Zeiterfassung Pflicht in Deutschland: Was Sie 2025 wissen müssen

Seit dem wegweisenden BAG-Urteil vom September 2022 ist klar: Arbeitgeber in Deutschland sind zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Doch was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen? In diesem umfassenden Leitfaden erklären wir alle wichtigen Aspekte.

Die rechtliche Grundlage

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13. September 2022 entschieden (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Was genau muss erfasst werden?

Nach aktueller Rechtslage müssen erfasst werden:

Beginn der täglichen Arbeitszeit
Ende der täglichen Arbeitszeit
Dauer der täglichen Arbeitszeit
Überstunden (Mehrarbeit über die vertragliche Arbeitszeit hinaus)

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich gilt die Pflicht für alle Arbeitgeber – unabhängig von:

Unternehmensgröße
Branche
Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, Minijob)

Anforderungen an die Zeiterfassung

1. Objektiv und zuverlässig

Das System muss objektiv funktionieren und zuverlässige Daten liefern. Reine Vertrauensarbeitszeit ohne jegliche Dokumentation ist nicht mehr zulässig.

2. Zugänglich

Die Erfassung muss für alle Mitarbeiter zugänglich sein – auch für Außendienstmitarbeiter oder Remote-Arbeiter.

3. DSGVO-konform

Bei der Zeiterfassung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Daher müssen Sie:

Daten sicher speichern
Zugriffsrechte begrenzen
Aufbewahrungsfristen einhalten
Mitarbeiter über die Datenverarbeitung informieren

Mobile Zeiterfassung als Lösung

Besonders für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern bietet sich eine mobile Lösung an:

Vorteile der mobilen Zeiterfassung:

GPS-gestützte Erfassung am Einsatzort
Echtzeit-Synchronisation mit der Zentrale
Offline-Funktionalität bei schlechtem Empfang
Automatische Pausenberechnung
Manipulationssicher durch technische Maßnahmen

Crew Active als Lösung

Mit Crew Active erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen:

✅ Digitale Zeiterfassung per App
✅ GPS-Stempelung (optional, mit Mitarbeiter-Einwilligung)
✅ DSGVO-konforme Datenspeicherung in Deutschland
✅ Automatische Reports für die Lohnbuchhaltung
✅ Überstunden-Warnungen

Häufige Fragen

Darf ich weiterhin Vertrauensarbeitszeit anbieten?

Ja, aber mit Einschränkungen. Die Arbeitszeit muss dennoch erfasst werden – auch wenn Sie auf eine Kontrolle der Anwesenheit verzichten.

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?

Aktuell gibt es noch keine spezifischen Bußgelder. Allerdings können Arbeitnehmer bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz Ansprüche geltend machen. Zudem drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen.

Muss ich die Zeiterfassung digital durchführen?

Nein, das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Theoretisch ist auch eine handschriftliche Erfassung möglich – allerdings ist diese fehleranfällig und aufwändig.

Praktische Umsetzung in 5 Schritten

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Analysieren Sie Ihre aktuelle Situation: Wie wird Zeit aktuell erfasst? Welche Lücken gibt es?

Schritt 2: System auswählen

Wählen Sie ein System, das zu Ihrem Unternehmen passt. Achten Sie auf:

Einfache Bedienung
Mobile Verfügbarkeit
DSGVO-Konformität
Integration in bestehende Systeme

Schritt 3: Betriebsrat einbeziehen

Wenn vorhanden, muss der Betriebsrat bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems beteiligt werden.

Schritt 4: Mitarbeiter schulen

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über das neue System und schulen Sie sie in der Nutzung.

Schritt 5: Regelmäßige Kontrolle

Überprüfen Sie regelmäßig, ob das System korrekt genutzt wird und die Daten vollständig sind.

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keine Bürde, sondern eine Chance. Mit dem richtigen System:

Schützen Sie Mitarbeiter vor Überarbeitung
Dokumentieren Sie Arbeitszeiten rechtssicher
Optimieren Sie Ihre Ressourcenplanung
Vereinfachen Sie die Lohnabrechnung

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