Für kleine Betriebe

Zeit­erfassung für Kleinbetriebe per App

Auch ein Kleinbetrieb muss die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter erfassen. Papier ist dafür bisher erlaubt, kostet Sie aber am Monatsende das Abtippen. In Crew Active stempeln Ihre Mitarbeiter Start, Pause und Stopp auf dem eigenen Handy, dort, wo sie arbeiten. Im Büro sehen Sie Stunden und Überstunden und geben die Lohnstunden als Excel oder LODAS‑Datei an Ihr Lohnbüro.

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Keine Kreditkarte · Test endet automatisch · danach ab 69 € netto / Monat für bis zu 5 Mitarbeiter

Muss ein Kleinbetrieb die Arbeitszeit erfassen?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfassen, auch mit nur einem Mitarbeiter. Eine Formvorschrift gibt es laut Bundesarbeitsministerium bisher nicht: Die Aufzeichnung kann auch handschriftlich erfolgen. Die Pflicht bleibt beim Arbeitgeber.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Welches Zeiterfassungs­system passt zum Kleinbetrieb?

Eine Form schreibt bisher kein Gesetz vor, die Aufzeichnung muss aber verlässlich sein. Der Unterschied liegt im Aufwand am Monatsende und darin, ob Ihr Team dort stempeln kann, wo es arbeitet.

So stempelt Ihr Team

Ihre Mitarbeiter brauchen nur die Crew Active App auf dem eigenen Handy. Im Büro läuft Crew Active im Browser, ohne Installation.

  • Einladen, auch ohne E‑MailPer E‑Mail oder mit einem persönlichen Link, den Sie in der Crew Active App teilen, etwa per WhatsApp oder SMS. Mit dem Link kommt auch ein Mitarbeiter ohne E‑Mail‑Adresse in die App. Der Link gilt 7 Tage.
  • Start, Pause, StoppJe ein Tipp. Auf dem iPhone läuft die Zeit als Live‑Aktivität auf dem Sperrbildschirm, mit Erinnerung 15 Minuten vor Einsatzbeginn.
  • Der Einsatz in der AppAdresse, Uhrzeit, Tätigkeiten und Hinweise fürs Team. Ein Tipp öffnet Apple Karten oder Google Maps, ein weiterer ruft den Kunden an.
  • GPS nur beim StempelnIst GPS eingeschaltet (bei neuen Konten Standard) und hat das Handy Netz, speichert die App in der Grundeinstellung je einen GPS‑Punkt bei Start, Pause und Stopp. Eine laufende Ortung gibt es nicht. GPS schalten Sie nur für das ganze Team ab.
  • Ohne NetzOhne Netz, etwa im Keller, speichert die App in der Grundeinstellung den Stempel und sendet ihn später. Dieser Stempel hat dann keinen GPS‑Punkt.
  • 12 SprachenDeutsch, Englisch, Italienisch, Griechisch, Polnisch, Rumänisch, Spanisch, Türkisch, Ungarisch, Ukrainisch, Russisch und Bulgarisch. Jeder stellt seine Sprache selbst ein.
  • Eigenes Handy, kein TerminalZum Stempeln gibt es bei Crew Active kein Terminal, keine QR‑Codes und keine NFC‑Tags.

Pausen, Überstunden, Lohn

Die gestempelten Stunden laufen ins Arbeitszeitkonto. Am Monatsende geben Sie die Lohnstunden als Excel oder LODAS‑Datei an Ihr Lohnbüro.

  • Automatischer PausenabzugBis zu 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, bis zu 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden. Für die Firma ein- oder ausschaltbar.
  • ArbeitszeitkontoSollstunden je Wochentag, Überstunden‑Saldo, Feiertage je Bundesland, Urlaub, Krankheit und Freizeitausgleich. Einen Saldo von Ihren Zetteln übernehmen Sie als Startwert.
  • Arbeitszeitkonto als PDFJe Mitarbeiter und Zeitraum zum Drucken, mit Zeilen für Datum und Unterschrift von Mitarbeiter und Arbeitgeber.
  • Korrekturen nur im BüroNur das Büro trägt Zeiten nach oder korrigiert sie. Wer nur stempelt, kann seine erfassten Zeiten nicht ändern.
  • Excel je Mitarbeiter und je KundeStunden, Lohn, Fahrtkilometer, Urlaub und Krankheit je Mitarbeiter, die Stunden je Kunde.
  • LODAS‑Datei für DATEVAm Monatsende die Stunden je Mitarbeiter als Importdatei für Lohnbüro oder Steuerberater, sobald die DATEV‑Nummern Ihres Steuerberaters und die Personalnummern eingetragen sind. Eine direkte DATEV‑Anbindung gibt es nicht.

Was die Zeiterfassung im Kleinbetrieb kostet

Sie zahlen ein festes Paket für die Firma, nicht je Mitarbeiter. Die Zeiterfassung steckt in jedem Paket, zusammen mit Einsatzplanung, Team‑Chat und Berichten.

  • Bis zu 5 MitarbeiterDas kleinste Paket, im Monat.69 € netto
  • Bis zu 10 MitarbeiterDas nächste Paket, im Monat.119 € netto
  • Die App für Ihre MitarbeiterIm Paket enthalten. Ihre Mitarbeiter laden sie aus dem App Store oder von Google Play.
  • Nur aktive Mitarbeiter zählenGezählt werden die gleichzeitig aktiven Mitarbeiter. Wer deaktiviert ist, etwa eine Aushilfe außerhalb der Saison, zählt nicht mit.
  • Monatlich kündbarBei monatlicher Zahlung jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündbar, direkt in Crew Active. Sie zahlen per Rechnung und Überweisung.
  • Alle Pakete und PreiseAuch für größere Teams und mit Jahrespreis.
Alle Preise netto, zzgl. 19 % MwSt.

Was Crew Active nicht macht

Crew Active plant Ihre Einsätze und erfasst die Arbeitszeit. Lohnabrechnung, Angebote und Rechnungen machen Sie weiter mit Ihrem Lohnbüro und Ihrem Rechnungsprogramm.

  • Keine LohnabrechnungSteuer, Sozialversicherung und Lohnzettel rechnet Crew Active nicht. Es liefert die Lohnstunden, die Abrechnung macht Ihr Lohnbüro.
  • Keine Angebote und RechnungenAngebote und Rechnungen an Ihre Kunden schreibt Crew Active nicht. Als Vorlage gibt es je Kunde einen Abrechnungsvorschlag als PDF mit den beendeten Einsätzen des Monats, für die ein Preis hinterlegt ist.
  • Keine MaterialerfassungMaterial und Lager erfasst Crew Active nicht. Am Einsatz gibt es Tätigkeiten, Hinweise und Fotos.
  • Keine direkte DATEV‑AnbindungDie Lohnstunden gehen als Datei an Lohnbüro oder Steuerberater. Mit Lexware Office senden Sie den Monat eines Kunden auf Anfrage selbst als Rechnungsentwurf dorthin; eine andere Buchhaltung ist nicht angebunden.

In 3 Schritten zur ersten Stempelzeit

Keine Installation im Büro und keine Hardware im Betrieb. Zeiterfassung gibt es in jedem Paket.

  1. 1

    Konto anlegen

    1 Monat testen, ohne Kreditkarte. Die Anmeldung dauert wenige Minuten.

  2. 2

    Mitarbeiter einladen

    Per E‑Mail oder Link aus der App, auch ohne E‑Mail‑Adresse.

  3. 3

    Einsatz planen

    Beim Speichern bekommt Ihr Team den Einsatz per Push und stempelt dort in der App.

ab 69 € netto / Monat für bis zu 5 Mitarbeiter

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Kleinbetrieb

  • Welches Zeiterfassungssystem passt für einen Kleinbetrieb?

    Für einen Kleinbetrieb mit wenigen Mitarbeitern passt meist eine Zeiterfassung per App auf dem Handy: Sie braucht kein Terminal und keine Installation, jeder stempelt dort, wo er arbeitet, und die Stunden liegen am Monatsende fertig vor. Achten Sie auf einen festen Preis für kleine Teams, Korrekturen nur durch das Büro und einen Export für den Lohn. Crew Active bietet das ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter, mit Excel und einer LODAS‑Datei für die Lohnstunden.

  • Muss ein Kleinbetrieb die Arbeitszeit erfassen?

    Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, unabhängig von der Größe des Betriebs, auch mit nur einem Mitarbeiter. Für Minijobber und für die Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa Bau oder Gebäudereinigung, verlangt § 17 MiLoG zusätzlich, Beginn, Ende und Dauer spätestens nach 7 Tagen aufzuzeichnen und 2 Jahre aufzubewahren. Die Pflicht bleibt beim Arbeitgeber. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Mehr in Zeiterfassung Pflicht in Deutschland.

  • Muss die Zeiterfassung im Kleinbetrieb elektronisch sein?

    Nein, bisher nicht. Laut Bundesarbeitsministerium gibt es keine Formvorschrift, die Aufzeichnung kann auch handschriftlich erfolgen. Ein Gesetz, das eine elektronische Zeiterfassung vorschreibt, gibt es nicht (Stand: 31.10.2026). Die Bundesregierung plant laut Bundesarbeitsministerium eine elektronische Aufzeichnungspflicht; nach Presseberichten über einen Entwurf sollen kleine Betriebe weiter auf Papier aufzeichnen dürfen. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

  • Was kostet die Zeiterfassung für einen Kleinbetrieb?

    Die Zeiterfassung ist in jedem Crew Active Paket enthalten, mit Einsatzplanung, Team‑Chat und Berichten. Sie zahlen 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter oder 119 € netto für bis zu 10, ein fester Preis für die Firma. Die App für Ihre Mitarbeiter ist im Paket enthalten. Testen Sie 1 Monat mit bis zu 30 Mitarbeitern, ohne Kreditkarte. Alle Pakete stehen auf der Preisseite.

  • Können Mitarbeiter ohne E‑Mail‑Adresse die App nutzen?

    Ja. Sie teilen in der Crew Active App einen persönlichen Link, etwa per WhatsApp oder SMS. Wer ihn antippt, ist in der App angemeldet; schicken Sie ihn deshalb nur an diesen Mitarbeiter. Der Link gilt 7 Tage. Nach dem Abmelden oder auf einem neuen Handy braucht der Mitarbeiter einen neuen Link.

  • Zählen Aushilfen und Minijobber zum Paket?

    Gezählt werden die gleichzeitig aktiven Mitarbeiter, Aushilfen und Minijobber eingeschlossen. Wer gerade nicht arbeitet, etwa außerhalb der Saison, lässt sich deaktivieren und zählt dann nicht mit.

  • Brauche ich ein Stempelterminal oder eine Stempeluhr?

    Nein. Ihre Mitarbeiter stempeln in der App auf dem eigenen Handy. Zum Stempeln gibt es bei Crew Active kein Terminal, keine QR‑Codes und keine NFC‑Tags. Mehr zur Stempeluhr App.

  • Können meine Mitarbeiter ohne Netz stempeln?

    Ja. Ohne Empfang, etwa im Keller, speichert die App den Stempel in der Grundeinstellung und sendet ihn später, sobald wieder Netz da ist. Dieser Stempel hat dann keinen GPS‑Punkt.

  • Wird der Standort meiner Mitarbeiter dauerhaft verfolgt?

    Nein. Für die Zeiterfassung speichert die App nur beim Tippen auf Start, Pause oder Stopp je einen Standortpunkt, und in der Grundeinstellung nur, wenn GPS eingeschaltet ist und das Handy Netz hat. Dazwischen, auf dem Weg und nach Feierabend zeichnet sie keinen Standort auf. Eine Ortung im Hintergrund gibt es nicht.

  • Können Mitarbeiter ihre Zeiten nachträglich ändern?

    Nein. Erfasste Zeiten ändert nur das Büro: Es trägt nach oder korrigiert. Wer nur stempelt, sieht seine Stunden, kann sie aber nicht ändern.

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