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Facility Management Software für Einsatz­planung und Zeit­erfassung

Unterhaltsreinigung, Hausmeisterdienst, Winterdienst und Grünpflege: Sie planen alle Gewerke Ihrer Objekte an einer Stelle, Ihr Team sieht seine Einsätze in der App und stempelt vor Ort.

  • Alle Gewerke in einem Kalender, je Kunde mehrere Objekte
  • Feste Arbeiten als Serie, feste Runden als Tour
  • Zeiterfassung per App, mit GPS-Punkt bei Start, Pause und Stopp
  • Stunden je Mitarbeiter und je Kunde, DATEV-Datei fürs Lohnbüro
1 Monat kostenlos testenDemo anfragen

Keine Kreditkarte · Test endet automatisch · danach ab 69 € netto / Monat für bis zu 5 Mitarbeiter

GPS-Standortnachweis, Nachweis-Nr. GPS-20261027-7A4F19. Objekt Gewerbepark Nordring, Nordring 40, 90411 Nürnberg. 27. Oktober 2026, Mitarbeiter Elena P. Beginn 06:14:52 Uhr, Abstand 13 Meter, Toleranz plus minus 6 Meter. Ende 09:47:05 Uhr, Abstand 18 Meter, Toleranz plus minus 9 Meter. Integritätshinweis: Keine Auffälligkeiten festgestellt. Beispielhafte Darstellung.

Crew Active für Facility Management auf einen Blick

  • Was es istSoftware für Einsatzplanung und Zeiterfassung im Facility Management. Das Büro plant im Browser, Ihr Team stempelt mit der App für iPhone und Android.
  • Für wenFacility-Management-Firmen und Gebäudedienstleister mit bis zu 50 Mitarbeitern, die mehrere Gewerke auf vielen Objekten erbringen: Unterhalts- und Glasreinigung, Hausmeisterdienst, Winterdienst und Grünpflege. Für größere Teams machen wir Ihnen ein eigenes Angebot.
  • Was es nicht istKein CAFM-System: Anlagen, Wartungspläne, Flächen und Zählerstände verwaltet Crew Active nicht, Angebote und Rechnungen auch nicht. Crew Active plant Ihre Mitarbeiter und Einsätze und erfasst die Arbeitszeit.
  • PreisAb 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 379 € für bis zu 50. Feste Pakete statt Preis pro Nutzer, alle Funktionen in jedem Paket (manche schalten Sie selbst ein, manche schalten wir auf Anfrage frei; nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra).
  • Test1 Monat kostenlos mit bis zu 30 Mitarbeitern. Sie brauchen keine Kreditkarte und keinen Demo-Termin, und der Test endet von selbst.
  • NachweiseJe Einsatz ein GPS-Standortnachweis als PDF, mit Uhrzeit. Ist eine Objektadresse hinterlegt, steht die Entfernung zum Objekt dabei. Den GPS-Punkt speichert nur die App, nicht der Browser.
  • Lohn und AbrechnungZum Monatsende erstellen Sie die DATEV-LODAS-Datei für Ihr Lohnbüro, dazu einen Abrechnungsvorschlag je Kunde als PDF.
  • SprachenDie App gibt es auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch, Rumänisch, Polnisch, Ungarisch, Spanisch, Griechisch, Ukrainisch, Russisch und Bulgarisch.

Kennen Sie das?

Jedes Gewerk hat seine eigene Liste, und am Monatsende sucht das Büro die Stunden zusammen. Fragt der Auftraggeber nach, fehlt der Beleg.

Problem
  • Reinigung, Hausmeister und Winterdienst in getrennten Listen
  • „War heute überhaupt jemand im Objekt?“
  • Krankmeldung um 6 Uhr, drei Objekte offen
  • Stundenzettel aus allen Gewerken abtippen
Lösung
  • Alle Einsätze in einem Kalender und auf der Plantafel
  • GPS-Standortnachweis als PDF je Einsatz
  • Passende Kollegen für die offenen Einsätze
  • Stunden je Mitarbeiter und je Kunde als Excel

Einsatzplanung und Zeiterfassung für alle Gewerke

Planung, Zeiterfassung und Nachweise in einer Plattform, mit einer App für Ihr ganzes Team.

  • Zeiterfassung am Objekt

    Start, Pause und Stopp per App, dabei speichert die App den Standort. Ohne Empfang laufen die Zeiten weiter, nur der GPS-Punkt fehlt dann in der Grundeinstellung.

  • Ein Plan für alle Gewerke

    Reinigung, Hausmeistergänge, Grünpflege und Winterdienst in einem Kalender und auf der Plantafel. Feste Arbeiten als Serie, einzelne Aufträge per Drag & Drop. Doppelbelegungen zeigt Crew Active als Warnung.

  • Nachweis für den Auftraggeber

    Je Einsatz ein GPS-Standortnachweis als PDF, mit Zeiten und, bei hinterlegter Objektadresse, der Entfernung zum Objekt. Zum Weitergeben, wenn jemand nachfragt.

  • Kunden und Objekte

    Jeder Kunde mit einer oder mehreren Objektadressen. Am Einsatz stehen Hinweise fürs Team und interne Notizen fürs Büro.

  • Feste Touren

    Objekte in Ihrer Reihenfolge, mit Team, Wochentagen und Startzeit. Daraus entstehen die Einsätze vier Wochen im Voraus.

  • Winterdienst bei Bedarf

    Eine Tour „Bei Bedarf“ starten Sie, wenn es schneit. Der Tour-Nachweis zeigt, wer wann an welchem Objekt war.

  • Ersatz, wenn jemand ausfällt

    Geben Sie eine Krankmeldung frei, zeigt Crew Active die offenen Einsätze mit passenden Kollegen dazu. In der Regel stehen oben die, die den Kunden schon kennen.

  • Geplant gegen geleistet

    Sollstunden je Wochentag im Arbeitszeitkonto, geplante gegen geleistete Stunden je Mitarbeiter im Dashboard. Einen Soll-Ist-Vergleich der Stunden je Objekt gibt es nicht.

  • Checklisten je Objekt

    Je Objekt legen Sie fest, was zu tun ist, jeden Punkt mit eigenem Rhythmus. Ihr Team hakt im Einsatz in der App ab, auch ohne Empfang. Auf Anfrage: Wir geben sie frei, dann schalten Sie sie in Ihrem Konto ein.

  • Unterschrift des Kunden

    Nach dem Stopp unterschreibt Ihr Auftraggeber vor Ort auf dem Handy Ihres Mitarbeiters und trägt seinen Namen ein. Sie sehen die Unterschrift am Einsatz und, hat der Einsatz GPS-Daten, im GPS-Standortnachweis als PDF.

  • Fotos am Einsatz, Chat mit dem Büro

    Ihr Team hängt Fotos direkt an den Einsatz, etwa vom Schaden im Treppenhaus, oder schickt sie im Einzelchat ans Büro. Die Fotos am Einsatz sieht das Büro je Kunde und lädt sie herunter.

  • Auswertung je Kunde

    Stunden je Kunde als Excel und ein monatlicher Abrechnungsvorschlag als PDF, als Grundlage für Ihre Rechnung.

Auch drin, in jedem Paket

Ohne Aufpreis und in derselben App.

  • Die App spricht 12 Sprachen

    Türkisch, Rumänisch, Polnisch, Ungarisch, Spanisch, Griechisch, Ukrainisch, Russisch und Bulgarisch, dazu Deutsch, Englisch und Italienisch. Jeder Mitarbeiter stellt seine Sprache in der App selbst ein.

  • Eigener Stundenpreis je Kunde

    Kundenpreis plus Aufschlag je Tätigkeit, bei Bedarf ein fester Satz je Einsatz. Fließt direkt in den Abrechnungsvorschlag.

  • DATEV-Export für Ihr Lohnbüro

    Am Monatsende laden Sie im Browser eine LODAS-Datei mit den Stunden je Mitarbeiter herunter, auf Wunsch mit Urlaub und Krankheit.

  • Mitarbeiter melden „Nicht verfügbar“

    Per App, ohne Anruf. Das Büro bekommt eine Push-Nachricht, und Crew Active warnt, wenn Sie jemanden dann einplanen. Ruft doch jemand an, trägt das Büro es selbst ein.

  • Urlaubsantrag per App

    Antrag und Freigabe in der App, den Resturlaub sieht Ihr Mitarbeiter gleich beim Beantragen. Jeden Urlaubsantrag drucken Sie mit Unterschriftszeilen aus.

  • Überstunden aus dem alten System mitnehmen

    Arbeitszeitkonto mit Sollstunden je Wochentag, im Büro mit dem Kontostand bis gestern. Einen Saldo aus Ihrem alten System übernehmen Sie als Startwert.

  • Lohnzettel direkt aufs Handy

    Lohnzettel, Verträge und Bescheinigungen liegen in der App, neue sind markiert. Eine Krankmeldung schickt Ihr Mitarbeiter als Foto zurück.

Jedes Gewerk im Detail

Dieselbe Planung und dieselbe App für jedes Gewerk. Was Crew Active im einzelnen Gewerk kann, steht auf diesen Seiten.

So arbeiten Sie mit Crew Active im Facility Management

    1. 1

      Kunden und Objekte anlegen

      Jeder Kunde bekommt eine oder mehrere Objektadressen. Hinweise für Ihr Team schreiben Sie an den Einsatz, bei Touren an den Stopp.

    2. 2

      Alle Gewerke planen

      Feste Arbeiten als Serie oder Tour, Einzelaufträge per Drag & Drop. Doppelbelegungen und Abwesenheiten zeigt Crew Active als Warnung.

    3. 3

      Am Objekt stempeln

      Ihr Team tippt auf Start, Pause und Stopp, in der Grundeinstellung auch im Keller ohne Empfang, und hängt Fotos an den Einsatz.

    4. 4

      Nachweisen und abrechnen

      Stunden je Mitarbeiter und je Kunde als Excel, Abrechnungsvorschlag und GPS-Nachweis als PDF.

  • Preise

    Ein Paketpreis für Ihr ganzes Team

    ab 69 € netto / Monat für bis zu 5 Mitarbeiter

    • Feste Paketpreise statt Preis pro Nutzer, z. B. 379 € netto für bis zu 50 Mitarbeiter (7,58 € pro Mitarbeiter)
    • Alle Funktionen in jedem Paket (manche zuschaltbar, manche auf Anfrage; nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra)
    • Keine Mindestlaufzeit
    • 1 Monat kostenlos testen, keine Kreditkarte
    1 Monat kostenlos testenAlle Preise ansehen

  • Zeiterfassung im Facility Management: was Pflicht ist

    Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Arbeitet Ihr Team in der Gebäudereinigung oder beschäftigen Sie Minijobber, gilt zusätzlich § 17 MiLoG.

    Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Arbeitet Ihr Team in der Gebäudereinigung oder beschäftigen Sie Minijobber, gilt zusätzlich § 17 MiLoG.

    • Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG: Für Mitarbeiter in der Gebäudereinigung (ein Gewerbe nach § 2a SchwarzArbG) und für Minijobber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Ausnahmen, etwa für hohe Monatsgehälter, regelt die MiLoDokV.

    Crew Active übernimmt davon die Aufzeichnung der Arbeitszeiten und liefert Ihnen die Stunden je Mitarbeiter als Excel. Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen als Arbeitgeber.

    Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Weiterlesen: Stundenzettel-Vorlage und Zeiterfassungspflicht in Deutschland.

Echte Beispiele, ohne Anmeldung

So sehen die Dokumente aus, die Crew Active für Sie erstellt.

Mit Crew Active erstellt, aus einem erfundenen Beispielbetrieb. Keine echten Kunden- oder Mitarbeiterdaten.

Mehr zur Zeiterfassung App, zur Tourenplanung Software und zur Planung wiederkehrender Einsätze.

Für welche Facility-Management-Firmen Crew Active passt

Crew Active plant Einsätze und erfasst Stunden. Was es nicht kann, sollten Sie vor dem Test wissen.

Dafür ist Crew Active gemacht
  • Mehrere Gewerke unter einem DachReinigung, Hausmeisterdienst, Winterdienst und Grünpflege mit demselben Team und denselben Kunden, in einem Plan.
  • Viele Objekte, feste RhythmenFeste Arbeiten als Serie, täglich, wöchentlich oder monatlich, feste Runden als Tour, mit Hinweisen fürs Team am Einsatz.
  • Nachweise für AuftraggeberGPS-Standortnachweis je Einsatz, Fotos und auf Wunsch die Unterschrift des Kunden, zum Vorzeigen, wenn jemand nachfragt.
  • Teams bis 50 MitarbeiterFeste Pakete von 5 bis 50 aktiven Mitarbeitern. Wer deaktiviert ist, zählt nicht mit. Für größere Teams machen wir Ihnen ein eigenes Angebot.
Das macht Crew Active nicht
  • CAFM und WartungAnlagen, Wartungspläne, Flächen und Zählerstände verwaltet Crew Active nicht. Dafür brauchen Sie ein CAFM-System.
  • Angebote, Rechnungen und LohnabrechnungAngebote und Rechnungen schreiben Sie weiter in Ihrem Rechnungsprogramm, den Lohn rechnet Ihr Lohnbüro ab. Crew Active liefert den Abrechnungsvorschlag je Kunde und die Stunden als DATEV-Datei oder Excel.
  • Mängelmeldungen und TicketsEin Ticketsystem gibt es nicht. Schäden schickt Ihr Team als Foto am Einsatz oder im Chat.
  • Zugang für AuftraggeberIhre Auftraggeber bekommen keinen eigenen Zugang. Nachweise geben Sie als PDF weiter, etwa den GPS-Standortnachweis je Einsatz und den Abrechnungsvorschlag je Kunde und Monat.
  • Routenoptimierung, QR-Code und NFCDie Reihenfolge Ihrer Touren legen Sie selbst fest. Gestempelt wird in der App oder im Browser (dort ohne GPS-Punkt), ohne Terminal, QR-Code oder NFC. Prüfen Sie Start und Stopp am Firmenstandort, geht dieser Stempel nur in der App.

Crew Active, Blink und PlanD im Vergleich

Drei Programme für Einsatzplanung im Facility Management. Die Angaben zu Blink und PlanD stammen von deren eigenen Websites.

  • Crew ActiveEinsatzplanung und Zeiterfassung mit App, ohne Rechnungen, Lohnabrechnung, Kundenportal und Tickets. Preise stehen auf der Website: ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 379 € für bis zu 50. Testen ohne Demo-Termin.
  • BlinkLaut Website Zeiterfassung, Dienstplanung, Tickets, Chat, Arbeitsscheine und Kundenportal, dazu Angebote, Aufträge, Rechnungen und eine Lohnvorbereitung. Das Paket Standard kostet laut Preisseite 345 € im Monat für 40 Nutzer (149 € Paketpreis plus 4,90 € je Nutzer, zzgl. MwSt.), dazu je nach Paket eine einmalige Einrichtungsgebühr.
  • PlanDLaut Website eine All-in-One-Lösung für Gebäudereinigung und Facility Management: Einsatzplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Angebote und Rechnungen in einem System. Preise nennt PlanD auf der Website nicht, dort buchen Sie eine Demo.

Angaben zu Blink und PlanD laut deren Websites, abgerufen am 09.11.2026. Wollen Sie Angebote und Rechnungen im selben Programm, schauen Sie sich die beiden an. Eine Lohnabrechnung nennt laut Website nur PlanD, Blink nennt eine Lohnvorbereitung. Ausführlich: Crew Active oder Blink, Crew Active oder PlanD.

Worauf Sie bei einer Facility Management Software achten sollten

Sechs Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können, auch uns.

  • Passen alle Gewerke in einen Plan?Reinigung, Hausmeisterdienst und Winterdienst sollten im selben Kalender stehen, sonst planen Sie dieselben Leute doppelt.
  • Bildet sie feste Rhythmen ab?Treppenhaus wöchentlich, Rasen alle zwei Wochen: Das sollte als Serie oder Tour laufen, nicht jede Woche neu.
  • Entsteht der Nachweis am Objekt?Zeit und Standort sollten beim Stempeln gespeichert werden, nicht abends im Büro nachgetragen.
  • Geht es ohne Empfang?Im Keller oder in der Tiefgarage fehlt oft das Netz. Die Zeiten müssen trotzdem ankommen.
  • Gibt es Stunden je Kunde und je Mitarbeiter?Für die Abrechnung brauchen Sie die Zeiten je Kunde, für den Lohn je Mitarbeiter, am besten aus denselben Einsätzen.
  • Brauchen Sie ein CAFM-System oder eine Einsatzplanung?Wartung, Anlagen und Flächen gehören in ein CAFM-System. Für Personal, Einsätze und Arbeitszeit reicht eine Einsatzplanung mit App.

Sieben Apps mit Preisen im Vergleich: Einsatzplanung & Dienstplan 2026.

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Häufige Fragen zur Facility Management Software

  • Welche Software eignet sich für Facility-Management-Firmen?

    Für Einsatzplanung und Zeiterfassung eine, die alle Gewerke auf vielen Objekten in einem Plan abbildet und einen Nachweis vor Ort erzeugt. Crew Active macht genau das, für Facility-Management-Firmen mit bis zu 50 Mitarbeitern: Einsätze je Kunde und Objekt planen, per App am Objekt stempeln, Stunden je Mitarbeiter und je Kunde ausgeben. Brauchen Sie Angebote und Rechnungen im selben System, schauen Sie sich laut deren Websites PlanD oder Blink an, mit Lohnabrechnung PlanD. Wartung und Anlagen gehören in ein CAFM-System. Sieben Apps im Vergleich: Einsatzplanung & Dienstplan 2026.

  • Ist Crew Active ein CAFM-System?

    Nein. Ein CAFM-System verwaltet Gebäude, Anlagen, Flächen und Wartung. Crew Active plant die Menschen: wer wann in welchem Objekt arbeitet, und wie lange. Für Wartung nutzen Sie ein CAFM-System, für Personal und Einsätze eine Einsatzplanung.

  • Kann ich Reinigung, Hausmeisterdienst und Winterdienst in einem Plan planen?

    Ja, egal welches Gewerk: Jeder Einsatz gehört zu einem Kunden, und je Kunde hinterlegen Sie eine oder mehrere Objektadressen. Im Kalender und auf der Plantafel sehen Sie alle Einsätze Ihres Teams, und Crew Active warnt, wenn jemand doppelt verplant oder abwesend ist. Feste Arbeiten legen Sie als Serie an, feste Runden über mehrere Objekte als Tour. Touren schalten Sie im Konto ein.

  • Wie erfasse ich die Arbeitszeit auf vielen Objekten?

    Im Einsatz selbst: Ihr Mitarbeiter tippt in der App auf Start, Pause und Stopp, und die Zeit gehört zum Kunden des Einsatzes. In der Grundeinstellung speichert die App dabei je einen GPS-Punkt, wenn GPS an ist und das Handy Netz hat. Ohne Empfang werden die Zeiten auf dem Handy gespeichert und später übertragen. Die Stunden gibt es je Mitarbeiter und je Kunde als Excel. Einen Soll-Ist-Vergleich der Stunden je Objekt gibt es nicht; mit den Checklisten (auf Anfrage) laden Sie je Objekt den Verlauf als PDF.

  • Wie weise ich dem Auftraggeber nach, dass gearbeitet wurde?

    Je Einsatz erstellen Sie einen GPS-Standortnachweis als PDF, mit Uhrzeit und Genauigkeit. Ist eine Objektadresse hinterlegt, steht die Entfernung zum Objekt dabei. Fotos hängen am Einsatz, und auf Wunsch unterschreibt der Kunde nach dem Stopp auf dem Handy Ihres Mitarbeiters. Eine laufende Ortung gibt es nicht.

  • Was passiert, wenn morgens jemand krank ist?

    Ihr Mitarbeiter meldet sich in der App krank und schickt die Krankmeldung als Foto. Geben Sie sie frei, zeigt Crew Active die Einsätze, die jetzt offen sind, mit passenden Kollegen dazu. In der Regel stehen oben die, die den Kunden schon kennen. Danach zählt, wer noch Stunden frei hat und in der Nähe wohnt. Den Ersatz teilen Sie selbst ein, Crew Active teilt niemanden automatisch ein.

  • Gibt es eine Schnittstelle zu DATEV?

    Ja, als Datei. Zum Monatsende erstellen Sie im Browser die DATEV-LODAS-Datei mit den Stunden Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Berater- und Mandantennummer. Ihr Lohnbüro liest sie in DATEV ein. Eine direkte Verbindung zu DATEV gibt es nicht. Die Stunden je Mitarbeiter und je Kunde gibt es außerdem als Excel.

  • Was kostet Crew Active für eine Facility-Management-Firma?

    Ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, gestaffelt bis 379 € netto für bis zu 50. Alle Funktionen sind in jedem Paket, nur der KI-Assistent kostet nach dem Testmonat extra. Manche schalten Sie selbst in Konto > Funktionen ein, manche schalten wir auf Anfrage für Sie frei. Testen Sie 1 Monat kostenlos mit bis zu 30 Mitarbeitern, ohne Kreditkarte.

Wir übertragen Ihre Daten für Sie

Sie wechseln von Excel oder einer anderen Software? Nach der Anmeldung schicken Sie uns Ihre Kunden, Mitarbeiter und Einsätze als Excel, CSV, PDF oder Foto. Wir tragen sie kostenlos für Sie ein.

Daten per E-Mail senden

An info@crew-active.de

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