GPS-Tracking bei Mitarbeitern: Was ist erlaubt?

GPS-Tracking von Mitarbeitern ist ein sensibles Thema. Einerseits bietet es Unternehmen wertvolle Vorteile bei der Einsatzplanung und Zeiterfassung, andererseits berührt es das Persönlichkeitsrecht der Arbeitnehmer. In diesem Artikel klären wir, was erlaubt ist, was Sie bei der GPS-Zeiterfassung beachten müssen und wie Sie Arbeitszeit am Kundenobjekt sauber nachweisen.

Rechtsstand: 29. Oktober 2026

Kurz gesagt

Nach unserer Einschätzung ist GPS-Zeiterfassung in Deutschland in der Regel zulässig, wenn der Standort einem klaren, vorher festgelegten Zweck dient, etwa dem Nachweis der Arbeitszeit am Kundenobjekt, und nicht mehr erfasst wird, als dieser Zweck braucht. Eine laufende Ortung, mit der Beschäftigte dauerhaft kontrolliert werden können, halten Datenschutzbehörden wie die in Rheinland-Pfalz für grundsätzlich unzulässig, die rheinland-pfälzische Aufsicht ebenso Meldungen, wenn jemand eine Zone verlässt. Die Aufsicht in Rheinland-Pfalz hält Ortung nur in sehr engen Grenzen für zulässig; einen einzelnen Punkt beim Stempeln behandelt sie nicht ausdrücklich. Ihre Mitarbeiter müssen vorher wissen, wann und wozu ihr Standort erfasst wird, und ein vorhandener Betriebsrat bestimmt mit. Am datensparsamsten ist ein einzelner Standortpunkt in dem Moment, in dem der Mitarbeiter selbst stempelt: Das Büro sieht dann, wie weit Start und Stopp vom Objekt entfernt waren, und kann daraus einen Nachweis für den Auftraggeber machen.

Die rechtliche Grundlage

Kann ein Standort einer bestimmten Person zugeordnet werden, ist er ein personenbezogenes Datum (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Dann gelten die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Wie Sie die DSGVO-Anforderungen bei der Zeiterfassung insgesamt erfüllen, erfahren Sie in unserem Artikel zur DSGVO-konformen Zeiterfassung. Zusätzlich spielen arbeitsrechtliche Aspekte und das Persönlichkeitsrecht eine Rolle.

Art. 6 DSGVO statt § 26 BDSG

Lange galt § 26 Abs. 1 BDSG als die Rechtsgrundlage für Daten im Arbeitsverhältnis. Am 30. März 2023 hat der Europäische Gerichtshof (Rs. C-34/21) zu einer fast wortgleichen hessischen Regel entschieden: Eine Vorschrift, die nur Art. 6 DSGVO wiederholt, ist keine “spezifischere Vorschrift” im Sinne von Art. 88 DSGVO. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 8. Mai 2025 (8 AZR 209/21) gefolgert, dass § 26 Abs. 1 BDSG unangewendet bleiben muss. Arbeitgeber stützen GPS-Daten daher am besten direkt auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeitsverhältnisses) oder lit. f (berechtigtes Interesse). Die Prüfung bleibt in der Sache dieselbe: Ist die Ortung für den Zweck erforderlich und verhältnismäßig?

Zeiterfassungspflicht: ja, GPS-Pflicht: nein

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor, auch eine handschriftliche Aufzeichnung genügt, so das Bundesarbeitsministerium. Laut Ministerium hat sich die Bundesregierung im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Pflicht als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz zu regeln. Im Juni 2026 wurde dazu ein Referentenentwurf aus dem Ministerium bekannt; ein Entwurf ist aber noch kein geltendes Recht. Elektronisch heißt dabei nicht GPS. Die Pflicht zur Zeiterfassung verlangt also keine Ortung. Die Datenschutzaufsicht Rheinland-Pfalz betont sogar: Für die Zeiterfassung darf Ortungstechnik der Erfassung durch die Beschäftigten selbst, etwa per Stempeluhr oder Stundenzettel, nicht vorgezogen werden. GPS kann das eigene Stempeln daher allenfalls ergänzen, zum Beispiel als Nachweis für den Auftraggeber, aber nicht ersetzen. Mehr zur Pflicht selbst lesen Sie in Zeiterfassungspflicht in Deutschland.

Grundsatz: Verhältnismäßigkeit

GPS-Tracking ist nur dann zulässig, wenn:

1. Eine Rechtsgrundlage vorliegt, in der Regel: Die Ortung ist für das Arbeitsverhältnis erforderlich (lit. b), oder die Interessen der Mitarbeiter überwiegen Ihr berechtigtes Interesse nicht (lit. f); eine Einwilligung trägt nur ausnahmsweise (siehe unten)
2. Ein klarer Zweck vorher festgelegt ist
3. Die Maßnahme verhältnismäßig ist und es kein milderes Mittel gibt
4. Die Mitarbeiter vorher informiert sind

Reine Bequemlichkeit reicht nicht: Kann der Zweck auch ohne Ortung erreicht werden, etwa durch eine kurze Rückfrage, ist das der mildere Weg.

Wann ist GPS-Tracking erlaubt?

1. Mit Einwilligung des Mitarbeiters

Eine mögliche Rechtsgrundlage ist die freiwillige Einwilligung des Mitarbeiters. Im Arbeitsverhältnis ist sie allerdings die schwächste: Die Freiwilligkeit wird wegen des Abhängigkeitsverhältnisses oft angezweifelt, und eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Die Datenschutzaufsicht Rheinland-Pfalz hält den Einsatz eines Ortungssystems durch Unternehmen grundsätzlich nicht für einwilligungsfähig, weil es bei flächendeckender Überwachung an der Freiwilligkeit fehlt; eine Ausnahme nennt sie nur für ein Fahrtenbuch bei Privatfahrten. Meist trägt Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO besser (siehe unten). Stützen Sie sich trotzdem auf eine Einwilligung, muss diese:

• Freiwillig erfolgen (ohne Druck)
• Informiert sein (der Mitarbeiter muss wissen, was getrackt wird)
• Widerrufbar sein (jederzeit)
• Dokumentiert werden (schriftlich oder elektronisch)

2. Arbeitsvertrag oder berechtigtes Interesse

Was das Arbeitsverhältnis selbst erfordert, kann auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gestützt werden. Viele GPS-Zwecke dienen aber vor allem Ihrem Betrieb und Ihrem Vertrag mit dem Auftraggeber. Dafür gilt lit. f (berechtigtes Interesse): Sie wägen Ihr Interesse gegen das der Mitarbeiter ab und prüfen, ob es ein milderes Mittel gibt. Beispiele:

• Ergänzung der eigenen Zeiterfassung bei mobilen Mitarbeitern
• Nachweis der Anwesenheit am Einsatzort für Kunden (lit. f)
• Routenplanung für Fahrzeuge, ohne die Daten einzelnen Fahrern zuzuordnen (lit. f)
• Sicherheit bei gefährlichen Einsätzen oder Alleinarbeit, wenn die Ortung nur im Bedarfsfall ausgelöst wird

3. Mit Betriebsrat: Betriebsvereinbarung

Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Darunter fällt GPS-Ortung, und nach Auskunft des Bundesarbeitsministeriums grundsätzlich auch eine elektronische Zeiterfassung, soweit es bei ihrer Ausgestaltung noch Spielraum gibt. Eine Betriebsvereinbarung ist dann der beste Weg. Sie muss aber selbst die DSGVO einhalten und schafft keine Erlaubnis darüber hinaus (EuGH, Rs. C-65/23, 19. Dezember 2024). Sie schafft klare Regeln für:

• Umfang der Datenerhebung
• Speicherdauer
• Zugriffsrechte
• Verwendungszweck
• den Ausschluss einer dauerhaften Verhaltens- und Leistungskontrolle

Was ist verboten?

In der Regel unzulässig ist GPS-Tracking:

• Zur verdeckten Überwachung der Mitarbeiter
• Außerhalb der Arbeitszeit (Privatbereich), auch bei erlaubter Privatnutzung von Dienstwagen oder Diensthandy
• Ohne Information des Mitarbeiters
• Als Dauerüberwachung, die einen ständigen Kontrolldruck erzeugt (so schon 2016 der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz für öffentliche Stellen)
• Zur dauerhaften, allgemeinen Verhaltens- und Leistungskontrolle

Auch ein System, das meldet, wenn Beschäftigte eine festgelegte Zone verlassen oder sich zu lange darin aufhalten, hält die Datenschutzaufsicht Rheinland-Pfalz für unzulässig, weil es einen permanenten Kontrolldruck erzeugt.

Checkliste: Was Sie bei GPS-Zeiterfassung und DSGVO beachten müssen

1. Zweck festlegen und dokumentieren

Schreiben Sie auf, wozu Sie den Standort brauchen, bevor Sie ihn erfassen:

• ✅ Zeiterfassung am Einsatzort ergänzen
• ✅ Nachweis für Kunden
• ✅ Routenplanung (ohne Zuordnung der Daten zu einzelnen Fahrern)
• ❌ Leistungsüberwachung
• ❌ Bewegungsprofile erstellen

Nutzen Sie die Daten nur für diesen Zweck.

2. Rechtsgrundlage wählen

In der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO, bei einem Betriebsrat ergänzt durch eine Betriebsvereinbarung. Eine Einwilligung nur, wenn die Mitarbeiter wirklich frei wählen können.

3. Transparenz schaffen

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter vor der Einführung, am besten schriftlich oder elektronisch (Art. 13 DSGVO):

• Was wird erfasst?
• Wann wird erfasst? (nur während der Arbeitszeit)
• Wer hat Zugriff auf die Daten?
• Wie lange werden Daten gespeichert?
• Werden Nachweise an Auftraggeber weitergegeben?

Die Mitarbeiter sollten außerdem erkennen können, wann eine Ortung erfolgt. Sonst liegt nach Ansicht der Datenschutzaufsicht Rheinland-Pfalz eine grundsätzlich verbotene heimliche Überwachung vor.

4. Datenminimierung

Erfassen Sie nur die notwendigen Daten:

• Standort nur beim Stempeln (Start, Pause, Weiter oder Stop)
• Keine permanente Verfolgung während der Arbeit
• Keine Speicherung über die notwendige Dauer hinaus

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

Setzen Sie Datenschutz durch Technikgestaltung (Privacy by Design) und die Sicherheit der Verarbeitung um (Art. 25 und 32 DSGVO):

• Verschlüsselte Übertragung
• Zugriffskontrollen
• Automatische Löschfristen
• Trennung von Arbeits- und Privatnutzung

6. Unterlagen vervollständigen

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten um die GPS-Erfassung ergänzen, mit Zweck und Speicherdauer (Art. 30 DSGVO)
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Softwareanbieter schließen (Art. 28 DSGVO)
• Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen (Art. 35 DSGVO): Die Liste der Datenschutzkonferenz nennt unter Nr. 8 die Geolokalisierung von Beschäftigten, etwa Bewegungsprofile per GPS zur Koordination von Arbeitseinsätzen im Außendienst. Die Liste ist nicht abschließend. Wer nur beim Stempeln einen Punkt speichert, erstellt nach unserer Einschätzung kein Bewegungsprofil im Sinne dieses Beispiels, sollte die Prüfung aber trotzdem dokumentieren.

GPS-Zeiterfassung am Kundenobjekt: so funktioniert es

Bei Reinigungs-, Hausmeister- oder Winterdienstfirmen arbeiten die Mitarbeiter verteilt auf viele Objekte. Bei einer datensparsamen Lösung wie Crew Active läuft die GPS-gestützte Zeiterfassung so:

1. Der Mitarbeiter öffnet am Objekt seinen Einsatz in der App und tippt auf Start.
2. In der Grundeinstellung speichert die App dabei, sofern die Einstellung „GPS erforderlich“ an ist und das Handy Netz hat, den zuletzt gemessenen Standortpunkt, meist frisch und höchstens wenige Minuten alt, mit seiner Messzeit und Genauigkeit sowie den Werten, die das Handy mitliefert (Höhe, Richtung, Geschwindigkeit und ob der Standort simuliert ist).
3. Bei Pause, Weiter und Stop geschieht dasselbe. Klappt eine Messung nicht, etwa ohne GPS-Empfang im Gebäude, läuft das Stempeln in der Grundeinstellung trotzdem weiter, und das Büro sieht die fehlgeschlagene Messung.
4. Im Büro vergleicht die Software die Punkte bei Start und Stopp mit der hinterlegten Adresse des Objekts, sofern eine hinterlegt ist, und zeigt die Entfernung.

Zwischen den Stempelvorgängen wird kein Standort aufgezeichnet. So bleibt es bei einer punktuellen Erfassung, und der Mitarbeiter erfasst seine Zeit weiterhin selbst. Beachten Sie die Messgenauigkeit: In Gebäuden und zwischen hohen Häusern liegt ein GPS-Punkt oft einige Dutzend Meter daneben. Ein Toleranzbereich ist deshalb sinnvoller als ein exakter Punkt.

Welche Apps den Standort nur beim Stempeln und welche laufend erfassen, zeigt unser GPS-Zeiterfassung App Vergleich 2026.

Arbeitszeit und Standort gegenüber Auftraggebern nachweisen

Auftraggeber in der Gebäudereinigung oder im Winterdienst fragen nach, wenn eine Leistung angeblich nicht erbracht wurde. Ein Nachweis je Einsatz sollte dann enthalten:

• Datum, Beginn und Ende des Einsatzes
• Koordinaten und Messgenauigkeit der Standortpunkte
• die Entfernung zum Objekt
• eine Karte, die der Auftraggeber ohne Erklärung versteht

Ein solcher Nachweis belegt die Messpunkte beim Stempeln, nicht die Zeit dazwischen. Für den Datenschutz gilt: Geben Sie dem Auftraggeber nur, was er für den Nachweis braucht, und sagen Sie Ihren Mitarbeitern vorher, dass solche Nachweise weitergegeben werden können. Wie ein Nachweis aus Crew Active aussieht, zeigt unser Beispiel-Nachweis als PDF.

Geofencing und Datenschutz

Beim Geofencing legt die Software eine virtuelle Zone um ein Objekt. Manche Apps prüfen nur beim Stempeln, ob das Handy in der Zone ist, und lassen das Stempeln nur dort zu. Andere stempeln automatisch oder schicken eine Meldung, wenn das Handy die Zone betritt oder verlässt. Dafür muss das Handy seinen Standort laufend prüfen, auch im Hintergrund. Diese zweite Form ist datenschutzrechtlich deutlich heikler als ein einzelner Punkt beim Stempeln:

• Die laufende Prüfung kommt einer dauerhaften Ortung nahe.
• Meldungen beim Verlassen einer Zone hält die Datenschutzaufsicht Rheinland-Pfalz für unzulässig.
• Automatisches Stempeln nimmt dem Mitarbeiter die eigene Zeiterfassung ab, die nach Ansicht der Aufsicht Vorrang hat.

Wer Geofencing trotzdem einsetzt, sollte es auf die Arbeitszeit begrenzen, auf Meldungen an das Büro verzichten und die Mitarbeiter offen informieren. Für den Nachweis am Objekt reicht in der Regel ein Punkt beim Stempeln, den das Büro mit dem Standort des Objekts vergleicht. Crew Active setzt am Objekt keine Zone: Die Entfernung zur Objektadresse sperrt den Start nicht, das Büro sieht sie nur. Geofencing bieten laut ihren Websites zum Beispiel timr, TimeTac und Jibble; Details zeigt unser GPS-Zeiterfassung App Vergleich 2026.

So macht es Crew Active

Bei Crew Active ist die GPS-Zeiterfassung in der Mobile App datensparsam umgesetzt:

Punktuelle Erfassung statt Dauerüberwachung

Für die Zeiterfassung überträgt die App einen Standortpunkt an Crew Active nur, wenn ein Mitarbeiter den Status eines Einsatzes ändert:

1. Beim Starten des Einsatzes
2. Beim Pausieren und beim Fortsetzen
3. Beim Beenden des Einsatzes

In der Grundeinstellung geschieht das, sofern die Einstellung „GPS erforderlich“ an ist und das Handy online ist. Es findet keine kontinuierliche Standortverfolgung statt, keine Ortung im Hintergrund und keine Meldung, wenn jemand einen Bereich verlässt.

Nachweis für Ihren Auftraggeber

Im Büro sehen Sie je Einsatz die Punkte auf einer Karte und wie weit Start und Stopp vom hinterlegten Standort des Objekts entfernt waren. Liegt Start oder Stopp mehr als 200 Meter entfernt, ist das markiert. Meldet das Handy einen simulierten Standort, sieht das Büro das ebenfalls. Liegt ein Punkt gemessen an der Zeit seit dem vorigen unplausibel weit entfernt, markiert die Software ihn als auffällig; der GPS-Nachweis nennt, wie viele Messpunkte auffällig waren. Für jeden beendeten Einsatz mit GPS-Daten erstellen Sie daraus einen GPS-Nachweis als PDF für Ihren Auftraggeber.

Transparenz für Mitarbeiter

• Für die Zeiterfassung erhält Crew Active einen Standortpunkt nur, wenn der Mitarbeiter selbst auf Start, Pause, Weiter oder Stop tippt; dazwischen und nach Feierabend zeichnet die Zeiterfassung nichts auf
• Ist die Einstellung „GPS erforderlich“ an und das Handy online, startet die App den Einsatz ohne Standortfreigabe auf dem Handy nicht, sondern bittet zuerst darum
• In der Grundeinstellung ist die Einstellung „GPS erforderlich“ an; Sie können sie für das ganze Team ausschalten

Wie das in einer Reinigungsfirma aussieht, mit GPS nur beim Stempeln, zeigt unsere Seite zur Zeiterfassung für Reinigungskräfte.

Technische Sicherheit

• Verschlüsselte Datenübertragung
• Server in einem Rechenzentrum in der EU
• Die Karten in der Büroansicht und im GPS-Nachweis kommen von Google Maps. Für die Karte im GPS-Nachweis übermittelt Crew Active die Koordinaten der Messpunkte an Google; Google kann diese Daten auch außerhalb der EU verarbeiten (siehe Datenschutzerklärung)
• Löschung Ihrer Daten auf Weisung und nach Vertragsende
• DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung

Fazit: GPS-Tracking mit Augenmaß

Eine punktuelle Standorterfassung beim Stempeln ist nach unserer Einschätzung nicht grundsätzlich verboten, eine laufende Ortung in aller Regel schon. Beides ist an strenge Voraussetzungen geknüpft. Mit dem richtigen Ansatz können Unternehmen die Vorteile nutzen, ohne die Rechte ihrer Mitarbeiter zu verletzen:

1. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter offen
2. Dokumentieren Sie Zweck und Rechtsgrundlage
3. Beschränken Sie die Datenerhebung auf das Notwendige
4. Schützen Sie die erhobenen Daten angemessen
5. Respektieren Sie die Privatsphäre außerhalb der Arbeitszeit

Quellen

• Landesbeauftragter für den Datenschutz Rheinland-Pfalz: GPS-Ortung
• Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz, 27. Tätigkeitsbericht 2016 (öffentliche Stellen, vor der DSGVO): Ausstattung von Dienstfahrzeugen mit Ortungssystemen
• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022: 1 ABR 22/21
• Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 8. Mai 2025: 8 AZR 209/21
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung
• Osborne Clarke: Was der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 für die HR-Praxis bedeutet
• Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 30. März 2023: Rs. C-34/21
• Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 19. Dezember 2024: Rs. C-65/23
• Datenschutzkonferenz: Liste der Verarbeitungen, für die eine DSFA durchzuführen ist

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen konsultieren Sie bitte einen spezialisierten Anwalt.

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