Hausmeisterservice Software 2026: die 5 besten Apps im Vergleich

Im Hausmeisterservice ist jeder Tag eine Runde durch viele Objekte: Treppenhaus hier, Kontrollgang dort, Mülltonnen am Dienstag, der Rasen alle zwei Wochen, im Winter Räumen und Streuen. Der Ärger kommt, wenn die Hausverwaltung fragt, ob im dritten Stock wirklich gewischt wurde, oder wenn am Monatsende Stundenzettel für den Lohn und die Abrechnung je Objekt zusammengesucht werden. Eine Hausmeister-App soll beides lösen. Wir haben fünf Anbieter verglichen. Zur Transparenz: Crew Active ist unser eigenes Produkt. Alle Angaben zu den anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites, geprüft am 02.10.2026. Funktionen und Preise ändern sich, prüfen Sie sie vor der Entscheidung selbst.

Unser Fazit vorweg

Für die meisten Hausmeisterdienste mit kleinen Teams ist Crew Active die einfachste Wahl:

• Objekte und Runden im Griff: Kunden mit mehreren Objektadressen, wiederkehrende Einsätze als Serie und feste Touren in Ihrer Reihenfolge. Ihr Team sieht jeden Einsatz mit Adresse und Hinweis in der App.
• Nachweis für die Hausverwaltung: GPS bei Start, Pause und Stopp mit der Entfernung zum Objekt, als PDF je Einsatz, dazu Fotos direkt am Einsatz.
• Funktioniert ohne Empfang: Im Keller oder in der Tiefgarage speichert die App die Zeiten auf dem Handy und überträgt sie, sobald wieder Netz da ist.
• Lohn und Abrechnung aus denselben Einsätzen: Stunden je Mitarbeiter als Excel und als LODAS-Datei für DATEV, Stunden je Kunde und ein Abrechnungsvorschlag als PDF.
• Alle Funktionen in jedem Paket: keine Zusatzmodule, keine Grundgebühr, keine Mindestlaufzeit, ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter.
• In 5 Sprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch. Jeder Mitarbeiter wählt seine Sprache selbst.
• 1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Der Test endet von selbst.

Was eine Hausmeister-Software können muss

Alle fünf Apps erfassen Arbeitszeiten per Smartphone. Im Hausmeisterservice entscheiden aber andere Dinge:

• Viele Objekte, feste Rhythmen. Manche Aufgaben laufen täglich, manche wöchentlich, manche einmal im Monat. Die App muss das als Serie oder Tour abbilden, sonst planen Sie jede Woche von vorn.
• Ein Nachweis, der vor Ort entsteht. Zeit, Standort und Fotos müssen am Objekt erfasst werden, nicht abends im Büro. Im Streitfall brauchen Sie in Minuten ein PDF für die Hausverwaltung.
• Schäden schnell im Büro. Der Wasserfleck im Keller oder die kaputte Tür gehört mit Foto zum Büro, nicht in eine private WhatsApp-Gruppe.
• Stunden je Objekt und je Mitarbeiter. Für die Abrechnung brauchen Sie die Zeiten je Kunde, für den Lohn je Mitarbeiter. Am besten aus denselben Einsätzen.
• Ein Preis, der zum kleinen Team passt. Viele Hausmeisterdienste arbeiten mit wenigen Festangestellten und einigen Minijobbern. Grundgebühren, Module und lange Laufzeiten fallen da stark ins Gewicht.

Beschäftigen Sie Minijobber, gilt § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Noch ohne App? Mit unseren kostenlosen Werkzeugen füllen Sie Stundenzettel aus, planen den Urlaub im Team und dokumentieren den Winterdienst im Räumprotokoll, im Browser und ohne Anmeldung.

Die fünf Anbieter im Überblick

Crew Active: unsere Empfehlung

Crew Active ist unser eigenes Produkt, gebaut für Betriebe mit Teams im Außeneinsatz, darunter Gebäudereinigung, Winterdienst und GaLaBau. Planung, Zeiterfassung, Nachweis und Kommunikation laufen in einer App. Wie das für Objekte aussieht, zeigen unsere Seiten zur Software für die Gebäudereinigung und zur Winterdienst-Software mit GPS-Nachweis.

Was es kann:

• Kunden mit mehreren Objektadressen, dazu Hinweise für Ihr Team und interne Notizen, die nur das Büro sieht
• Wiederkehrende Einsätze als Serie, täglich, wöchentlich oder monatlich: Treppenhaus, Kontrollgang, Mülltonnen, Grünpflege
• Feste Touren: Objekte in Ihrer Reihenfolge, mit Team, Wochentagen und Startzeit und einem Hinweis je Stopp, etwa wo der Schlüssel liegt. Ein Stopp läuft bei jeder Tour, nur jede zweite oder dritte Woche oder einmal im Monat. Die Tour legen Sie im Browser an, Crew Active plant daraus die Einsätze vier Wochen im Voraus, und Ihr Team bekommt jeden Stopp als Einsatz in die App.
• Start, Pause und Stopp per App, auch im Keller oder in der Tiefgarage ohne Empfang. Die Zeiten werden gespeichert und übertragen, sobald wieder Netz da ist.
• GPS (bei neuen Konten an, abschaltbar): je ein Standortpunkt bei Start, Pause und Stopp, keine laufende Ortung
• GPS-Standortnachweis als PDF je Einsatz, mit Karte, Zeiten, Genauigkeit und Entfernung zur Objektadresse, zum Weitergeben an die Hausverwaltung. Mit Touren dazu ein Nachweis je Tour: an welchem Tag welches Objekt erledigt wurde, mit Arbeitszeit und Fotos.
• Fotos direkt am Einsatz, dazu Tätigkeiten und Notizen je Einsatz
• Chat: Einzelchats zwischen Büro und Mitarbeitern und unter Kollegen, mit Fotos und Lesebestätigung. Das Foto vom Wasserfleck geht direkt ans Büro.
• Auswertung je Kunde: Stunden als Excel und ein monatlicher Abrechnungsvorschlag als PDF, mit eigenem Stundenpreis je Kunde oder einem festen Satz je Einsatz
• Urlaubsantrag per App, Krankmeldung als Foto, Warnung bei Doppelbelegung und wenn jemand „Nicht verfügbar“ gemeldet hat
• Stunden je Mitarbeiter als Excel, dazu je Monat eine LODAS-Datei für DATEV, die Sie im Browser herunterladen
• App für iPhone und Android, auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch

Preis und Test: ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, 119 € für bis zu 10, 199 € für bis zu 20, 239 € für bis zu 30 und 379 € für bis zu 50. Alle Funktionen sind in jedem Paket enthalten, es gibt keine Mindestlaufzeit. 1 Monat kostenlos testen, keine Kreditkarte. Im Test sind bis zu 5 Mitarbeiter gleichzeitig aktiv. Alle Preise auf unserer Preisseite.

Gut zu wissen: Rechnungen schreiben Sie weiter in Ihrem Rechnungsprogramm, der Abrechnungsvorschlag je Kunde ist die Grundlage dafür. Die Reihenfolge Ihrer Touren legen Sie selbst fest, eine automatische Routenoptimierung gibt es nicht. Den GPS-Punkt setzt die App nur, wenn beim Stempeln Netz da ist.

clockin

clockin ist eine Zeiterfassungs-App für viele Branchen und hat eine eigene Seite für Hausmeisterdienste.

Laut Website des Anbieters: Quelle: clockin.de/branchen/hausmeisterdienste

• Zeiten per QR-Code direkt am Objekt buchen und Einsätze je Liegenschaft auswerten. Die Projektzeiterfassung gibt es laut Preisseite ab Paket Pro.
• GPS-Punkt beim Tätigkeitswechsel, ohne dauerhaftes Tracking, ab Paket Pro
• Fotos, Checklisten und die digitale Unterschrift des Auftraggebers laut Paketübersicht erst im Paket Expert
• Die App funktioniert auch offline
• Stundenzettel direkt an DATEV senden, schon im Paket Starter, App in 26 Sprachen
• Schichtplanung als Add-on ab 27 € im Monat, die digitale Plantafel ist als “bald verfügbar” markiert

Preis und Test: Starter 3,99 €, Pro 6,99 €, Expert 9,99 € netto pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung, günstiger bei 12 oder 24 Monaten Laufzeit. Bei unter 5 Nutzern kommt eine Plattform-Pauschale von 10 € im Monat dazu. 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie unter clockin Alternative.

HERO

HERO ist eine Handwerkersoftware mit eigener Seite für Hausmeister. Neben Planung und Zeiterfassung deckt sie laut eigener Website Angebote und Rechnungen ab.

Laut Website des Anbieters: Quelle: hero-software.de/anwendungen/hausmeister-software

• Regelmäßige Aufgaben wie die wöchentliche Treppenhausreinigung oder den Winterdienst als Wartungsvertrag anlegen, mit Erinnerung vor dem Fälligkeitstermin
• Arbeitszeiten werden dem Auftrag oder Objekt zugeordnet und lassen sich in die Rechnung übernehmen
• Checklisten, Fotos und die digitale Unterschrift des Kunden in der App
• Zeiterfassung online wie offline, beim Starten und Stoppen optional ein Standortpunkt
• Digitale Plantafel und Rechnungsprogramm in allen Tarifen

Preis und Test: HERO Select ab 69 € netto im Monat bei jährlicher Abrechnung (79 € bei monatlicher), mit einer Standard-Lizenz, jede weitere App-Lizenz 22 € bzw. 25 €. Select ist laut Anbieter für Betriebe mit bis zu 5 Mitarbeitenden. HERO OS kostet ab 119 € (jährlich) bzw. 135 € (monatlich), jede weitere Standard-Lizenz 69 € bzw. 79 €. Laut AGB beträgt die Grundlaufzeit 12 Monate, soweit in der Bestellung nichts anderes vereinbart ist. 14 Tage kostenlos testen. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie unter HERO Alternative.

Hausmeisterapp.com

Die Hausmeisterapp.com der NetBrick GmbH richtet sich laut Anbieter an kleine bis große Hausmeisterbetriebe, Eigentümer und Mieter.

Laut Website des Anbieters: Quelle: hausmeisterapp.com/hausmeisterbetriebe-facility-management

• Objektverwaltung mit Bildern und Dokumenten je Objekt
• Ticketsystem: Aufgaben anlegen und Mitarbeitern zuweisen, Meldungen direkt von Bewohnern
• Zeiterfassung objektgenau per App, dazu GPS-Protokolle als Nachweis und Arbeitsprotokolle
• Laut Hilfe-Center: wiederkehrende Aufgaben, Einstempeln im Objekt innerhalb eines GPS-Radius von 100 Metern und eine eigene Aufgabenkategorie für den Winterdienst
• Anbindung an Lexware Office, kostenloser Zugang für Hausverwaltungen, deren Hausmeister die App nutzen

Preis und Test: 12,99 € pro Mitarbeiter und Monat bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, 13,99 € bei 6 Monaten und 14,99 € bei 1 Monat, jeweils zzgl. MwSt. Laut Anbieter ist alles inklusive, bezahlt werden nur aktive Mitarbeiter. 30 Tage kostenlos testen.

Meisterwerk

Meisterwerk ist eine modulare Handwerkersoftware der Meisterwerk App GmbH aus Berlin und hat eine eigene Seite zum Hausmeisterservice.

Laut Website des Anbieters: Quelle: blog.meisterwerk.app/gewerke/hausmeisterservice

• Mitarbeiter stempeln sich per App direkt auf die Liegenschaft ein, die Stunden werden dem Objekt zugeordnet
• Die Streupflicht lässt sich als saisonale Serienaufgabe je Liegenschaft hinterlegen
• Auftrags- und Fotodokumentation, Chat und eine offline-fähige App im Basispaket
• GPS beim Ein- und Ausstempeln optional, im Modul Zeiterfassung
• Digitale Formulare mit Unterschrift sowie Angebote und Rechnungen als eigene Module

Preis und Test: laut Preisseite Basispaket mit 3 Nutzern 59 € im Monat im Jahresabo (73 € im Monatsabo), jeder weitere Nutzer 15 € (18 €). Kalender & Planung, Zeiterfassung & Abwesenheiten und Digitale Formulare kosten je 6 € (7 €) pro Nutzer und Monat, Angebote & Rechnungen 25 € (30 €) im Monat, alles zzgl. MwSt. Laut AGB gilt im Monatsabo 1 Monat Kündigungsfrist, im Jahresabo 3 Monate. 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Vergleichstabelle

Keine Angabe: auf den geprüften Seiten des Anbieters nicht genannt. Das heißt nicht, dass die Funktion fehlt. Alle Anbieter geprüft am 02.10.2026 auf ihren eigenen Websites. Weitere Quellen für die Tabelle: clockin.de/preise, clockin.de/funktionen-von-clockin/schichtplan-software, hero-software.de/preise, hero-software.de/features/zeiterfassung-app, hausmeisterapp.com/preise, meisterwerk.app/preise, meisterwerk.app/mobile.

So finden Sie die passende App

1. Spielen Sie die Nachfrage der Hausverwaltung durch

Legen Sie im Test ein Objekt an, lassen Sie einen Mitarbeiter dort einen Einsatz erfassen und fragen Sie sich: Hätte ich in fünf Minuten ein PDF, das ich der Hausverwaltung schicken kann? Crew Active erstellt den GPS-Standortnachweis je Einsatz auf Knopfdruck, mit der Entfernung zum Objekt in Metern.

2. Bilden Sie eine echte Woche ab

Tragen Sie Ihre wiederkehrenden Aufgaben ein: das Treppenhaus jeden Montag, die Grünpflege alle zwei Wochen, die Tiefgarage einmal im Monat. In Crew Active legen Sie das als Serie oder als feste Tour an, Ihr Team sieht jeden Einsatz mit Adresse und Hinweis in der App.

3. Rechnen Sie mit Ihrer echten Teamgröße

Preise pro Kopf und Module wirken klein, summieren sich aber. Ein Beispiel mit 10 Mitarbeitern, die planen, stempeln und Fotos machen sollen, bei monatlicher Abrechnung: Crew Active kostet 119 € im Monat. clockin Expert (mit Fotos) kostet 99,90 €, mit dem Add-on Schichtplanung (30 € bei monatlicher Laufzeit) 129,90 €. Die Hausmeisterapp.com kostet 149,90 €, mit 12 Monaten Mindestlaufzeit 129,90 €. Meisterwerk mit den Modulen Planung und Zeiterfassung kostet im Monatsabo 339 €, im Jahresabo 284 €. Fragen Sie bei jedem Anbieter auch nach Einrichtung und Laufzeit.

4. Achten Sie auf die Laufzeit

Hausmeisterdienste gewinnen und verlieren Objekte mit jeder Hausverwaltung. Eine App ohne Mindestlaufzeit ist da das geringere Risiko. Crew Active hat keine, und der Test endet von selbst.

5. Klären Sie den Weg zu Lohn und Rechnung

Fragen Sie Ihr Lohnbüro, welches Format es braucht. Crew Active liefert die Stunden je Mitarbeiter als Excel und je Monat eine LODAS-Datei für DATEV, die Stunden je Kunde als Excel und einen Abrechnungsvorschlag als PDF für Ihre Rechnung. Prüfen Sie die Stunden vorher mit unserem kostenlosen Arbeitszeitrechner.

Kurz beantwortet

• Sie wollen Objekte, wiederkehrende Einsätze, GPS-Nachweis und die Stunden für Lohn und Abrechnung in einer App, zu einem festen Preis: Crew Active.
• Ihr Team spricht mehrere Sprachen: Crew Active, auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Türkisch und Rumänisch.
• Sie wollen erst ausprobieren, ohne Risiko: Crew Active, 1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Mindestlaufzeit.
• Sie wollen Angebote und Rechnungen im selben System schreiben: Dann schauen Sie sich laut Website der Anbieter HERO an oder Meisterwerk mit dem Modul Angebote & Rechnungen.

Ihr Team reinigt auch Objekte? Dann lesen Sie den Vergleich der Zeiterfassungs-Apps für die Gebäudereinigung. Für den Winter gibt es den Winterdienst App Vergleich.

Jetzt selbst testen: Crew Active 1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Legen Sie Ihre Objekte und eine Serie an, geben Sie die App einem Mitarbeiter und sehen Sie nach dem ersten Einsatz den Nachweis als PDF.

Häufige Fragen