Einsatzplanung Software Vergleich 2026: 7 Programme für Teams im Außeneinsatz

Wer Mitarbeiter bei Kunden, in Objekten oder auf Baustellen einsetzt, plant oft noch mit Excel, Whiteboard und WhatsApp. Spätestens wenn morgens jemand krank ist und drei Einsätze umgeplant werden müssen, wird es eng: Wer springt ein, wer hat den Schlüssel, und hat jeder die neue Adresse? Eine Einsatzplanung Software soll genau das lösen. Wir haben sieben Programme verglichen, die kleine und mittlere Betriebe mit Teams im Außeneinsatz häufig in die engere Wahl nehmen. Zur Transparenz: Crew Active ist unser eigenes Produkt. Alle Angaben zu den anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites, geprüft am 09.10.2026. Funktionen und Preise ändern sich, prüfen Sie sie vor der Entscheidung selbst.

Unser Fazit vorweg

Für die meisten Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern im Außeneinsatz ist Crew Active die einfachste Wahl:

• Einsätze statt nur Schichten: Jeder Einsatz hat Kunde, Adresse, Zeit, Mitarbeiter, Tätigkeiten und Hinweise. Daraus entsteht der Dienstplan jedes Mitarbeiters in der App.
• Planungs-Check: Crew Active warnt, wenn jemand doppelt verplant ist, über seine vertraglichen Wochenstunden kommt oder sich als nicht verfügbar gemeldet hat. Fahrzeuge, Maschinen und Unterkünfte planen Sie gleich mit.
• Änderungen sofort auf dem Handy: Neue, geänderte oder gelöschte Einsätze kommen per Push. Eingeteilte Einsätze bleiben auch ohne Empfang sichtbar.
• Zeiterfassung und Chat inklusive: Ihr Team stempelt im selben Einsatz, Sie sehen Plan gegen Ist. Die Stunden gehen als Excel oder LODAS-Datei für DATEV ans Lohnbüro.
• Alle Funktionen in jedem Paket, fester Paketpreis: 199 € im Monat für bis zu 20 Mitarbeiter, 379 € für bis zu 50, ohne Mindestlaufzeit.
• In 5 Sprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch.
• Sofort selbst testen: 1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte. Kein Angebot abwarten, kein Jahresvertrag.

Was eine Einsatzplanung Software können muss

Ein Dienstplan beantwortet die Frage, wer wann arbeitet. Sobald Ihre Leute bei Kunden, in Objekten oder auf Baustellen arbeiten, reicht das nicht mehr. Dann entscheiden diese Punkte:

• Einsätze mit Kunde und Adresse. Fehlen Ort und Hinweise im Plan, landen sie wieder in WhatsApp-Gruppen und auf Zetteln.
• Übersicht über Tage und Wochen. Kalender und Plantafel zeigen, wer wann wo eingeplant ist. Einsätze verschieben Sie per Drag & Drop.
• Warnungen vor dem Veröffentlichen. Doppelbelegung, zu viele Stunden, gemeldeter Urlaub: Die Software sollte warnen, bevor der Plan beim Team ist.
• Serien. Unterhaltsreinigung, Pflegerunden, Wartung oder Winterdienst wiederholen sich. Serien sparen jede Woche Zeit.
• Eine App, die Ihr Team wirklich nutzt. Push bei Änderungen, Nutzung ohne Empfang, die Sprache des Mitarbeiters.
• Zeiterfassung im selben System. Nur dann sehen Sie, ob der Plan aufgegangen ist, und haben die Stunden für den Lohn ohne Abtippen.
• Ein klarer Preis. Pro Nutzer, je Modul, mit Grundgebühr oder Jahresvertrag: Rechnen Sie mit Ihrer echten Teamgröße.

Sie wollen erst einmal ohne Software anfangen? Unser kostenloser Dienstplan online plant eine Woche im Browser, ohne Anmeldung. Für feste Schichtsysteme gibt es den Schichtplaner. Warum sich der Wechsel von Excel lohnt, lesen Sie in Excel vs. Software.

Die sieben Anbieter im Überblick

Crew Active: unsere Empfehlung

Crew Active ist unser eigenes Produkt, gebaut für Betriebe mit Teams im Außeneinsatz, etwa in der Gebäudereinigung, am Bau, im Garten- und Landschaftsbau, im Winterdienst und in der ambulanten Pflege. Alle Funktionen der Planung stehen auf unserer Seite Einsatzplanung Software.

Was es kann:

• Kalender in Tages-, Wochen- und Monatsansicht: Einsätze per Drag & Drop verschieben, die Dauer durch Ziehen am Rand ändern
• Plantafel: Mitarbeiter und Ressourcen als Zeilen, Tage als Spalten, auch über zwei Wochen
• Planungs-Check: Warnung bei Doppelbelegung, bei Überschreitung der vertraglichen Wochenstunden und bei gemeldeter Nichtverfügbarkeit. Crew Active warnt, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
• Wiederkehrende Einsätze im Rhythmus von Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren, mit Ausnahmen für einzelne Termine
• Kunden mit mehreren Objektadressen, Hinweise fürs Team, interne Notizen fürs Büro und Fotos direkt am Einsatz
• Fahrzeuge, Maschinen und Unterkünfte im Einsatz, mit Warnung bei Doppelbuchung
• Entwurf oder veröffentlicht: Erst beim Veröffentlichen bekommt das Team Bescheid
• Einsatzanfragen an ausgewählte Mitarbeiter, die zu- oder absagen
• Feste Touren mit Team, Wochentagen, Startzeit und Ihrer Reihenfolge der Objekte, vier Wochen im Voraus geplant
• App für iOS und Android: Push bei neuen, geänderten oder gelöschten Einsätzen, eingeteilte Einsätze auch ohne Empfang sichtbar
• Zeiterfassung mit Start, Pause und Stopp im selben Einsatz, auch ohne Empfang, dazu Plan gegen Ist im Dashboard
• Stunden je Mitarbeiter und je Kunde als Excel, dazu je Monat eine LODAS-Datei für DATEV
• App auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch

Preis und Test: ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 119 € für bis zu 10, 199 € für bis zu 20, 239 € für bis zu 30 und 379 € für bis zu 50. Alle Funktionen sind in jedem Paket enthalten, es gibt keine Mindestlaufzeit. 1 Monat kostenlos testen, keine Kreditkarte.

Gut zu wissen: Feste Touren fahren Sie in Ihrer eigenen Reihenfolge der Objekte, eine automatische Routenoptimierung gibt es nicht.

HERO

HERO ist eine Handwerkersoftware mit Angeboten, Rechnungen, Zeiterfassung, Plantafel und App.

Laut Website des Anbieters: Quellen: hero-software.de/features/baustellenplaner/einsatzplanung, hero-software.de/anwendungen/gebaeudereiniger-software

• Digitale Plantafel: Mitarbeiter, Werkzeuge und Fahrzeuge per Drag & Drop einem Projekt zuweisen
• Termine als Einzeltermine oder als Serientermine
• App für iOS und Android, mit Benachrichtigung bei einem neuen Einsatz, auch offline nutzbar
• App in 17 Sprachen
• Zeiterfassung in allen Plänen

Preis und Test: zzgl. MwSt.: HERO Select ab 69 € im Monat bei jährlicher und ab 79 € bei monatlicher Zahlung, mit 1 Standard-Lizenz, für Betriebe mit bis zu 5 Mitarbeitenden. HERO OS ab 119 € bzw. 135 €. Jede App-Lizenz kostet 22 € bzw. 25 € je Nutzer und Monat. 14 Tage kostenlos testen. Quelle: hero-software.de/preise. Mehr dazu: Crew Active und HERO im Vergleich.

mfr

mfr ist eine Field-Service-Software für Handwerk und Service, mit Einsatzplanung, Routenoptimierung, Aufträgen und Zeiterfassung.

Laut Website des Anbieters: Quellen: mfr-deutschland.de/einsatzplanung, mfr-deutschland.de/mfr-app

• Digitale Plantafel in Tages-, Wochen- und Monatsansicht, dazu alle Aufträge auf einer Karte
• Drag & Drop und Konflikterkennung gegen Doppelbelegungen
• Wiederkehrende Aufträge, ein Wartungsplaner ab dem Paket Professional
• Mitarbeiter, Werkzeuge und Fahrzeuge in der Plantafel
• App für iOS und Android, auch ohne Internet nutzbar

Preis und Test: zzgl. MwSt.: Basic 29 € je Nutzer und Monat, begrenzt auf 5 Nutzer, Professional 39 €, Enterprise 55 €. Die Basis-Pakete enthalten 5 Nutzer. Die Vertragslaufzeit beträgt 1 Jahr und verlängert sich automatisch. GPS-Tracking und Fahrtenbuch kosten 12 € im Monat plus einmalig ab 150 € je Tracker. Die Website bietet „Kostenlos testen“ an, nennt aber keine Testdauer. Quelle: mfr-deutschland.de/preise.

123erfasst

123erfasst ist eine Software für Bau und Handwerk in Modulen wie Projekte, Planung, Personal und Geräte.

Laut Website des Anbieters: Quellen: 123erfasst.de/planung, 123erfasst.de/disposition, 123erfasst.de/faq

• Projekte, Geräte und Personal im Kalender per Drag & Drop disponieren, einzeln oder im Team
• Geräteplanung für die Baustelle
• App für iOS und Android, auch im Offline-Modus. Laut FAQ braucht nicht jeder Mitarbeiter ein Handy, sondern nur Polier, Vorarbeiter oder Baustellenleiter.
• Die Zeiterfassung ist ein eigenes Modul (Personal)

Preis und Test: Jedes Modul gibt es in den Stufen Free, Standard und Pro. Planung: Free für 1 User, Standard 60 € bei monatlicher und 50 € bei jährlicher Abrechnung, pro User und Monat. Personal (Zeiterfassung): Free für bis zu 10 User, Standard 8,40 € bzw. 7 €, Pro 14,40 € bzw. 12 €. Ob die Beträge netto gelten, steht auf der Preisseite nicht. Die Registrierseite nennt 30 Tage Test in vollem Umfang. Quelle: 123erfasst.de/preise. Mehr dazu: Crew Active und 123erfasst im Vergleich.

Papershift

Papershift ist eine Cloud-Software für Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnvorbereitung, mit Branchenseiten für Gastronomie, Einzelhandel, Produktion, Gesundheit und Logistik.

Laut Website des Anbieters: Quellen: papershift.com/dienstplanung, papershift.com/dienstplan-app

• Dienstplan nach Arbeitsbereichen und Schichten, farblich nach Bereichen, Rollen oder Schichtarten
• Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Regeln werden automatisch geprüft
• Wiederkehrende und rollierende Schichten
• Kostenlose Plan App für iOS und Android: Schichten sehen, sich auf Schichten bewerben, Abwesenheiten anlegen
• Zeiterfassung in allen Paketen, die Dienstplanung ab dem Paket Premium

Preis und Test: Ab 16 Mitarbeitern im Paket Premium 6 € je Mitarbeiter bei monatlicher und 5,40 € bei jährlicher Zahlung, im Jahres-Abo, plus 39 € Grundgebühr im Monat, zzgl. MwSt. (je Mitarbeiter aus dem Preisrechner errechnet). Für bis zu 15 Mitarbeiter gibt es Papershift Light: Premium 60 € im Monat mit 10 Lizenzen, jede weitere 6 €, bei mindestens 24 Monaten Vertragslaufzeit. 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Quellen: papershift.com/preise, papershift.com/papershift-light. Mehr dazu: Crew Active und Papershift im Vergleich.

clockin

clockin ist eine App für Zeiterfassung, Projekte und Dokumentation, vor allem für Handwerk und Bau. Die Einsatz- und Schichtplanung gibt es als Add-on.

Laut Website des Anbieters: Quellen: clockin.de/funktionen-von-clockin/personaleinsatzplanung, clockin.de/preise

• Einsätze per Drag & Drop planen und besetzen
• Automatische Warnungen bei Doppelbelegung oder Stundenüberschreitung
• Push-Benachrichtigung bei Planänderungen
• Kunden, Projektorte und Ansprechpartner je Projekt in der App
• App in 26 Sprachen
• Eine digitale Plantafel steht in der Paketübersicht als „bald verfügbar“

Preis und Test: zzgl. MwSt.: Starter 3,99 €, Pro 6,99 €, Expert 9,99 € je Nutzer und Monat bei monatlicher Laufzeit, günstiger bei 12 oder 24 Monaten. Unter 5 Nutzern kommt eine Plattform-Pauschale von 10 € im Monat dazu. Das Add-on Schichtplanung kostet 30 € im Monat für 1 bis 20 Lizenzen und 50 € für 21 bis 50. 14 Tage kostenlos, keine Zahlungsdaten. Mehr dazu: Crew Active und clockin im Vergleich.

Crewmeister

Crewmeister ist eine Zeiterfassung für kleine Betriebe per App, Terminal oder Browser, mit Urlaubsplaner und einem Dienstplaner als Zusatz.

Laut Website des Anbieters: Quellen: crewmeister.com/de/dienstplaner, crewmeister.com/de/funktionsuebersicht

• Online-Dienstplaner: freie Mitarbeiter per Drag & Drop den Schichten zuordnen
• Wiederkehrende Schichtmodelle als Vorlage speichern
• Bei geänderten Schichten informiert das System die Mitarbeiter per App oder E-Mail
• Zeiterfassung auch ohne Internet, zuordenbar zu Projekten, Kunden oder Aufgaben

Preis und Test: zzgl. ggf. anfallender MwSt.: Go ab 1,50 €, Easy ab 2 €, Pro ab 3 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Der Preis von 1,50 € gilt laut Preisseite bei 50 Mitarbeitern. Der Schichtplaner kostet als Zusatz ab 2 € je Nutzer und Monat. Jederzeit zum Ende der Abo-Periode kündbar. 14 Tage kostenlos, keine Zahlungsdaten. Quelle: crewmeister.com/de/preise. Mehr dazu: Crew Active und Crewmeister im Vergleich.

Vergleichstabelle

Keine Angabe: auf den geprüften Seiten des Anbieters nicht genannt. Das heißt nicht, dass die Funktion fehlt. Alle Anbieter geprüft am 09.10.2026 auf ihren eigenen Websites. Weitere Quellen für die Tabelle: hero-software.de/features/app, 123erfasst.de/personal, papershift.com/marketplace/plan-app, clockin.de/funktionen-von-clockin/schichtplan-software.

So finden Sie die passende Software

1. Planen Sie im Test eine echte Woche

Legen Sie Ihre echte nächste Woche an: alle Kunden, alle Objekte, alle Serien. Dann melden Sie einen Mitarbeiter krank und planen um. Wie viele Klicks braucht das, und merkt die Software, wenn Sie jemanden doppelt einplanen? In Crew Active zeigt der Planungs-Check den Konflikt sofort, und wer umgeplant wird, bekommt die Änderung per Push.

2. Rechnen Sie mit Ihrer echten Teamgröße

Ein Beispiel mit 20 Mitarbeitern, nach den Preisseiten bei monatlicher Zahlung, zzgl. MwSt.: Bei mfr Professional sind das 20 mal 39 €, also 780 € im Monat, bei 1 Jahr Vertragslaufzeit. Bei HERO OS kostet die erste Lizenz 135 € und jede App-Lizenz 25 €, mit 19 App-Lizenzen also 610 € im Monat. Crew Active kostet für bis zu 20 Mitarbeiter 199 € im Monat, mit allen Funktionen und ohne Mindestlaufzeit. Reine Zeiterfassungen mit Schichtplan-Zusatz sind pro Kopf günstiger. Prüfen Sie dort, ob der Zusatz Einsätze mit Kunde, Adresse und Fahrzeug plant oder Schichten nach Bereichen.

3. Achten Sie auf die App Ihres Teams

Der beste Plan hilft nichts, wenn er nicht beim Team ankommt. Fragen Sie jeden Anbieter: Kommt jede Änderung per Push? Sieht der Mitarbeiter seine Einsätze im Keller ohne Empfang? Gibt es die App in seiner Sprache? In Crew Active kommt jede Änderung per Push, eingeteilte Einsätze bleiben offline sichtbar, und jeder Mitarbeiter stellt seine Sprache selbst ein, auch Türkisch oder Rumänisch.

4. Halten Sie Planung und Zeiterfassung zusammen

Liegen Plan und Stempelung im selben System, sehen Sie Plan gegen Ist je Mitarbeiter, und die Stunden gehen ohne Abtippen ans Lohnbüro. Bei einigen Anbietern ist die Planung ein Zusatz zur Zeiterfassung oder die Zeiterfassung ein eigenes Modul. In Crew Active ist beides in jedem Paket, mit Excel-Export und LODAS-Datei für DATEV. Die Stunden prüfen Sie vorher mit unserem kostenlosen Arbeitszeitrechner.

5. Klären Sie den Weg bis zum Start

Fragen Sie nach Vertragslaufzeit, Einrichtung und Vertrieb. Bei mfr läuft der Vertrag laut Preisseite 1 Jahr, bei Papershift Light mindestens 24 Monate. Crew Active richten Sie selbst ein, testen einen Monat kostenlos und zahlen danach ohne Mindestlaufzeit.

Kurz beantwortet

• Sie planen Teams bei Kunden, in Objekten oder auf Baustellen und wollen Planung, Zeiterfassung und App zu einem festen Preis: Crew Active.
• Ihre Mitarbeiter sprechen Türkisch oder Rumänisch: Crew Active, auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch.
• Sie wollen nächste Woche starten, ohne Jahresvertrag: Crew Active, 1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Mindestlaufzeit.
• Sie brauchen Angebote und Rechnungen fürs Handwerk im selben System: Dann schauen Sie sich laut Website des Anbieters HERO an.
• Sie brauchen eine automatische Routenoptimierung: Die bietet laut Website mfr.

Sie suchen eine Lösung für Ihre Branche? Lesen Sie unsere Vergleiche für die Gebäudereinigung, den Bau, den GaLaBau, den Winterdienst und die ambulante Pflege.

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Jetzt selbst testen: Crew Active 1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Legen Sie Ihre nächste Woche als Einsätze an, veröffentlichen Sie den Plan und sehen Sie nach einer Woche, ob Plan und Ist zusammenpassen.

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