Einsatzplanung
Beispiel: So plant eine Reinigungsfirma mit 15 Mitarbeitern ihre Woche
Ein erfundenes Wochenbeispiel: eine Reinigungsfirma mit 15 Mitarbeitern plant Serien, reagiert auf eine Krankmeldung und hat am Freitag die Stunden als Excel.
Dieses Beispiel ist erfunden. Firma, Personen und Zahlen sind ausgedacht und zeigen, wie die Funktionen von Crew Active zusammenspielen. Es ist kein Kundenbericht.
Wie sieht eine Woche mit Crew Active aus, wenn man nicht nur einzelne Funktionen anschaut, sondern alles zusammen? Dafür haben wir eine Firma erfunden: Muster Gebäudeservice aus Musterstadt, 15 Mitarbeiter, rund 20 Objekte. Büros, eine Arztpraxis, eine Kita, eine Kanzlei, eine Wohnanlage und eine Gewerbehalle. Im Büro plant die Inhaberin, draußen arbeiten Reinigungskräfte in Teilzeit und auf Minijob-Basis.
Die Woche ist ausgedacht, die Funktionen sind es nicht. Alles, was die erfundene Firma hier tut, kann Crew Active. Und am Ende steht, was Crew Active in dieser Woche nicht macht.
Die Ausgangslage: Objekte, Mitarbeiter und Serien
Bevor die Woche beginnt, ist das meiste schon angelegt. Das ist bei Unterhaltsreinigung der eigentliche Vorteil: Die Arbeit wiederholt sich, also plant man sie einmal.
- Objekte: Jedes Objekt ist in Crew Active als Kunde angelegt, mit Adresse und Infos für das Team, etwa wo der Schlüssel liegt oder welcher Eingang gilt.
- Mitarbeiter: Bei jedem ist hinterlegt, wie viele Stunden pro Woche vereinbart sind. Wer nur an bestimmten Tagen arbeitet, hat dafür seine freien Wochentage eingetragen.
- Serien: Die Kanzlei wird jeden Abend gereinigt, also ist sie ein Einsatz, der sich wiederholt, mit der Option „Nur Mo–Fr“. Die Arztpraxis kommt dreimal pro Woche dran, die Gewerbehalle alle zwei Wochen.
Die Plantafel zeigt die Woche als Raster: Mitarbeiter in den Zeilen, Tage in den Spalten. Dazu kommen Fahrzeuge und Maschinen als eigene Zeilen, damit der Firmenwagen und die Scheuersaugmaschine nicht doppelt vergeben werden.
Montag: Der Plan steht, das Team weiß Bescheid
Am Montagmorgen schaut die Inhaberin auf die Plantafel. Die Serien haben die Woche bereits gefüllt. Sie ergänzt zwei einmalige Einsätze: eine Grundreinigung nach einem Umzug in einem Büro und eine Fensterreinigung in der Wohnanlage.
Beim Speichern eines Einsatzes läuft der Planungs-Check. Er blockiert nichts, er gibt Hinweise. In dieser Woche meldet er zwei Dinge:
- Murat hätte mit der Grundreinigung mehr Stunden verplant, als in seinem vereinbarten Wochensoll stehen.
- Der Firmenwagen ist am Mittwochvormittag zweimal eingeplant.
Die Inhaberin gibt die Grundreinigung an Tobias, der noch Stunden frei hat, und verschiebt die zweite Fahrt. Wer einem neuen Einsatz zugeteilt wird, bekommt eine Push-Nachricht aufs Handy und sieht den Einsatz in seiner App, mit Adresse und den Infos zum Objekt.
Was der Planungs-Check genau prüft, damit niemand mehr erwartet:
- Ob in einer Woche mehr Stunden verplant sind als das vereinbarte Wochensoll des Mitarbeiters (nur wenn ein Soll eingetragen ist).
- Ob der Mitarbeiter sich für den Tag als „nicht verfügbar“ gemeldet hat.
- Ob der Tag einer seiner eigenen freien Wochentage ist.
- Ob ein Fahrzeug oder eine Maschine zur gleichen Zeit schon vergeben ist.
Ruhezeiten, Pausen oder eine Höchstarbeitszeit pro Tag prüft er nicht.
Dienstag: Eine Tour statt sechs einzelner Einsätze
In der Wohnanlage und in fünf kleineren Objekten in derselben Straße fährt Katharina jeden Dienstag eine feste Runde. Dafür nutzt Muster Gebäudeservice Touren. Die Funktion schaltet man in den Kontoeinstellungen ein, weil viele Betriebe sie nicht brauchen.
Eine Tour ist eine Folge von Stopps. Jeder Stopp hat sein Objekt, seine geplante Dauer und auf Wunsch eine Uhrzeit. Diese Uhrzeit ist entweder eine Wunschzeit, bei der eine kleine Verspätung noch in Ordnung ist, oder eine feste Zeit, etwa wenn ein Hausmeister die Tür nur um 7 Uhr öffnet. Aus der Tour schreibt Crew Active die Einsätze der kommenden Wochen. Bestehende Serien lassen sich mit „Als Tour zusammenfassen“ in eine Tour umwandeln.
Für Katharina ändert sich in der App wenig: Sie sieht ihre Einsätze des Tages und stempelt an jedem Objekt.
Mittwoch: Krankmeldung um 5:40 Uhr
Am Mittwoch früh meldet sich Julia krank. Sie macht das nicht per WhatsApp, sondern in der Crew Active App: Sie trägt die Krankmeldung mit den Tagen ein und lädt ein Foto ihrer Krankmeldung hoch.
Im Büro passiert dann Folgendes:
- Die Inhaberin bekommt im Chat die Nachricht „Neue Krankmeldung“.
- Das Foto liegt beim Mitarbeiter unter Dokumente, dort, wo es auch später noch zu finden ist.
- Sie gibt die Krankmeldung frei.
Danach schlägt Crew Active für Julias offene Einsätze Ersatz vor. Die Reihenfolge folgt festen Regeln: Wer das Objekt schon kennt, steht oben. Danach zählt, wer in der Woche noch Stunden bis zu seinem Wochensoll frei hat, und wer näher wohnt. Wer an dem Tag krank oder im Urlaub ist, zur gleichen Zeit schon eingeplant ist oder sich als nicht verfügbar gemeldet hat, wird nicht vorgeschlagen. Wer an einem seiner freien Wochentage einspringen müsste, kommt erst nach allen, die wirklich frei sind.
Für die Kita schlägt das System Aleksandra vor, die dort schon mehrmals gereinigt hat. Die Inhaberin teilt sie ein, Aleksandra bekommt die Push-Nachricht. Für die Arztpraxis am Abend nimmt sie Stefan.
Wer mehr über Vertretungen lesen will: In unserem Beitrag über Fehler in der Personalplanung der Gebäudereinigung geht es um genau diesen Moment.
Donnerstag: Stempeln vor Ort, auch im Keller
Am Donnerstag reinigt Murat die Gewerbehalle. Er startet den Einsatz in der App, wenn er anfängt, und stoppt ihn, wenn er geht. Hat er Internet und verlangt die Firma GPS beim Stempeln, nimmt die App beim Start und beim Stopp einen GPS-Punkt auf.
Im Untergeschoss der Halle gibt es kein Netz. Dann speichert die App Start und Stopp auf dem Handy und sendet sie, sobald wieder Internet da ist. Einen GPS-Punkt gibt es für einen Stempel ohne Netz nicht.
Im Büro zeigt die GPS-Kontrolle auf einer Karte, wo gestartet und gestoppt wurde und wo das Objekt liegt. Liegt ein Punkt mehr als 200 Meter vom Objekt entfernt, weist sie darauf hin.
Während der Arbeit macht Murat zwei Fotos, weil im Lager ein Wasserschaden ist, und hängt sie an den Einsatz. Im Chat schreibt er der Inhaberin kurz dazu. Sie sieht die Fotos im Büro beim Einsatz, ohne dass jemand telefonieren muss.
Freitag: Stunden prüfen und auswerten
Am Freitag schaut die Inhaberin auf die Stunden der Woche. In der Auswertung sieht sie je Mitarbeiter, was gearbeitet wurde, die automatische Pause ist schon abgezogen. Diese Pause hat die Firma in ihrem Konto eingeschaltet. Crew Active zieht dann ab 6 Stunden Arbeit bis zu 30 Minuten ab und ab 9 Stunden bis zu 45 Minuten.
Für die Lohnabrechnung lädt sie die Stunden als Excel herunter, je Mitarbeiter oder je Kunde. Die Kunden-Auswertung zeigt, welche Stunden in welchem Objekt angefallen sind. Ein Steuerbüro, das mit DATEV LODAS arbeitet, kann auch einen DATEV-Export bekommen. Dafür ist etwas Vorbereitung nötig: die Berater- und die Mandantennummer, eine Lohnart für die Arbeitsstunden und eine Personalnummer für jeden Mitarbeiter.
Wer die Spalten einer solchen Auswertung vorher sehen will, findet sie in unserer Beispiel-Stundenauswertung als Excel.
Was Crew Active in dieser Woche nicht macht
Ein ehrliches Beispiel zeigt auch die Grenzen. Diese drei Dinge musste die erfundene Firma ohne Crew Active lösen:
- Ruhezeiten, Pausen und Höchstarbeitszeit prüfen: Crew Active prüft nicht, ob zwischen zwei Einsätzen 11 Stunden Ruhezeit liegen oder ob jemand an einem Tag mehr als 10 Stunden arbeitet. Bei den Stunden warnt der Planungs-Check nur, wenn das Wochensoll überschritten ist. Das Arbeitszeitgesetz behält die Inhaberin selbst im Blick.
- Eine ganze Woche kopieren: Es gibt keinen Knopf „Woche kopieren“. Was sich wiederholt, legt man als Serie oder Tour an, dann muss man nichts kopieren.
- Checklisten pro Objekt: Crew Active hat keine abhakbaren Checklisten. Was im Objekt zu tun ist, steht in den Infos zum Objekt oder im Einsatz.
Was kostet das?
Muster Gebäudeservice hat 15 Mitarbeiter. Laut Preisseite passt dafür Professional 20: Crew Active kostet 199 € netto im Monat für bis zu 20 Mitarbeiter.
Ausprobieren lässt sich das 1 Monat lang kostenlos. Im Test von Crew Active sind bis zu 10 Mitarbeiter gleichzeitig aktiv, Sie brauchen keine Kreditkarte, es gibt keine Mindestlaufzeit, und der Test endet automatisch. Wer zuerst die eigene Woche mit einem Teil des Teams nachbaut, sieht schnell, ob die Abläufe passen.
Mehr zur Planung von Unterhaltsreinigung steht auf unserer Seite wiederkehrende Reinigung planen und auf der Seite zur Software für die Gebäudereinigung.
Häufige Fragen
Ist Muster Gebäudeservice eine echte Firma?
Nein. Firma, Personen, Objekte und Zahlen in diesem Beispiel sind erfunden. Es zeigt, wie die Funktionen von Crew Active in einer typischen Woche zusammenspielen, und ist kein Bericht über einen echten Betrieb.
Kann ich das mit 15 Mitarbeitern kostenlos testen?
Teilweise. Der Test dauert 1 Monat, und darin sind bis zu 10 Mitarbeiter gleichzeitig aktiv. Eine Kreditkarte brauchen Sie nicht, und der Test endet von selbst. Für alle 15 Mitarbeiter passt danach zum Beispiel Professional 20 für 199 € im Monat zzgl. MwSt.
Prüft Crew Active Ruhezeiten und Pausen?
Nein. Crew Active prüft keine Ruhezeiten, keine Pausen und keine Höchstarbeitszeit pro Tag. Die automatische Pause, die eine Firma einschalten kann (bis zu 30 Minuten ab 6 Stunden, bis zu 45 Minuten ab 9 Stunden), gilt nur für die Stundenberechnung und ist keine Prüfung. Das Arbeitszeitgesetz behalten Sie selbst im Blick.
Funktioniert das Stempeln ohne Netz?
Ja. Ohne Internet speichert die App Start und Stopp auf dem Handy und sendet sie, sobald wieder Netz da ist. Einen GPS-Punkt nimmt sie ohne Internet nicht auf.
