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Winterdienst dokumentieren: Was ins Räumprotokoll gehört und wie lange Sie es aufbewahren
So dokumentieren Sie den Winterdienst, dass der Nachweis im Streitfall hilft: die Angaben je Einsatz, typische Fehler, Papier, Excel oder App, und wie lange Sie das Protokoll aufbewahren.
Ein Brief kommt im Mai. Ein Passant ist am 14. Januar um 7.40 Uhr vor einem Ihrer Objekte gestürzt, seine Versicherung fordert Schadensersatz. Wurde an diesem Morgen geräumt? Wann genau? Mit Splitt oder nur mit dem Schieber? Ohne Aufzeichnung bleibt nur die Erinnerung des Fahrers, vier Monate später. Hier lesen Sie, was ins Räumprotokoll gehört, welche Fehler es im Streitfall wertlos machen und wie lange Sie es aufbewahren sollten.
Rechtsstand: 4. Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Warum dokumentieren, wenn es keine Pflicht ist
Eine gesetzlich vorgeschriebene Form gibt es nicht. Trotzdem ist das Protokoll im Winterdienst wichtiger als in fast jeder anderen Branche:
- Der Streit kommt spät. Ansprüche aus einem Sturz können noch Jahre später geltend gemacht werden. Dann weiß niemand mehr, was an einem bestimmten Morgen war.
- Es geht um Minuten. Ob ein Gehweg um 6.50 Uhr oder um 7.30 Uhr frei war, entscheidet darüber, ob die Pflicht erfüllt war. Was gilt, steht in der Satzung der Gemeinde und im Vertrag. Mehr dazu unter Räum- und Streupflicht.
- Zwecklos muss belegt werden. Wer sich darauf beruft, dass Streuen wegen des Wetters zwecklos war, muss das nach dem BGH selbst beweisen (Urteil vom 7. Juni 2005, VI ZR 219/04). Ohne Wetterangabe im Protokoll wird das schwer.
- Auftraggeber wollen Belege. Hausverwaltungen müssen ihren Winterdienst kontrollieren, um sich im Schadensfall zu entlasten. Ein sauberes Protokoll ist das, was sie dafür von Ihnen brauchen.
Was ins Räumprotokoll gehört
Je Einsatz, in einer Zeile:
| Angabe | Warum |
|---|---|
Datum |
Ohne Datum ist nichts zuzuordnen |
Objekt und Fläche |
Gehweg, Eingang, Treppe, Zufahrt: welche Fläche genau geräumt wurde |
Ankunft und Abfahrt mit Uhrzeit |
Zeigt, ob die Fläche zur Pflichtzeit frei war |
Wer war da |
Für Rückfragen und als Zeuge |
Tätigkeit |
Geräumt, gestreut oder beides |
Streumittel |
Splitt, Sand, Granulat oder Salz, wo es erlaubt ist |
Wetterlage |
Schneefall, Eisregen, Reifglätte, Temperatur: erklärt, warum wann was gemacht wurde |
Bemerkungen |
Streugut nachgefüllt, Fläche zugeparkt, zweiter Einsatz am Nachmittag |
Dazu oben einmal je Protokoll: Firma, Objekt mit Adresse und Saison. Wer mehr will, ergänzt Fotos der geräumten Fläche und einen Standortnachweis, also wo das Handy beim Ein- und Ausstempeln war.
Die häufigsten Fehler
Abends im Büro ausgefüllt
Ein Protokoll, das erst nach Feierabend für den ganzen Tag ausgefüllt wird, hat runde Uhrzeiten, gleiche Handschrift und keine Abweichungen. Das fällt im Streitfall auf. Füllen Sie es am Objekt aus, direkt nach dem Einsatz.
Häkchen statt Uhrzeit
„Erledigt“ beantwortet die wichtigste Frage nicht: wann. Schreiben Sie immer Ankunft und Abfahrt auf.
Kein Wetter
Ohne Wetterangabe lässt sich nicht erklären, warum um 5 Uhr gestreut wurde und um 10 Uhr noch einmal, oder warum während dichten Schneefalls nicht.
Lücken an Tagen ohne Einsatz
Wurde an einem Tag nicht geräumt, weil es trocken und frostfrei war, schreiben Sie auch das auf. Eine leere Zeile sieht aus wie ein vergessener Einsatz.
Zettel im Fahrzeug
Papier wird nass, geht verloren oder liegt im Frühjahr unter dem Beifahrersitz. Sammeln Sie die Protokolle jede Woche ein, oder führen Sie sie gleich digital.
Papier, Excel oder App?
- Papier: einfach und ohne Technik, aber leicht zu verlieren und schwer auszuwerten. Unser Räumprotokoll druckt eine leere Vorlage mit 15 Zeilen und Kästchen zum Ankreuzen.
- Online-Tool oder Excel: sauber lesbar, als PDF oder Excel zu sichern. Mit unserem kostenlosen Räumprotokoll für den Winterdienst geht das im Browser, ohne Anmeldung. Die Daten bleiben auf Ihrem Gerät. Für einen Fahrer mit wenigen Objekten reicht das.
- App mit Zeiterfassung: Der Nachweis entsteht automatisch beim Ein- und Ausstempeln am Objekt, mit Uhrzeit und Standort, für alle Fahrer an einem Ort. Das lohnt sich ab mehreren Fahrern und Objekten.
Was ein Fahrer vor der Saison für jedes Objekt wissen muss, also welche Fläche, in welcher Reihenfolge, bis wann und womit, gehört nicht ins Protokoll, sondern in den Plan. Dafür gibt es unsere kostenlose Winterdienstplan Vorlage (Excel).
Wie lange Sie das Protokoll aufbewahren
Eine feste gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Räumprotokolle gibt es nicht. Maßgeblich ist, wie lange jemand Ansprüche gegen Sie geltend machen kann:
- Regelmäßig drei Jahre (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Geschädigte vom Schaden und von Ihnen als Verantwortlichem weiß (§ 199 Abs. 1 BGB). Ein Sturz im Januar 2027, bei dem der Geschädigte gleich weiß, an wen er sich halten kann, verjährt also erst mit Ablauf des Jahres 2030.
- Höchstens 30 Jahre bei Verletzung des Körpers oder der Gesundheit, unabhängig davon, wann der Geschädigte davon erfährt (§ 199 Abs. 2 BGB).
Unsere Empfehlung: Bewahren Sie jedes Protokoll mindestens drei volle Kalenderjahre nach dem Ende der Saison auf. Wurde ein Unfall gemeldet, heben Sie alles zu diesem Objekt auf, bis die Sache endgültig erledigt ist.
Mit Crew Active: der Nachweis entsteht beim Stempeln
In Crew Active stempelt Ihr Team per App bei Ankunft und Abfahrt am Objekt. Die App setzt dabei jeweils einen GPS-Punkt und speichert die Entfernung zur Objektadresse in Metern. Eine laufende Ortung gibt es nicht. Tätigkeiten, Notizen und Fotos halten Ihre Leute direkt am Einsatz fest.
Daraus entsteht für jeden Einsatz ein Standortnachweis als PDF, mit Zeiten, Karte und Entfernung, und für jede Tour ein Nachweis über einen Zeitraum: an welchem Tag welches Objekt erledigt wurde. Den schicken Sie dem Auftraggeber oder der Versicherung in Minuten. Dieselben Einsätze liefern die Stunden für die Lohnabrechnung. Welche Apps es sonst gibt, zeigt unser Winterdienst App Vergleich 2026.
Vor dem ersten Schnee testen: Crew Active 1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Oder sofort und ohne Anmeldung mit dem kostenlosen Räumprotokoll anfangen.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Ist eine Dokumentation im Winterdienst Pflicht?
Eine gesetzlich vorgeschriebene Form gibt es nicht. Auftraggeber können einen Nachweis aber im Vertrag verlangen. Und kommt es zum Schadensfall, steht ohne Aufzeichnung oft nur die Erinnerung zur Verfügung, Monate später. Eine Aufzeichnung, die während des Einsatzes entsteht, ist dann deutlich belastbarer.
Was gehört in ein Räumprotokoll?
Je Einsatz: Datum, Objekt und Fläche, Uhrzeit bei Ankunft und Abfahrt, wer da war, was gemacht wurde (geräumt, gestreut, beides), welches Streumittel und die Wetterlage, etwa Schneefall, Eisregen oder Reifglätte. Gut sind außerdem Fotos und ein Standortnachweis.
Wie lange sollte ich das Räumprotokoll aufbewahren?
Ein Gesetz mit fester Aufbewahrungsfrist für Räumprotokolle gibt es nicht. Maßgeblich ist, wie lange Ansprüche geltend gemacht werden können: In der Regel drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Geschädigte vom Schaden und vom Verantwortlichen erfährt (§§ 195, 199 BGB). Bei Verletzungen des Körpers oder der Gesundheit gilt eine Höchstfrist von 30 Jahren. Bewahren Sie Protokolle deshalb mindestens drei volle Jahre nach dem Ende der Saison auf, länger, wenn ein Unfall gemeldet wurde.
Reicht ein Häkchen auf einer Liste?
Ein Häkchen ohne Uhrzeit zeigt nicht, ob vor 7 Uhr oder erst um 10 Uhr gestreut wurde. Gerade auf die Uhrzeit kommt es aber an. Tragen Sie immer Ankunft und Abfahrt ein, und füllen Sie das Protokoll vor Ort aus, nicht abends im Büro.
