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Arbeitszeit und Standort gegenüber Auftraggebern nachweisen

Kurz gesagt: Am besten mit einem Nachweis je Einsatz aus der digitalen Zeiterfassung. Er zeigt Mitarbeiter, Objekt, Datum, Beginn, Ende und Dauer, dazu einen Standortpunkt beim Ein- und Ausstempeln mit der Entfernung zur Objektadresse und, wenn vereinbart, die Unterschrift des Kunden. Eine laufende GPS-Ortung braucht es dafür nicht. In Crew Active stempelt Ihr Team per App, und im Büro erstellen Sie je beendetem Einsatz mit Standortpunkt einen GPS-Standortnachweis als PDF und je Kunde einen Abrechnungsvorschlag für den Monat.

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Arbeitszeit nachweisen

Ihr Auftraggeber will wissen, wer wann und wie lange in seinem Objekt gearbeitet hat. Das kommt aus der Zeiterfassung am Einsatz, nicht aus einem Stundenzettel, den jemand am Monatsende ausfüllt.

  • Start, Pause, StoppJe ein Tipp in der App, am Einsatz, den das Büro geplant hat. So stehen Beginn, Ende und Dauer für jeden Einsatz fest.
  • PausenPausen stempelt Ihr Team selbst; die Stunden im Nachweis sind ohne diese Pausen. Für das Arbeitszeitkonto zieht Crew Active auf Wunsch automatisch ab: bis zu 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, bis zu 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden.
  • Ohne NetzIm Keller oder in der Tiefgarage speichert die App in der Grundeinstellung den Stempel und sendet ihn später. Dieser Stempel hat dann keinen GPS-Punkt.
  • Korrekturen nur im BüroNur das Büro trägt Zeiten nach oder korrigiert sie. Wer nur stempelt, kann seine erfassten Zeiten nicht ändern.
  • Tätigkeiten am EinsatzWas im Objekt zu tun ist, steht als Tätigkeiten und Hinweise am Einsatz. Ihr Team liest es in der App.
Ein Stempelterminal, QR-Codes oder NFC-Tags im Objekt gibt es bei Crew Active nicht.

Standort nachweisen

Für den Nachweis am Objekt reicht ein Standortpunkt beim Stempeln. Das ist datensparsamer als eine laufende Ortung und zeigt trotzdem, wo Ihr Team begonnen und aufgehört hat.

Die Entfernung zur Objektadresse sperrt den Start nicht: Sie wird markiert, und Sie sehen sie im Büro.

Was der Auftraggeber bekommt

Zwei Dokumente erstellen Sie im Büro und geben sie an Ihren Auftraggeber weiter: den GPS-Standortnachweis je beendetem Einsatz mit Standortpunkt und den Abrechnungsvorschlag je Kunde und Monat. Der Abrechnungsvorschlag ist keine Rechnung.

Welche Angabe in welchem Dokument steht
AngabeGPS-StandortnachweisAbrechnungsvorschlag
Mitarbeiter
Name
Name in jeder Zeile
Objekt
Name und Adresse
Adresse, wenn am Einsatz gewählt
Datum
Datum des Einsatzes
Datum in jeder Zeile
Beginn und Ende
Uhrzeit mit Sekunden und Zeitzone
Von–Bis
Arbeitszeit
Dauer
Stunden ohne gestempelte Pausen
Standort
Koordinaten, Genauigkeit und Entfernung zum Objekt bei Start und Stopp, mit Karte
–
Bestätigung
Unterschrift des Kunden mit Name und Uhrzeit, wenn er unterschrieben hat
–
Preis
–
Satz und Netto je Einsatz, MwSt. und Summe

Pausen und Tätigkeiten stehen in keinem der beiden PDFs. Fotos laden Sie beim Kunden als ZIP herunter. Einen eigenen Zugang für Ihren Auftraggeber gibt es nicht: Sie geben ihm die Dokumente selbst.

Echte Beispiele, ohne Anmeldung

So sehen die Dokumente aus, die Crew Active für Sie erstellt.

Mit Crew Active erstellt, aus einem erfundenen Beispielbetrieb. Keine echten Kunden- oder Mitarbeiterdaten.

So entsteht der Nachweis mit Crew Active

Ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter. Alles auf dieser Seite ist in jedem Paket enthalten.

  1. 1

    Einsatz planen

    Im Büro planen Sie den Einsatz beim Kunden, an der Adresse des Objekts. Ihr Mitarbeiter bekommt ihn per Push in die App.

  2. 2

    Start tippen

    Am Objekt tippt Ihr Mitarbeiter auf Start. Die App speichert die Uhrzeit und, mit GPS an und Netz, einen Standortpunkt. Pausen stempelt er selbst, Fotos aus dem Objekt hängen am Einsatz.

  3. 3

    Stopp und Unterschrift

    Beim Stopp speichert die App wieder Uhrzeit und Standortpunkt. Danach unterschreibt der Kunde auf dem Handy, wenn Sie das nutzen.

  4. 4

    Nachweis weitergeben

    Im Büro erstellen Sie für jeden beendeten Einsatz mit Standortpunkt den GPS-Standortnachweis als PDF und am Monatsende den Abrechnungs­vorschlag je Kunde, und geben beides an Ihren Auftraggeber.

Was rechtlich gilt

Die Pflicht zur Zeiterfassung liegt beim Arbeitgeber. Was Ihr Auftraggeber darüber hinaus sehen darf, regelt Ihr Vertrag mit ihm, und für Standortdaten gilt der Datenschutz.

  • Die ganze Arbeitszeit erfassenNach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 muss der Arbeitgeber ein System einführen, mit dem Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Das Gericht leitet das aus dem Arbeitsschutzgesetz ab.BAG 1 ABR 22/21, § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG
  • Mehr als 8 StundenArbeitszeit über 8 Stunden am Werktag zeichnen Sie auf und bewahren die Nachweise mindestens 2 Jahre auf.§ 16 Abs. 2 ArbZG
  • Gebäudereinigung, Bau, MinijobsBeginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach 7 Tagen aufzeichnen und 2 Jahre aufbewahren.§ 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG
  • Warum Auftraggeber fragenWer als Unternehmer einen anderen mit Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, kann für dessen Mindestlohn haften wie ein Bürge. Wann das gilt, hängt vom Einzelfall ab.§ 13 MiLoG, § 14 AEntG
  • Standort nur beim StempelnStandortdaten sind personenbezogen. Erfassen Sie sie nur so oft, wie der Zweck es verlangt, am besten nur beim Stempeln, und informieren Sie Ihr Team vorher.Art. 5, 13 DSGVO
  • Weitergeben an den AuftraggeberDie Weitergabe braucht eine Rechtsgrundlage, etwa Ihr berechtigtes Interesse am Nachweis, abgewogen gegen das Ihrer Mitarbeiter. Geben Sie dem Auftraggeber nur, was er dafür braucht, und nennen Sie ihn Ihren Mitarbeitern vorher als Empfänger.Art. 6 Abs. 1 f, Art. 13 DSGVO
  • BetriebsratGibt es einen Betriebsrat, bestimmt er mit, wenn Sie technische Einrichtungen einführen, die Verhalten oder Leistung überwachen sollen. Dazu zählen in der Regel GPS und eine elektronische Zeiterfassung.§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie einen Fachanwalt oder Ihren Datenschutzbeauftragten.

Häufige Fragen zum Nachweis für Auftraggeber

  • Wie lassen sich Arbeitszeit und Standort gegenüber Auftraggebern nachweisen?

    Mit einem Nachweis je Einsatz aus der digitalen Zeiterfassung. Er zeigt Mitarbeiter, Objekt, Datum, Beginn, Ende und Dauer, dazu den Standort beim Ein- und Ausstempeln mit seiner Genauigkeit und Entfernung zur Objektadresse und, wenn vereinbart, die Unterschrift des Kunden. Er belegt die Messpunkte beim Stempeln, nicht die Zeit dazwischen; eine laufende Ortung braucht es nicht. In Crew Active stempelt Ihr Team per App, und im Büro erstellen Sie daraus je beendetem Einsatz mit Standortpunkt einen GPS-Standortnachweis als PDF und je Kunde einen Abrechnungsvorschlag für den Monat, der keine Rechnung ist.

  • Was sollte ein Nachweis für den Auftraggeber enthalten?

    Wer gearbeitet hat, in welchem Objekt, an welchem Tag, von wann bis wann und wie lange, wo gestempelt wurde und, wenn vereinbart, wer den Einsatz vor Ort bestätigt hat. Im GPS-Standortnachweis von Crew Active stehen dazu je Einsatz Mitarbeiter, Objekt, Datum, Beginn und Ende, Dauer, Koordinaten und Genauigkeit der Messungen, ihre Entfernung zum Objekt, eine Karte und die Unterschrift des Kunden, wenn er unterschrieben hat. Der Abrechnungsvorschlag listet die beendeten Einsätze eines Kunden im Monat, für die ein Preis hinterlegt ist, mit Mitarbeiter, Objekt, Von–Bis, Stunden und Preis. In der Grundeinstellung zeigt er nur die noch nicht abgerechneten; er ist ein Vorschlag, keine Rechnung.

  • Brauche ich dafür eine laufende GPS-Ortung?

    Nein. Für den Nachweis am Objekt reicht ein Standortpunkt beim Ein- und Ausstempeln. Der Datenschutz verlangt, nur so viele Daten zu erfassen, wie der Zweck braucht (Art. 5 Abs. 1 c DSGVO), und eine laufende Ortung braucht es für den Nachweis nicht. Crew Active speichert für die Zeiterfassung nur beim Tippen auf Start, Pause oder Stopp je einen Standortpunkt, in der Grundeinstellung nur mit GPS an und Netz. Eine Ortung im Hintergrund gibt es nicht. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

  • Kann mein Kunde den Einsatz vor Ort bestätigen?

    Ja. Nach dem Stopp unterschreibt der Kunde auf dem Handy Ihres Mitarbeiters und trägt seinen Namen ein. Im Browser sehen Sie die Unterschrift am Einsatz mit Namen und Uhrzeit, und hat der Einsatz GPS-Daten, steht sie auch im GPS-Standortnachweis als PDF. Eine Zeit mit Unterschrift lässt sich nicht löschen, aber weiter korrigieren. Die Kundenunterschrift lässt sich für Ihre Firma abschalten.

  • Was ist, wenn es im Objekt keinen Empfang gibt?

    Ihr Mitarbeiter stempelt trotzdem. Die App speichert den Stempel und sendet ihn später, sobald wieder Netz da ist. In der Grundeinstellung hat dieser Stempel dann keinen GPS-Punkt; fehlt bei einem Einsatz jeder Messpunkt, steht im Büro „Kein Standort erfasst“, und für diesen Einsatz gibt es keinen GPS-Standortnachweis.

  • Kann mein Auftraggeber die Nachweise selbst abrufen?

    Nein. Einen eigenen Zugang für Ihre Auftraggeber gibt es bei Crew Active nicht. Sie erstellen den GPS-Standortnachweis und den Abrechnungsvorschlag im Büro als PDF und geben sie selbst weiter, etwa per E-Mail.

  • Darf ich Standortdaten an meinen Auftraggeber weitergeben?

    Standortdaten Ihrer Mitarbeiter sind personenbezogene Daten, und ihre Weitergabe braucht eine Rechtsgrundlage, etwa Ihr berechtigtes Interesse am Nachweis gegenüber dem Auftraggeber, abgewogen gegen das Ihrer Mitarbeiter (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Geben Sie ihm nur, was er für den Nachweis braucht, etwa den Standort beim Stempeln an seinem Objekt, und nennen Sie ihn Ihren Mitarbeitern vorher als Empfänger (Art. 13 DSGVO). Allgemeine Information, keine Rechtsberatung: Im Einzelfall fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten.

  • Warum verlangen Auftraggeber Stundennachweise?

    Oft, weil ihr Vertrag es vorsieht, und manchmal aus Haftung: Wer als Unternehmer einen anderen mit Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, kann nach § 13 MiLoG mit § 14 AEntG für dessen Mindestlohn haften wie ein Bürge. Wann das gilt, hängt vom Einzelfall ab. In der Gebäudereinigung und im Bau müssen Sie Beginn, Ende und Dauer ohnehin spätestens nach 7 Tagen aufzeichnen (§ 17 MiLoG). Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

  • Was kostet Crew Active, und kann ich es testen?

    Crew Active kostet ab 69 € netto im Monat für bis zu 5 Mitarbeiter. Alles auf dieser Seite ist in jedem Paket enthalten. Die App ist für Ihre Mitarbeiter kostenlos. Testen Sie 1 Monat kostenlos mit bis zu 30 Mitarbeitern, ohne Kreditkarte. Alle Pakete stehen auf der Preisseite.

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