Für Handwerksbetriebe

Zeit­erfassung für Handwerker per App

Für einen Handwerksbetrieb mit Monteuren beim Kunden oder auf der Baustelle passt eine Zeiterfassung per App: Jeder stempelt dort, wo er arbeitet, und die Stunden landen beim richtigen Kunden. In Crew Active tippen Ihre Monteure auf Start, Pause und Stopp, in der Grundeinstellung auch ohne Netz. Im Büro sehen Sie die Stunden je Einsatz und Kunde, exportieren sie als Excel und geben die Lohnstunden als LODAS‑Datei für DATEV an Ihr Lohnbüro. Angebote und Rechnungen schreibt Crew Active nicht.

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Worauf es bei der Zeiterfassung im Handwerk ankommt

Sechs Punkte, an denen Sie eine Zeiterfassung für Ihren Handwerksbetrieb messen können, und was Crew Active dazu bietet.

  • Stempeln beim KundenJeder stempelt am Einsatz, beim Kunden oder auf der Baustelle. Die Zeit gehört zum Einsatz und damit zum Kunden.
  • Auch ohne NetzIm Keller oder im Rohbau ohne Empfang speichert die App den Stempel in der Grundeinstellung und sendet ihn später.
  • Stunden je KundeDie Stunden je Kunde als Excel, als Grundlage für Ihre Rechnung oder Nachkalkulation.
  • Kontrolle im BüroZeiten korrigiert nur das Büro. Wer nur stempelt, kann seine erfassten Zeiten nicht ändern.
  • Überstunden im BlickArbeitszeitkonto mit Sollstunden je Wochentag, Überstunden‑Saldo, Urlaub und Krankheit.
  • Stunden für den LohnExcel je Mitarbeiter und am Monatsende eine LODAS‑Importdatei mit den Stunden je Mitarbeiter für DATEV.

Zeiterfassung, keine Handwerker­software

Crew Active ersetzt keine Handwerkersoftware für Angebote und Rechnungen. Es plant Ihre Einsätze und erfasst die Arbeitszeit. Angebote und Rechnungen schreiben Sie weiter in Ihrem Rechnungsprogramm.

  • Keine Angebote und RechnungenAngebote und Rechnungen an Ihre Kunden schreibt Crew Active nicht, auch keine E‑Rechnung.
  • Abrechnungsvorschlag je KundeAls Vorlage für Ihre Rechnung: die beendeten Einsätze eines Kunden im Monat, für die ein Preis hinterlegt ist, als PDF, mit eigenem Stundenpreis je Kunde und 0, 7 oder 19 % MwSt. Danach markieren Sie die Einsätze als abgerechnet.
  • Keine MaterialerfassungMaterial und Lager erfasst Crew Active nicht. Am Einsatz gibt es Tätigkeiten, Hinweise und Fotos.
  • Keine direkte DATEV‑AnbindungDie Lohnstunden gehen als Datei an Lohnbüro oder Steuerberater. Eine Verbindung zu Ihrer Buchhaltung gibt es nicht.
  • Dafür: Einsätze planenKalender und Plantafel mit Drag & Drop. Beim Speichern bekommt Ihr Team den Einsatz per Push in der App.

So stempeln Ihre Monteure

Ihr Team braucht nur die Crew Active App auf dem eigenen Handy. Den Einsatz sieht jeder dort mit allem, was er beim Kunden wissen muss.

Fahrzeit und Kilometer

Zwischen zwei Kunden sind Ihre Monteure unterwegs. Crew Active kann die Fahrzeit zwischen zwei Einsätzen als Arbeitszeit zählen, wenn Sie das einschalten.

  • Fahrzeit als ArbeitszeitCrew Active rechnet die Fahrt zwischen zwei Einsätzen eines Tages nach einer von drei Regeln, die Sie wählen, zum Beispiel die echte Lücke bis höchstens zur geplanten Fahrzeit plus Puffer oder nur die geplante Fahrzeit. Eine Lücke über Ihrer Höchstgrenze, etwa für die Heimfahrt, zählt nicht. Zuschaltbar in Konto > Fahrzeit.
  • Fahrten prüfenFahrten deutlich über der geplanten Fahrzeit plus Puffer kommen im Büro auf die Liste „Bitte prüfen“. Die Fahrt vor einem Einsatz kann das Büro ändern.
  • Fahrzeit in Auswertung und ExcelDie Fahrt steht in der Auswertung je Mitarbeiter und im Excel‑Export, in einer eigenen Spalte.
  • Fahrtkilometer je EinsatzEinfache Strecke oder Hin- und Rückweg, für die Firma festgelegt. Die Kilometer stehen in Auswertung und Excel.
  • KilometergeldFür Fahrten mit dem eigenen Auto: Sie tragen einen Satz pro Kilometer ein, Crew Active rechnet das Kilometergeld aus der Tagesroute. Zuschaltbar in Konto > Kilometergeld.
Fahrzeit und Kilometergeld sind aus, bis Sie sie einschalten.

Pausen, Arbeitszeit­konto, Lohn

Die gestempelten Stunden laufen ins Arbeitszeitkonto. Am Monatsende geben Sie die Lohnstunden als Excel oder LODAS‑Datei an Ihr Lohnbüro.

  • Automatischer PausenabzugBis zu 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, bis zu 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden. Für die Firma ein- oder ausschaltbar.
  • ArbeitszeitkontoSollstunden je Wochentag, Überstunden‑Saldo, Feiertage je Bundesland, Urlaub, Krankheit und Freizeitausgleich. Einen Saldo aus Ihrem alten System übernehmen Sie als Startwert.
  • Arbeitszeitkonto als PDFJe Mitarbeiter und Zeitraum zum Drucken, mit Zeilen für Datum und Unterschrift von Mitarbeiter und Arbeitgeber.
  • Korrekturen nur im BüroNur das Büro trägt Zeiten nach oder korrigiert sie. Wer nur stempelt, kann seine erfassten Zeiten nicht ändern.
  • Excel je Mitarbeiter und je KundeStunden, Lohn, Fahrtkilometer, Urlaub und Krankheit je Mitarbeiter, die Stunden je Kunde.
  • LODAS‑Datei für DATEVAm Monatsende die Stunden je Mitarbeiter als Importdatei für Lohnbüro oder Steuerberater, sobald die DATEV‑Nummern Ihres Steuerberaters und die Personalnummern eingetragen sind. Eine direkte DATEV‑Anbindung gibt es nicht.

Arbeitszeit aufzeichnen im Handwerk

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, auch im kleinen Handwerksbetrieb. Für Minijobber und für die Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa das Baugewerbe, verlangt § 17 MiLoG zusätzlich, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach 7 Tagen aufzuzeichnen und 2 Jahre aufzubewahren. Die Pflicht bleibt beim Arbeitgeber.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

In 3 Schritten zur ersten Stempelzeit

Keine Installation im Büro und keine Hardware auf der Baustelle. Zeiterfassung gibt es in jedem Paket.

  1. 1

    Konto anlegen

    1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte. Die Anmeldung dauert wenige Minuten.

  2. 2

    Kunden und Team anlegen

    Kunden mit ihren Adressen anlegen und Mitarbeiter per E‑Mail oder mit einem Link aus der Crew Active App einladen. Die Mitarbeiter laden die App.

  3. 3

    Einsatz planen

    Beim Speichern bekommt Ihr Team den Einsatz per Push und stempelt beim Kunden.

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Handwerk

  • Welche Zeiterfassung passt für einen Handwerksbetrieb mit Monteuren auf Baustellen?

    Eine Zeiterfassung per App, bei der jeder dort stempelt, wo er arbeitet, beim Kunden oder auf der Baustelle. Achten Sie darauf, dass die App ohne Netz weiterzählt, die Stunden beim richtigen Kunden landen, nur das Büro Zeiten korrigiert und es einen Export für den Lohn gibt. Crew Active erfüllt diese Punkte: Start, Pause und Stopp per App, in der Grundeinstellung auch ohne Empfang, die Stunden je Kunde als Excel und die Lohnstunden als LODAS‑Datei für DATEV. Angebote und Rechnungen schreibt Crew Active nicht.

  • Ersetzt Crew Active eine Handwerkersoftware?

    Nein. Crew Active ersetzt keine Handwerkersoftware für Angebote und Rechnungen, und Material erfasst es nicht. Es plant Ihre Einsätze und erfasst die Arbeitszeit. Als Vorlage für Ihre Rechnung gibt es je Kunde einen Abrechnungsvorschlag als PDF mit den beendeten Einsätzen des Monats, für die ein Preis hinterlegt ist; die Rechnung schreiben Sie in Ihrem Rechnungsprogramm. Wer Angebote, Rechnungen und Zeiterfassung in einem System will, findet das laut Website der Anbieter etwa bei HERO oder Craftnote.

  • Können meine Monteure ohne Netz stempeln?

    Ja. Ohne Empfang, etwa im Keller oder im Rohbau, speichert die App den Stempel in der Grundeinstellung und sendet ihn später, sobald wieder Netz da ist. Dieser Stempel hat dann keinen GPS‑Punkt; fehlt bei einem Einsatz jeder Messpunkt, steht im Büro „Kein Standort erfasst“.

  • Wird der Standort meiner Mitarbeiter dauerhaft verfolgt?

    Nein. Für die Zeiterfassung speichert die App nur beim Tippen auf Start, Pause oder Stopp je einen Standortpunkt, und in der Grundeinstellung nur, wenn GPS eingeschaltet ist und das Handy Netz hat. Dazwischen, auf dem Weg und nach Feierabend zeichnet sie keinen Standort auf. Eine Ortung im Hintergrund gibt es nicht.

  • Kann Crew Active die Fahrzeit zwischen zwei Kunden als Arbeitszeit zählen?

    Ja, wenn Sie das einschalten, in Konto > Fahrzeit. Sie wählen eine von drei Regeln, zum Beispiel die echte Lücke zwischen zwei Einsätzen bis höchstens zur geplanten Fahrzeit plus Puffer oder nur die geplante Fahrzeit. Eine Lücke über Ihrer Höchstgrenze, etwa für die Heimfahrt, zählt nicht, und auffällige Fahrten kommen im Büro auf die Liste „Bitte prüfen“. Ohne den Schalter rechnet Crew Active keine Fahrzeit.

  • Wie sehe ich, wie viele Stunden bei einem Kunden angefallen sind?

    In der Auswertung je Kunde, die Sie als Excel exportieren. Die Stunden hängen am Einsatz und damit am Kunden; einen eigenen Projektbereich gibt es nicht. Je Mitarbeiter gibt es eine eigene Auswertung mit Stunden, Lohn, Fahrtkilometern, Urlaub und Krankheit.

  • Können Mitarbeiter ihre Zeiten nachträglich ändern?

    Nein. Erfasste Zeiten ändert nur das Büro: Es trägt nach oder korrigiert. Wer nur stempelt, sieht seine Stunden, kann sie aber nicht ändern.

  • Brauche ich ein Stempelterminal, QR‑Codes oder NFC‑Tags?

    Nein. Zum Stempeln gibt es bei Crew Active kein Terminal, keine QR‑Codes und keine NFC‑Tags. Ihre Mitarbeiter stempeln in der App auf dem eigenen Handy. Ist eine Adresse hinterlegt und hat der Einsatz GPS‑Daten, sehen Sie im Büro, wie weit Start und Stopp von der Objektadresse entfernt waren. Kein Geofencing am Objekt: Die Entfernung zur Objektadresse sperrt den Start nicht.

  • Muss ein Handwerksbetrieb die Arbeitszeit erfassen?

    Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, unabhängig von der Größe des Betriebs. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor. Für Minijobber und für die Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa das Baugewerbe, verlangt § 17 MiLoG zusätzlich, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach 7 Tagen aufzuzeichnen und 2 Jahre aufzubewahren. Die Pflicht bleibt beim Arbeitgeber. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Mehr in Zeiterfassung Pflicht in Deutschland.

  • Was kostet die Zeiterfassung für Handwerker?

    Die Zeiterfassung ist in jedem Crew Active Paket enthalten, mit allen anderen Funktionen, nur der KI‑Assistent kostet nach dem Testmonat extra. Die Pakete beginnen bei 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, die App ist für Ihre Mitarbeiter kostenlos. Testen Sie 1 Monat kostenlos mit bis zu 30 Mitarbeitern, ohne Kreditkarte. Alle Pakete stehen auf der Preisseite.

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