabrechnung nach Tarif, Angebote und Rechnungen, Kundenportal

Preis und Test: Preise nennt die Website nicht. Sie bietet eine kostenlose Demo an und schreibt, dass PlanD sich vor allem für Unternehmen ab 5 Mitarbeitern eignet. Quellen: pland.app/demo, pland.app/funktionen/uebersicht. Mehr dazu: Crew Active und PlanD im Vergleich.

Blink

Blink von der Blink GmbH aus Nürnberg ist laut eigener Website eine Software für die Gebäudereinigung mit Zeiterfassung, Dienstplanung und Kommunikation.

Laut Website des Anbieters: Quellen: blink.de/software-gebaeudereinigung, blink.de/funktionen/dienstplanung, blink.de/funktionen/zeiterfassung

• Einsätze einzeln oder als Serie, die Serie läuft bis zu einem Datum, das Sie festlegen
• Planung nach Qualifikation und Zeitbudget, Vorschläge für Vertretungen
• Tätigkeiten je Objekt, Zeiten auf Objekt oder Leistungsart
• Zeiterfassung per App, QR-Code, NFC, Terminal oder Telefon, mit GPS-Abgleich beim Ein- und Auschecken, auch offline
• Digitale Arbeitsscheine, vor Ort unterschrieben, dazu Formulare und Checklisten
• Kundenportal mit Echtzeit-Status, Chat mit automatischer Übersetzung, App in 19 Sprachen

Preis und Test: zzgl. MwSt.: Standard 149 € Paketpreis plus 4,90 € je User im Monat, Professional 399 € plus 4,90 € je User, Enterprise auf Anfrage. Der Preisrechner beginnt bei 40 Usern und rechnet mit mindestens 40, im Paket Standard sind das 345 € im Monat. Ab 100 Usern wird der Preis je User günstiger. Je nach Paket und Schnittstellen kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr dazu. Einen kostenlosen Test gibt es über das Kontaktformular. Quelle: blink.de/preise. Mehr dazu: Crew Active und Blink im Vergleich.

Aplano

Aplano ist laut eigener Website eine Software für Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten, mit einer eigenen Seite für Reinigungsfirmen.

Laut Website des Anbieters: Quellen: aplano.de/reinigung, aplano.de/preise

• Schichten per Drag & Drop zuweisen, Tages-, Wochen- und Monatspläne für alle Objekte und Mitarbeiter
• Wiederholende Schichten in verschiedenen Intervallen und an Wochentagen, dazu Schicht- und Wochenvorlagen, ab dem Paket Basic
• Konfliktmeldungen im Paket Pro: Warnung, wenn sich Schichten überschneiden oder in nicht verfügbare Arbeitszeiten fallen
• Ein- und Ausstempeln per Smartphone mit GPS-Nachweis, Zeiten den Objekten zugeordnet
• Digitale Checklisten für Reinigungsabläufe und Objektanforderungen
• Team-Chat und Kommentare zu Objekten im Einsatzplan
• Zeiterfassung, Checklisten und Mitarbeiter-Chat gibt es im Paket Pro

Preis und Test: Core 0,50 €, Basic 2 €, Pro 4,50 € je Mitarbeiter und Monat. Ob netto oder brutto, nennt die Preisseite nicht. 14 Tage kostenlos, danach monatlich kündbar.

Papershift

Papershift ist laut eigener Website eine Cloud-Software für Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten für viele Branchen.

Laut Website des Anbieters: Quellen: papershift.com/dienstplanung, papershift.com/zeiterfassung, papershift.com/zeiterfassung/app

• Dienstplan nach Bereichen und Schichten, wiederkehrende und rollierende Schichten
• Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Regeln werden automatisch geprüft
• Mehr-Standort-Planung ab dem Paket Premium
• Zeiterfassungs-App für iOS und Android, online und offline
• GPS und Geofencing über die Integration halion
• DATEV- und LODAS-Export im Paket Professional

Preis und Test: zzgl. MwSt., im Jahres-Abo: Premium mit Dienstplanung 96 € im Monat für 16 Mitarbeiter bei monatlicher Abrechnung, 86,40 € bei jährlicher, plus 39 € Grundgebühr. Für bis zu 15 Mitarbeiter gibt es Papershift Light: Premium 60 € im Monat mit 10 Lizenzen, jede weitere 6 €, ohne Grundgebühr, mit mindestens 24 Monaten Laufzeit. Ob die Light-Preise netto oder brutto sind, nennt die Seite nicht. 14 Tage kostenlos. Quellen: papershift.com/preise, papershift.com/papershift-light. Mehr dazu: Crew Active und Papershift im Vergleich.

clockin

clockin ist laut eigener Website eine App für Zeiterfassung und Dokumentation, mit einer Branchenseite für Gebäudereinigung und Facility Management. Die Schichtplanung gibt es als Add-on.

Laut Website des Anbieters: Quellen: clockin.de/branchen/facility-management, clockin.de/funktionen-von-clockin/personaleinsatzplanung

• Beliebig viele Kundenobjekte, Zeiten per QR-Code direkt auf Objekt oder Raum
• Einsätze per Drag & Drop, Warnung bei Doppelbelegung, Abwesenheit oder Stundenüberschreitung, Push bei Änderungen
• Termine wiederkehrender Projekte als Unterprojekte
• App auch offline, Zeiten, Fotos und Checklisten werden später synchronisiert
• GPS-Zeiterfassung ab dem Paket Pro, Checklisten, Fotos und digitale Unterschriften im Paket Expert
• Eine digitale Plantafel steht auf der Preisseite als „bald verfügbar“

Preis und Test: zzgl. MwSt.: Starter 3,99 €, Pro 6,99 €, Expert 9,99 € je Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung, günstiger bei 12 oder 24 Monaten. Unter 5 Nutzern kommen 10 € Plattform-Pauschale im Monat dazu, ab 50 Mitarbeitern gibt es einen individuellen Preis. Das Add-on Schichtplanung kostet 30 € im Monat für 1 bis 20 Lizenzen und 50 € für 21 bis 50. 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Quelle: clockin.de/preise. Mehr dazu: Crew Active und clockin im Vergleich.

Crewmeister

Crewmeister ist laut eigener Website eine Zeiterfassung für kleine und mittlere Betriebe, mit Seite für die Gebäudereinigung und einem Schichtplaner als Zusatz.

Laut Website des Anbieters: Quellen: crewmeister.com/de/branchen/zeiterfassung-gebaeudereinigung, crewmeister.com/de/dienstplaner

• Arbeitszeiten je Objekt erfassen, auf Wunsch mit GPS-Standort beim Ein- und Ausstempeln
• Wiederkehrende Schichten und Einsatzpläne für bestimmte Objekte hinterlegen und an die Mitarbeiter verteilen
• Dienstplan-Vorlagen, freie Mitarbeiter per Drag & Drop den Schichten zuordnen
• Bei Änderungen informiert das System die Mitarbeiter per App oder E-Mail

Preis und Test: zzgl. ggf. anfallender MwSt.: Go ab 1,50 €, Easy ab 2 €, Pro ab 3 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Laut Preisseite sinkt der Preis je Nutzer mit der Zahl der Mitarbeiter, die 1,50 € gelten bei 50 Mitarbeitern. Der Schichtplaner kostet ab 2 € je Nutzer und Monat dazu. 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Quelle: crewmeister.com/de/preise. Mehr dazu: Crew Active und Crewmeister im Vergleich.

Vergleichstabelle

Preise im Monat zzgl. MwSt., außer bei Aplano: Dort nennt die Preisseite nicht, ob netto oder brutto. Keine Angabe: auf den geprüften Seiten des Anbieters nicht genannt. Das heißt nicht, dass die Funktion fehlt. Alle Anbieter geprüft am 27.10.2026 auf ihren eigenen Websites. Weitere Quellen für die Tabelle: pland.app/funktionen/zeiterfassung-gebaeudereinigung, pland.app/funktionen/arbeitsscheine, aplano.de/funktionen, papershift.com/marketplace/halion, clockin.de/preise.

So finden Sie die passende App

1. Planen Sie im Test eine echte Woche

Legen Sie Ihre echten Kunden und Objekte an, dazu alle Serien der Unterhaltsreinigung. Dann melden Sie eine Reinigungskraft krank und planen um. Wie schnell finden Sie eine Vertretung, und merkt die App, wenn Sie jemanden doppelt einplanen? In Crew Active zeigt der Planungs-Check den Konflikt sofort, und die Vertretung bekommt den Einsatz per Push. Warnungen bei Überschneidungen nennen laut Website auch Aplano im Paket Pro und clockin mit dem Add-on Schichtplanung.

2. Rechnen Sie mit Ihrer echten Teamgröße

Ein Beispiel mit 20 Mitarbeitern, nach den Preisseiten bei monatlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. (bei Aplano ohne Angabe dazu): Aplano Pro kostet 20 mal 4,50 €, also 90 € im Monat. Das ist deutlich günstiger als Crew Active. clockin Pro mit dem Add-on Schichtplanung kostet 169,80 €, mit Checklisten und Fotos im Paket Expert 229,80 €. Blink Standard rechnet mit mindestens 40 Usern und kostet damit 345 € plus Einrichtung. Crew Active kostet für bis zu 20 Mitarbeiter 199 € im Monat, mit allen Funktionen und ohne Mindestlaufzeit. Bei Crewmeister nennt die Preisseite den Preis je Nutzer für 50 Mitarbeiter, kleinere Teams zahlen je Nutzer mehr. Prüfen Sie dort, ob der Schichtplaner Einsätze mit Kunde, Objekt und Hinweisen plant oder nur Schichten.

3. Achten Sie auf die App Ihres Teams

Fragen Sie jeden Anbieter: Kommt jede Änderung per Push? Sieht die Reinigungskraft ihre Einsätze im Keller ohne Empfang? Gibt es die App in ihrer Sprache? In Crew Active kommt jede Änderung per Push, eingeteilte Einsätze bleiben offline sichtbar, und jeder stellt seine Sprache selbst ein, auch Türkisch oder Rumänisch.

4. Klären Sie, was das Büro sonst noch braucht

Sie wollen Rechnungen, Angebote und Lohn im selben System? Dann sind Branchenlösungen wie PlanD oder Blink einen Blick wert, laut Website mit Arbeitsscheinen und Kundenportal. Weitere Branchensoftware mit Rechnungen stellen wir in Zeiterfassung Gebäudereinigung: 7 Apps im Vergleich vor. Läuft die Rechnung weiter über Ihr Programm und der Lohn über Ihr Lohnbüro, reicht eine Planungs-App. Crew Active liefert dafür Stunden je Kunde als Excel und die LODAS-Datei für DATEV.

Unser Fazit

Wer Objekte, Serien, Dienstplan und Zeiterfassung in einer App haben will, ist mit Crew Active gut bedient, unserer Software für die Gebäudereinigung. Sie planen je Objekt, Ihr Team sieht den Plan auf dem Handy und stempelt am Objekt. Dafür zahlen Sie einen festen Paketpreis mit allen Funktionen.

Die anderen Apps setzen andere Schwerpunkte. PlanD und Blink bieten laut Website viel fürs Büro, von Arbeitsscheinen bis Kundenportal, PlanD ohne Preise auf der Website, Blink mit Paketpreis, Preis je User ab 40 Usern und Einrichtung. Aplano und Crewmeister sind pro Kopf günstig, bei Crewmeister kommt der Schichtplaner als Zusatz dazu. Bei clockin ist die Planung ein Add-on, Papershift plant vor allem Schichten an Standorten.

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