Dienstplan Software Vergleich 2026: 7 Programme mit Preisen

Ein Dienstplan in Excel klappt, bis jemand krank wird, tauschen will oder fragt, wann er nächste Woche dran ist. Dann wird daraus eine WhatsApp-Kette. Eine Dienstplan Software bringt den Plan aufs Handy Ihres Teams, warnt vor Fehlern und hält die Stunden fest. Wir haben sieben Dienstplanprogramme für kleine und mittlere Betriebe verglichen: Crew Active, Papershift, Aplano, Staffomatic, Planday, Shiftbase und Crewmeister. Zur Transparenz: Crew Active ist unser eigenes Produkt. Alle Angaben zu den anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites, geprüft am 05.11.2026. Preise und Funktionen ändern sich, prüfen Sie sie vor der Entscheidung selbst.

Kurz beantwortet

• Welche Dienstplan Software passt zu meinem Betrieb? Arbeitet Ihr Team bei Kunden, in Objekten oder auf Baustellen, empfehlen wir Crew Active: Dienstplan, Einsätze mit Adresse und Zeiterfassung in einer App, ab 69 € netto im Monat. Planen Sie Schichten an einem festen Standort und brauchen Schichttausch, schauen Sie sich Papershift, Aplano, Staffomatic, Planday oder Shiftbase an. Sie bieten ihn laut ihren Websites.
• Was kostet ein Dienstplanprogramm? Die meisten Anbieter rechnen je Mitarbeiter ab, manche mit Grundgebühr oder Mindestzahl. Crew Active hat einen festen Paketpreis je Teamgröße. Ein Rechenbeispiel für 20 Mitarbeiter steht weiter unten.
• Was ist eine Personaleinsatzplanung Software? Sie plant nicht nur, wer wann arbeitet, sondern auch wo: jeder Einsatz mit Kunde und Team, die Adresse am Einsatz wählbar. Mehr dazu im Einsatzplanung Software Vergleich 2026.
• Gibt es Schichttausch und eine Prüfung der Ruhezeiten? Schichttausch per App nennen Papershift, Aplano, Staffomatic, Planday und Shiftbase. Ruhezeiten berücksichtigt laut Website Aplano ab Basic, Planday nennt Compliance-Warnungen. Crew Active hat beides nicht, es warnt bei Doppelbelegung, gemeldeter Nichtverfügbarkeit und zu vielen Wochenstunden.

Unser Fazit vorweg

Für Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern, deren Teams bei Kunden, in Objekten oder auf Baustellen arbeiten, empfehlen wir Crew Active:

• Der Dienstplan entsteht aus Einsätzen: Jeder Einsatz hat Kunde, Zeit, Team und Ihre Hinweise. Die Adresse wählen Sie am Einsatz. Standardmäßig sieht jeder Mitarbeiter in der App nur seine eigenen Einsätze. Die Team-Ansicht lässt sich zuschalten.
• Planungs-Check: Crew Active warnt, wenn jemand doppelt verplant ist, sich als nicht verfügbar gemeldet hat oder über seine hinterlegten Wochenstunden kommt.
• Änderungen sofort auf dem Handy: Ein neu angelegter Einsatz geht beim Speichern per Push ans Team, ebenso Änderungen und Löschungen.
• Abwesenheiten in der App: Ihr Team beantragt Urlaub oder meldet sich krank, Sie genehmigen im Browser. Wer an einem Tag nicht kann, meldet sich als nicht verfügbar.
• Zeiterfassung im selben Einsatz: Start, Pause und Stopp in der App, im Dashboard Plan gegen Ist. Die Stunden gehen als Excel oder LODAS-Datei für DATEV ans Lohnbüro.
• Fester Paketpreis: 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 199 € für bis zu 20, ohne Grundgebühr und ohne Mindestlaufzeit.
• In 12 Sprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch, Rumänisch, Polnisch, Ungarisch, Spanisch, Griechisch, Ukrainisch, Russisch und Bulgarisch.
• Sofort selbst testen: 1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte. Im Test sind bis zu 30 Mitarbeiter gleichzeitig aktiv.

Was Crew Active nicht hat: Schichttausch zwischen Mitarbeitern, eine Prüfung der Ruhezeiten und fertige Schichtvorlagen. Planen Sie vor allem Früh-, Spät- und Nachtschichten an einem Standort und brauchen genau das, ist einer der Schichtplaner unten die bessere Wahl.

Was eine Dienstplan Software können muss

Darauf kommt es im Alltag an:

• Der Plan auf dem Handy. Jeder sieht seine Dienste in einer App und bekommt Änderungen per Push. Sonst landet der Plan wieder als Foto in der WhatsApp-Gruppe.
• Abwesenheiten im selben System. Urlaub und Krankmeldungen gehören in den Plan, damit niemand eingeteilt wird, der fehlt.
• Warnungen vor dem Veröffentlichen. Doppelt verplant, zu viele Stunden, gemeldeter Urlaub: Die Software sollte warnen, bevor der Plan beim Team ist.
• Ersatz finden. Fällt jemand aus, brauchen Sie schnell eine Vertretung: über Schichttausch, offene Schichten oder eine Anfrage an Kollegen.
• Zeiterfassung dazu. Nur dann sehen Sie, ob der Plan aufgegangen ist, und haben die Stunden für den Lohn ohne Abtippen.
• Arbeitszeitregeln. Höchstarbeitszeit und Ruhezeit nach dem Arbeitszeitgesetz muss der Arbeitgeber einhalten. Manche Programme helfen dabei mit Regeln und Warnungen.
• Ein klarer Preis und klarer Datenschutz. Je Mitarbeiter, mit Grundgebühr oder als Paket? Und wo liegen die Daten Ihres Teams?

Sie wollen erst einmal ohne Software anfangen? Mit unserem kostenlosen Dienstplan online planen Sie eine Woche im Browser, ohne Anmeldung. Für feste Früh-, Spät- und Nachtschichten gibt es den Schichtplaner. Tipps für den Plan selbst stehen in Dienstplan erstellen: Tipps.

Dienstplan Software oder Personaleinsatzplanung Software?

Die meisten Dienstplanprogramme denken in Schichten an einem Standort: Früh, Spät, Nacht, Theke, Küche, Station. Dafür sind Papershift, Aplano, Staffomatic, Planday und Shiftbase laut ihren Websites gebaut, oft mit Schichttausch, offenen Schichten und Regeln für Arbeitszeiten.

Arbeitet Ihr Team dagegen bei Kunden, in Objekten oder auf Baustellen, reicht eine Schicht nicht. Dann braucht jeder Einsatz Kunde, Adresse, Zeit, Team und Hinweise wie Schlüssel oder Zugang. Das ist Personaleinsatzplanung, und dafür ist Crew Active gebaut. Was Ihr Team dann in der App sieht, zeigen wir auf der Seite Dienstplan App.

Die sieben Dienstplanprogramme im Überblick

Crew Active: unsere Empfehlung für Teams im Außeneinsatz

Crew Active ist unser eigenes Produkt, gebaut für Betriebe, deren Teams bei Kunden arbeiten, etwa in der Gebäudereinigung, am Bau, im Garten- und Landschaftsbau und im Winterdienst. Alle Planungsfunktionen stehen auf der Seite Einsatzplanung Software.

Was es kann:

• Kalender in Tages-, Wochen- und Monatsansicht und eine Plantafel mit Mitarbeitern als Zeilen und Tagen als Spalten, Einsätze per Drag & Drop
• Jeder Einsatz mit Kunde, Zeit, Team, Hinweisen fürs Team und internen Notizen fürs Büro. Kunden können eine oder mehrere Adressen haben, am Einsatz können Sie eine davon wählen
• Eigene Beginn- und Endzeit je Einsatz, auch über Mitternacht
• Serien im Rhythmus von Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren, auch nur Montag bis Freitag. Eine Änderung gilt für einen Tag, ab diesem Tag oder für die ganze Serie
• Planungs-Check im Büro: Warnung bei Doppelbelegung, bei gemeldeter Nichtverfügbarkeit und bei Überschreitung der vertraglichen Wochenstunden, wenn diese hinterlegt sind
• Ein neu angelegter Einsatz geht beim Speichern per Push ans Team, ebenso Änderungen und Löschungen
• Einsatzanfragen: Sie fragen ausgewählte Mitarbeiter, sie sagen in der App zu oder ab
• Urlaub und Freizeitausgleich in der App beantragen, sich krank oder „nicht verfügbar“ melden. Genehmigen Sie eine Abwesenheit, zeigt Crew Active die Einsätze ohne Mitarbeiter und schlägt Kollegen vor, die frei sind
• App für iOS und Android, eingeteilte Einsätze auch ohne Empfang sichtbar
• Zeiterfassung mit Start, Pause und Stopp im Einsatz, dazu Plan gegen Ist je Mitarbeiter im Dashboard
• Stunden je Mitarbeiter und je Kunde als Excel, dazu je Monat eine LODAS-Datei für DATEV
• App auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch, Rumänisch, Polnisch, Ungarisch, Spanisch, Griechisch, Ukrainisch, Russisch und Bulgarisch

Preis und Test: 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 119 € für bis zu 10, 199 € für bis zu 20, 239 € für bis zu 30 und 379 € für bis zu 50. Alle Funktionen sind in jedem Paket enthalten (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage; nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra), es gibt keine Mindestlaufzeit. 1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Im Test sind bis zu 30 Mitarbeiter gleichzeitig aktiv. Alle Pakete auf unserer Preisseite.

Datenschutz: Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in der EU. Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen wir auf Anfrage ohne Aufpreis mit Ihnen ab. Einen Serverstandort in Deutschland bieten wir derzeit nicht.

Gut zu wissen: Schichttausch zwischen Mitarbeitern, eine Prüfung der Ruhezeiten und fertige Schichtvorlagen gibt es in Crew Active nicht. Mitarbeiter können offene Einsätze nicht selbst übernehmen. Fällt jemand aus, schlägt Crew Active Ihnen freie Kollegen als Vertretung vor, oder Sie fragen ausgewählte Mitarbeiter mit einer Einsatzanfrage.

Papershift

Papershift ist laut eigener Website eine HR-Software für Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnvorbereitung, mit Branchenseiten für Gastronomie, Einzelhandel, Produktion, Gesundheit und Logistik.

Laut Website des Anbieters: Quellen: papershift.com/dienstplanung, papershift.com/zeiterfassung/app, papershift.com/preise

• Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Regeln werden automatisch geprüft
• Mitarbeiter pflegen Wunschzeiten und tauschen Schichten direkt per App
• Digitale Dienstplanung ab dem Paket Premium, mit Mehr-Standort-Planung
• Zeiterfassungs-App für iOS und Android, online und offline nutzbar
• DATEV- und LODAS-Export im Paket Professional
• Laut Seite Dienstplanung werden die Daten in Deutschland gehostet

Preis und Test: Premium mit Dienstplanung: 96 € im Monat für 16 Mitarbeiter bei monatlicher Zahlung, 86,40 € bei jährlicher, plus 39 € Grundgebühr. Core (Zeiterfassung ohne Dienstplanung) 64 €, Professional 144 € für 16 Mitarbeiter, alles zzgl. MwSt. Für bis zu 15 Mitarbeiter gibt es Papershift Light: Premium 60 € im Monat mit 10 Lizenzen, jede weitere 6 €, ohne Grundgebühr, bei mindestens 24 Monaten Vertragslaufzeit. Ob diese Preise netto oder brutto sind, sagt die Seite zu Papershift Light nicht. 14 Tage kostenlos testen. Quellen: papershift.com/preise, papershift.com/papershift-light. Mehr dazu: Crew Active und Papershift im Vergleich.

Aplano

Aplano ist laut eigener Website ein Online-Schichtplaner mit Zeiterfassung, Abwesenheiten und Auswertung.

Laut Website des Anbieters: Quellen: aplano.de/preise, aplano.de/dienstplan-software

• Android- und iOS-App schon im kleinsten Paket Core
• Schichttausch, Schicht- und Wochenvorlagen ab dem Paket Basic
• Ruhezeiten und Pausenregelungen anlegen, die das System bei der Schichtplanung berücksichtigt, ab Basic
• Konfliktmeldungen bei überschneidenden Schichten oder nicht verfügbaren Zeiten, offene Schichten und Zeiterfassung im Paket Pro
• Stempeln per App mit Geolokalisierung und Schichtadressen im Paket Pro

Preis und Test: Core 0,50 €, Basic 2 €, Pro 4,50 € je Mitarbeiter und Monat. Ob netto oder brutto, nennt die Preisseite nicht. Laufzeit ein Monat. 14 Tage kostenlos alle Pro-Funktionen testen, ohne Zahlungsdaten.

Staffomatic

Staffomatic ist laut eigener Website ein Schichtplaner mit Urlaubsplaner, Stempeluhr und Mitarbeiter-App, mit mehreren Standorten ohne Aufpreis.

Laut Website des Anbieters: Quellen: staffomatic.com/de/preise, staffomatic.com/de/funktionen/schichtplaner, docs.staffomatic.com: Wo stehen die Server?

• Schichttausch zwischen Mitarbeitenden und Bewerbung auf offene Schichten
• Verhindert beim Planen Doppelbuchungen und Überstunden
• Mitarbeiter-App für iOS und Android in allen Tarifen
• Zeiterfassung, Verfügbarkeiten und Qualifikationen ab dem Tarif Professional
• Arbeitszeitkonto, Zuschläge und DATEV-Export im Tarif Premium
• Die gemieteten Server stehen in Deutschland

Preis und Test: zzgl. MwSt., je Person und Monat: Basic 2 €, Professional 4 €, Premium 6 € bei jährlicher Zahlung, monatlich 2,40 €, 4,80 € und 7 €. Mindestens 10 Personen. 14 Tage kostenlos, keine Zahlungsdaten, der Test geht nicht in eine bezahlte Version über. Mehr dazu: Crew Active und Staffomatic im Vergleich.

Planday

Planday ist laut eigener Website eine Software für Dienstplan, Zeiterfassung und Personalmanagement, unter anderem für Gastgewerbe, Einzelhandel, Hotels und Pflegeheime.

Laut Website des Anbieters: Quellen: planday.com/de/preise, planday.com/de/so-funktioniert-es/dienstplanung, Planday-Vereinbarung zur Datenverarbeitung

• Mitarbeiter tauschen Schichten, geben sie ab und fordern offene Schichten an, Sie genehmigen per App
• Arbeitszeitregelungen und Compliance-Warnungen schon im Tarif Starter
• App für iOS und Android zum Ein- und Ausstempeln und für die Kommunikation
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung im Tarif Plus
• Hosting bei Microsoft Azure in der EU, laut Vereinbarung zur Datenverarbeitung

Preis und Test: Starter 2,99 € je Benutzer und Monat, mindestens 5 Benutzer. Plus 4,99 € je Benutzer plus 25 € Abogebühr im Monat, mindestens 10 Benutzer. Pro auf Anfrage. Ob netto oder brutto, nennt die Preisseite nicht. Jederzeit kündbar. 30 Tage kostenlos, keine Kreditkarte. Mehr dazu: Crew Active und Planday im Vergleich.

Shiftbase

Shiftbase ist laut eigener Website eine Software für Dienstplan, Zeiterfassung und Abwesenheiten, mit Umsatzprognose und Kassenanbindung in den größeren Tarifen.

Laut Website des Anbieters: Quelle: shiftbase.com/de/preise

• Free-Tarif für bis zu 15 Mitarbeitende: manuelle Dienstplanung und Zeiterfassung, App für iOS und Android
• Konflikterkennung: Warnung, wenn eine Schicht mit einer Abwesenheit oder einer anderen Schicht kollidiert oder außerhalb der Verfügbarkeit liegt
• Schichttausch mit Freigabe, offene Schichten und Verfügbarkeiten ab dem Tarif Basic, dazu Ein- und Ausstempeln am Handy
• Stempeln nur innerhalb eines GPS-Radius im Tarif Premium
• Das Add-on Compliance+ für Arbeitszeitregeln nach Arbeitszeitgesetz ist angekündigt („bald“), 0,50 € je Mitarbeiter und Monat
• DSGVO, Daten in der EU, ISO/IEC 27001 zertifiziert

Preis und Test: bei monatlicher Zahlung: Free 0 € für bis zu 15 Mitarbeitende. Basic 30 € im Monat mit 6 Mitarbeitenden, jede weitere Person 4 €. Premium 75 € mit 12 Mitarbeitenden, jede weitere 5,25 €. Enterprise auf Anfrage. Jährlich 10 % günstiger. Ob netto oder brutto, nennt die Preisseite nicht. 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Mehr dazu: Crew Active und Shiftbase im Vergleich.

Crewmeister

Crewmeister ist laut eigener Website vor allem eine Zeiterfassung per App, Terminal oder Browser, mit Urlaubsplaner und einem Schichtplaner als Zusatz.

Laut Website des Anbieters: Quellen: crewmeister.com/de/preise, crewmeister.com/de/schichtplaner, crewmeister.com/de/funktionsuebersicht

• Schichtvorlagen, verfügbare Mitarbeiter per Drag & Drop einteilen, Abwesenheiten aus dem Urlaubsplaner im Plan
• Mitarbeiter werden über ihre Schichten und Änderungen per App oder E-Mail informiert
• Geplante und gestempelte Zeiten im Abgleich
• App für iOS und Android, Stempeln auch ohne Internet
• Datenverarbeitung auf Servern in Deutschland

Preis und Test: zzgl. ggf. anfallender MwSt., je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung: Go ab 1,50 €, Easy ab 2 €, Pro ab 3 €. Die 1,50 € gelten laut Preisseite bei 50 Mitarbeitern, kleinere Teams zahlen je Nutzer mehr. Der Schichtplaner kostet ab 2 € je Nutzer und Monat dazu. 14 Tage kostenlos, keine Zahlungsdaten, der Test endet automatisch. Mehr dazu: Crew Active und Crewmeister im Vergleich.

Dienstplan Software im direkten Vergleich

Keine Angabe: auf den geprüften Seiten des Anbieters nicht genannt. Das heißt nicht, dass die Funktion fehlt. Alle Anbieter geprüft am 05.11.2026 auf ihren eigenen Websites. Weitere Quellen: papershift.com/dienstplan-app, aplano.de/funktionen, planday.com/de, crewmeister.com/de/dienstplaner.

So finden Sie das passende Dienstplanprogramm

1. Klären Sie: Schichten oder Einsätze?

Arbeiten alle an einem Ort, etwa im Restaurant, im Laden oder auf Station, planen Sie Schichten. Dann zählen Schichttausch, offene Schichten und Arbeitszeitregeln, und ein reiner Schichtplaner passt gut. Arbeitet Ihr Team bei Kunden, braucht jeder Einsatz Adresse und Hinweise. Dann planen Sie mit Crew Active Einsätze, und der Dienstplan jedes Mitarbeiters entsteht daraus.

2. Rechnen Sie mit Ihrer echten Teamgröße

Ein Beispiel mit 20 Mitarbeitern, nach den Preisseiten bei monatlicher Zahlung (geprüft am 05.11.2026; zzgl. MwSt., wo der Anbieter das angibt):

• Aplano Pro mit Zeiterfassung und Konfliktmeldungen: 20 mal 4,50 €, also 90 € im Monat.
• Staffomatic Professional mit Zeiterfassung: 20 mal 4,80 €, also 96 € netto, bei jährlicher Zahlung 80 €.
• Shiftbase Premium: 75 € mit 12 Mitarbeitenden plus 8 mal 5,25 €, also 117 €. Basic: 30 € plus 14 mal 4 €, also 86 €.
• Planday Plus: 20 mal 4,99 € plus 25 € Abogebühr, also 124,80 €.
• Papershift Premium mit Dienstplanung: 20 mal 6 € plus 39 € Grundgebühr, also 159 € netto.
• Crew Active: 199 € netto im Monat für bis zu 20 Mitarbeiter, ohne Grundgebühr und ohne Mindestlaufzeit.

Für reine Schichtplanung sind diese Anbieter günstiger als Crew Active. Bei Crew Active sind Einsätze mit Kunde und Adresse, Zeiterfassung im Einsatz, Plan gegen Ist, Chat und die LODAS-Datei für DATEV im Paketpreis enthalten. Bei Crewmeister hängt der Preis je Mitarbeiter von der Teamgröße ab. Fragen Sie dort nach einem Angebot für Ihr Team.

3. Testen Sie mit den Handys Ihres Teams

Legen Sie im Test Ihre echte nächste Woche an und laden Sie zwei, drei Mitarbeiter ein. Kommt jede Änderung per Push? Sieht man den Plan auch ohne Empfang? Gibt es die App in der Sprache Ihrer Leute? In Crew Active stellt jeder seine Sprache selbst ein, auch Türkisch, Rumänisch, Polnisch, Ungarisch, Spanisch, Griechisch, Ukrainisch, Russisch oder Bulgarisch.

4. Behalten Sie die Arbeitszeitregeln selbst im Blick

Das Arbeitszeitgesetz verlangt nach Arbeitsende in der Regel 11 Stunden Ruhezeit (§ 5) und begrenzt die Arbeitszeit auf 8 Stunden am Werktag, bis 10 mit Ausgleich (§ 3). Einige Programme helfen mit Regeln und Warnungen, die Pflicht bleibt aber beim Arbeitgeber. Crew Active warnt bei zu vielen Wochenstunden, prüft aber keine Ruhezeiten. Wie Sie Arbeitszeiten richtig erfassen, lesen Sie in Zeiterfassung Pflicht in Deutschland.

5. Fragen Sie, wo die Daten liegen

Dienstpläne enthalten Namen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Fragen Sie jeden Anbieter nach dem Serverstandort und dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Staffomatic und Crewmeister nennen Server in Deutschland, Papershift Hosting in Deutschland, Planday und Shiftbase die EU. Crew Active speichert in einem Rechenzentrum in der EU und schließt den Vertrag auf Anfrage ohne Aufpreis.

Unser Fazit

Wer Mitarbeiter bei Kunden, in Objekten oder auf Baustellen einplant, ist mit Crew Active gut bedient: Dienstplan, Einsätze mit Adresse, Abwesenheiten und Zeiterfassung in einer App, zu einem festen Paketpreis und ohne Mindestlaufzeit.

Wer Schichten an einem festen Standort plant, findet bei den anderen Anbietern laut ihren Websites viel dafür: Schichttausch bei Papershift, Aplano, Staffomatic, Planday und Shiftbase, Ruhezeiten bei Aplano, Compliance-Warnungen bei Planday und einen Free-Tarif bei Shiftbase. Crewmeister ist vor allem eine günstige Zeiterfassung mit Schichtplaner als Zusatz.

Sie planen Teams im Außeneinsatz und wollen mehr Anbieter sehen? Lesen Sie unseren Einsatzplanung Software Vergleich 2026 oder für Reinigungsfirmen Einsatzplanung & Dienstplan für Reinigungsfirmen.

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Jetzt selbst testen: Crew Active 1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Legen Sie Ihre nächste Woche als Einsätze an. Beim Speichern erscheint der Dienstplan in der App Ihres Teams, mit Push-Benachrichtigung.

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