Wie Sauber Plus GmbH mit Crew Active 40% Planungszeit einspart

Über Sauber Plus GmbH

Die Sauber Plus GmbH ist ein mittelständisches Gebäudereinigungsunternehmen mit Sitz in Stuttgart. Mit 85 Mitarbeitern betreut das Unternehmen über 120 Objekte in der Region — von Bürogebäuden über Arztpraxen bis hin zu Industrieanlagen. Die Kunden erwarten zuverlässige Reinigung zu festen Zeiten, oft in den frühen Morgen- oder späten Abendstunden.

Die Herausforderung

Vor der Einführung von Crew Active stand die Einsatzplanung auf wackeligen Beinen:

• Excel-Chaos: Die gesamte Wochenplanung wurde in einer komplexen Excel-Tabelle verwaltet. Änderungen führten regelmäßig zu Versionskonflikten.
• Telefonketten: Wenn ein Mitarbeiter krank wurde, musste die Disponentin bis zu 15 Anrufe tätigen, um Ersatz zu finden.
• Fehlende Transparenz: Mitarbeiter erfuhren ihre Einsätze oft erst am Vorabend per SMS — Änderungen gingen unter.
• Zeiterfassung auf Papier: Stundenzettel wurden wöchentlich von den Objektleitern eingesammelt und manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen. Fehler waren an der Tagesordnung.
• Keine Dokumentation: Reklamationen von Kunden konnten nicht nachvollzogen werden, weil es keine Foto- oder Zeitnachweise gab.

Geschäftsführer Thomas Berger beschreibt die Situation: Die Disponentin verbrachte jeden Donnerstag fast den ganzen Tag damit, die Planung für die kommende Woche zusammenzustellen. Und trotzdem gab es montags immer wieder Überraschungen.

Die Lösung mit Crew Active

Die Sauber Plus GmbH entschied sich nach einer zweiwöchigen Testphase für Crew Active. Die Einführung erfolgte schrittweise über vier Wochen.

Woche 1-2: Grundlagen schaffen

• Alle Objekte und Kunden wurden im System angelegt
• Mitarbeiter-Profile mit Qualifikationen und Verfügbarkeiten erstellt
• Wiederkehrende Einsatzpläne als Vorlagen definiert

Woche 3: Mitarbeiter einbinden

• Alle Mitarbeiter erhielten Zugang zur mobilen App
• Kurze Schulung (15 Minuten pro Team) direkt auf den Objekten
• Start der mobilen Zeiterfassung mit GPS-Bestätigung

Woche 4: Vollbetrieb

• Komplette Umstellung der Einsatzplanung auf Crew Active
• Aktivierung des Team-Chats für schnelle Kommunikation
• Einrichtung automatischer Berichte für die Lohnbuchhaltung

Ergebnisse nach 6 Monaten

Die Ergebnisse übertrafen die Erwartungen:

Planungseffizienz: Die wöchentliche Planungszeit sank von durchschnittlich 8 Stunden auf unter 5 Stunden. Durch Vorlagen für wiederkehrende Einsätze muss die Disponentin nur noch Änderungen und Sondereinsätze manuell planen.

Weniger Konflikte: Doppelbelegungen und vergessene Abwesenheiten reduzierten sich um 60%. Das System warnt automatisch, wenn ein Mitarbeiter bereits verplant ist oder Urlaub hat.

Schnellere Kommunikation: Statt Telefonketten nutzt das Team jetzt den integrierten Chat. Bei Krankmeldungen kann die Disponentin innerhalb von Minuten über die App Ersatz anfragen — und sieht sofort, wer verfügbar ist.

Transparente Zeiterfassung: Die mobile Zeiterfassung mit GPS-Bestätigung hat die Fehlerquote in der Lohnabrechnung nahezu eliminiert. Die Daten fließen direkt in den Export für die Buchhaltung.

Bessere Kundenkommunikation: Bei Reklamationen kann das Unternehmen jetzt belegen, wann welcher Mitarbeiter vor Ort war und welche Leistungen erbracht wurden. Das stärkt das Vertrauen der Kunden.

Fazit

Die Digitalisierung der Einsatzplanung mit Crew Active hat der Sauber Plus GmbH nicht nur Zeit und Geld gespart, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden spürbar verbessert. Die Investition hat sich laut Geschäftsführer Thomas Berger innerhalb von drei Monaten amortisiert.

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