Für Reinigungsfirmen

Mitarbeiter und Objekte im Reinigungs­betrieb digital planen

Legen Sie Ihre Mitarbeiter mit Sollstunden und Urlaub an und Ihre Kunden mit einer Adresse je Objekt. Dann planen Sie auf der Plantafel, wer wann in welchem Objekt reinigt; regelmäßige Reinigungen legen Sie einmal als Serie an. Ihr Team sieht jeden Einsatz in der App und stempelt dort. Im Büro sehen Sie, was geplant und was geleistet wurde.

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Mitarbeiter anlegen

Im Profil steht, was die Planung braucht: wie viele Stunden jemand arbeiten soll, wann er frei hat und was er verdient.

  • ProfilName, Telefon, eine eigene Farbe und die Personalnummer für den DATEV-Export.
  • SollstundenJe Wochentag oder als Monatsstunden. Daraus rechnet Crew Active das Arbeitszeitkonto und warnt, wenn Sie jemanden an seinem freien Tag einplanen.
  • UrlaubstageUrlaubstage im Jahr und Eintrittsdatum. Wer erst in der zweiten Jahreshälfte anfängt, bekommt im ersten Jahr den Urlaub anteilig.
  • StundenlohnDer Lohn wird mit jedem Einsatz gespeichert. Eine spätere Erhöhung ändert vergangene Monate nicht.
  • AbwesenheitenUrlaub, Krankheit und Freizeitausgleich je Mitarbeiter. Anträge aus der App genehmigt das Büro.
  • „Nicht verfügbar“Ihr Mitarbeiter meldet in der App, wann er nicht kann. Planen Sie ihn trotzdem ein, warnt Crew Active.
Für Qualifikationen und Unterweisungen gibt es kein eigenes Feld.

Objekte anlegen

Ein Objekt ist in Crew Active eine Adresse Ihres Kunden. Am Einsatz wählen Sie sie, und Ihr Team findet hin.

  • Ein Kunde, mehrere ObjekteEin Kunde mit mehreren Gebäuden bekommt mehrere Adressen. Am Einsatz können Sie eine davon wählen.
  • Stundenpreis je KundeIhr eigener Preis je Kunde, bei Bedarf mit Aufschlag je Tätigkeit. Er fließt in den Abrechnungsvorschlag.
  • Interne NotizWas nur das Büro wissen soll, steht als Notiz am Kunden. Ihr Team sieht sie nicht.
  • Tätigkeiten und Hinweise fürs TeamWas im Objekt zu tun ist, steht am Einsatz. Ihr Team liest es in der App.
  • Checkliste je ObjektJe Objekt eine Liste mit Punkten, jeder mit eigenem Rhythmus, von jedem Besuch bis einmal im Jahr. Checklisten zum Abhaken je Objekt gibt es auf Anfrage: Wir geben sie frei, dann schalten Sie sie in Ihrem Konto ein.
Fläche, Leistungsverzeichnis und Personalbedarf je Objekt sind keine eigenen Felder.

Mitarbeiter den Objekten zuordnen

Auf der Plantafel sehen Sie Ihre Woche auf einen Blick: jede Zeile ein Mitarbeiter, jeder Balken ein Einsatz in einem Objekt.

  • PlantafelMitarbeiter und Ressourcen als Zeilen, die Tage als Spalten, für 1, 2 oder 4 Wochen. Am Balken stehen Kunde und Ort.
  • Ziehen und ablegenZiehen Sie einen Einsatz auf einen anderen Tag oder in die Zeile eines anderen Mitarbeiters.
  • Regelmäßige Reinigung als SerieEinmal angelegt, über Tage, Wochen, Monate oder Jahre, mit Ausnahmen.
  • Planungs-CheckCrew Active warnt bei Doppelbuchung, bei mehr als den vereinbarten Wochenstunden, bei „nicht verfügbar“ und am freien Tag eines Mitarbeiters. Es blockiert nicht: Sie können trotzdem speichern.
  • Zeile „Offen“Einsätze ohne Mitarbeiter stehen dort, bis Sie sie auf eine Person ziehen.
  • VertretungMit „Ersatz finden“ sehen Sie, wer zu der Zeit frei ist, und teilen eine Vertretung ein.
  • Urlaub und KrankheitGenehmigen Sie Urlaub oder eine Krankmeldung, nimmt Crew Active den Mitarbeiter aus den Einsätzen, die in dieser Zeit beginnen.
  • Push beim SpeichernBeim Speichern, Ändern und Löschen eines Einsatzes bekommen die eingeplanten Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung.
Ruhezeiten prüft Crew Active nicht.

Die App für Ihr Team

Ihr Team braucht nur die Crew Active App auf dem eigenen Handy. Dort steht jeder Einsatz mit allem, was es im Objekt wissen muss.

  • Eigene EinsätzeIm Monats- und Wochenkalender, mit Adresse, Uhrzeit, Tätigkeiten und Hinweisen.
  • Navigation und AnrufEin Tipp öffnet Apple Karten oder Google Maps, ein weiterer ruft den Kunden an.
  • Start, Pause, StoppJe ein Tipp. Ist GPS an und das Handy online, speichert die App in der Grundeinstellung bei jedem dieser Tipps einen Standortpunkt. Eine laufende Ortung gibt es nicht.
  • Fotos am EinsatzFotos aus dem Objekt hängen direkt am Einsatz.
  • Checkliste abhakenIm Einsatz: erledigt, nicht erledigt mit Grund oder entfällt heute, auch ohne Empfang. Checklisten gibt es auf Anfrage.
  • Chat mit dem BüroEinzelchats zwischen Büro und Mitarbeiter, mit Fotos und Lesebestätigung.
  • Urlaub und „nicht verfügbar“Urlaub und Freizeitausgleich beantragt Ihr Team in der App, und es meldet dort, wann es nicht kann.
  • 12 SprachenDeutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch, Rumänisch, Polnisch, Ungarisch, Spanisch, Griechisch, Ukrainisch, Russisch und Bulgarisch. Jeder stellt seine Sprache selbst ein.
  • Eigenes HandyDie App läuft auf privaten Handys und ist für Ihre Mitarbeiter kostenlos.
Gruppenchats und ein eigenes Formular für Mängel gibt es nicht; Fotos hängen am Einsatz.

Kontrolle im Büro

Im Browser sehen Sie, was heute läuft, wer fehlt und wie viele Stunden geplant und geleistet wurden.

  • Dashboard„Tagespuls“, „Abwesend heute“, „Offene Schichten“, „Top Kunden nach Stunden“ und „Geplant vs. geleistet je MA“.
  • AuslastungJe Mitarbeiter die Stunden laut Vertrag, geplant und erfasst, und was noch frei ist.
  • Excel je KundeJede Zeile mit Datum, Mitarbeiter, Objektadresse (wenn am Einsatz gewählt), Beginn, Ende und Dauer in Stunden. Unten steht die Summe für den ganzen Kunden.
  • GPS-Standortnachweis als PDFJe Einsatz mit Karte, Zeiten, Messgenauigkeit und Entfernung von Start und Stopp zur hinterlegten Adresse. Über 200 m ist markiert. Beispiel ansehen.
  • Checklisten-Verlauf je ObjektMit den Checklisten (auf Anfrage) sehen Sie je Objekt einen Verlauf als PDF und im Kalender, was nicht erledigt wurde.
  • FertigmeldungIhr Mitarbeiter tippt nach dem Stopp „Auftrag ist fertig“, oder das Büro meldet es selbst. Die Fertigmeldung schalten wir auf Anfrage für Sie frei.
Eine Stundensumme je Objekt und Reklamationen gibt es nicht, Rechnungen nur auf Anfrage als Entwurf in Lexware Office.

In 3 Schritten zum ersten Wochenplan

Ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 199 € für bis zu 20. Alle Funktionen in jedem Paket: Manche schalten Sie selbst in Konto > Funktionen ein, manche schalten wir auf Anfrage für Sie frei. Der KI-Assistent ist im Testmonat dabei, danach kostet er extra (Preis auf Anfrage).

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    Konto anlegen

    1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte. Die Anmeldung dauert wenige Minuten.

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    Kunden mit Objekten und Mitarbeiter anlegen

    Kunden mit ihren Objektadressen anlegen und Mitarbeiter per E-Mail oder mit einem Link aus der Crew Active App einladen. Die Mitarbeiter laden die App.

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    Einsätze planen und speichern

    Beim Speichern bekommt Ihr Team die Einsätze per Push und sieht sie in der App.

Häufige Fragen zur Planung im Reinigungs­betrieb

  • Wie kann ich Mitarbeiter und Objekte in einem Reinigungsbetrieb digital planen?

    Legen Sie zuerst Ihre Mitarbeiter mit Sollstunden und Urlaub an und Ihre Kunden mit einer Adresse je Objekt. Dann ordnen Sie auf einer Plantafel jedem Objekt seine Einsätze und Mitarbeiter zu, regelmäßige Reinigungen als Serie. Ihr Team braucht eine App, in der es seine Einsätze sieht und stempelt, und im Büro vergleichen Sie geplante und geleistete Stunden. In Crew Active geht das in einem Programm: Beim Speichern bekommt Ihr Team den Einsatz per Push, und der Planungs-Check warnt vor Doppelbuchungen.

  • Kann ein Kunde mehrere Objekte haben?

    Ja. Ein Kunde bekommt eine Adresse je Objekt, etwa für mehrere Gebäude oder Filialen. Am Einsatz können Sie eine dieser Adressen wählen, und Ihr Team öffnet sie in der App mit einem Tipp in Apple Karten oder Google Maps. In der Excel-Auswertung je Kunde steht die gewählte Objektadresse in der Zeile des Einsatzes.

  • Wie sehe ich, wer heute in welchem Objekt arbeitet?

    Auf der Plantafel: Jede Zeile ist ein Mitarbeiter, jeder Balken ein Einsatz mit Kunde und Ort. Im Dashboard zeigt der „Tagespuls“, wie viele Einsätze heute geplant sind und wie viele davon laut Plan laufen, anstehen oder vorbei sind, und „Abwesend heute“, wer fehlt.

  • Was passiert, wenn ein Mitarbeiter krank ist oder Urlaub hat?

    Genehmigen Sie Urlaub oder eine Krankmeldung, nimmt Crew Active den Mitarbeiter aus den Einsätzen, die in dieser Zeit beginnen. Hat ein Einsatz Ihrer Firma schon vorher begonnen, bleibt der Mitarbeiter darin eingeplant, und die Plantafel zeigt den Einsatz rot. Bleibt er in einem Einsatz einer Partnerfirma eingeplant, der in dieser Zeit beginnt, zeigt Ihnen ein Hinweis, wo. Mit „Ersatz finden“ sehen Sie dann, wer zu der Zeit frei ist, und teilen eine Vertretung ein. Wer einspringt, bekommt eine Push-Benachrichtigung.

  • Warnt Crew Active bei Doppelbuchung oder zu vielen Stunden?

    Ja. Der Planungs-Check warnt beim Planen, wenn ein Mitarbeiter zur selben Zeit schon eingeplant ist, mehr als seine vereinbarten Wochenstunden hätte, sich als „nicht verfügbar“ gemeldet hat oder an seinem freien Tag eingeplant wird. Er warnt nur: Sie können trotzdem speichern. Ruhezeiten zwischen zwei Schichten prüft Crew Active nicht.

  • Wie erfahren meine Mitarbeiter von ihren Einsätzen?

    Über die Crew Active App auf dem eigenen Handy. Beim Speichern, Ändern oder Löschen eines Einsatzes bekommen die eingeplanten Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung. In der App sehen sie ihre Einsätze im Monats- und Wochenkalender mit Adresse, Uhrzeit, Tätigkeiten und Hinweisen, in 12 Sprachen. Für einen Plan zum Aushängen im Objekt gibt es unsere kostenlose Reinigungsplan Vorlage.

  • Sehe ich, wie viele Stunden in einem Objekt gearbeitet wurden?

    Über die Excel-Auswertung je Kunde: Jede Zeile hat Datum, Mitarbeiter, Objektadresse (wenn am Einsatz gewählt), Beginn, Ende und Dauer in Stunden, unten steht die Summe für den ganzen Kunden. Filtern Sie nach der Adresse und markieren Sie die Spalte Dauer: Excel zeigt dann die Stunden der Einsätze, bei denen dieses Objekt gewählt ist. Eine fertige Stundensumme je Objekt zeigt Crew Active nicht.

  • Was kostet Crew Active, und kann ich es testen?

    Crew Active kostet ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 199 € für bis zu 20. Alle Funktionen sind in jedem Paket: Manche schalten Sie selbst in Konto > Funktionen ein, manche schalten wir auf Anfrage für Sie frei. Der KI-Assistent ist im Testmonat dabei, danach kostet er extra (Preis auf Anfrage). Die App ist für Ihre Mitarbeiter kostenlos. Testen Sie 1 Monat kostenlos mit bis zu 30 Mitarbeitern, ohne Kreditkarte. Alle Pakete stehen auf der Preisseite.

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