GrünRaum GaLaBau: Mobile Zeiterfassung spart 15 Stunden pro Monat

Über GrünRaum GaLaBau GmbH

Die GrünRaum GaLaBau GmbH ist ein Garten- und Landschaftsbaubetrieb aus dem Raum München mit 32 Mitarbeitern. Das Unternehmen deckt das gesamte Spektrum des GaLaBau ab — von der Neuanlage privater Gärten über gewerbliche Außenanlagen bis hin zur laufenden Grünflächenpflege. Täglich sind mehrere Kolonnen auf verschiedenen Baustellen im Einsatz.

Die Herausforderung

Im GaLaBau ist die genaue Erfassung von Arbeitszeiten pro Baustelle entscheidend für die Rentabilität. Genau hier hatte GrünRaum massive Probleme:

• Papier-Stundenzettel: Jeder Kolonnenführer füllte am Ende des Tages einen handschriftlichen Stundenzettel aus. Diese wurden freitags im Büro abgegeben und manuell in Excel übertragen.
• Ungenaue Zuordnung: Die Zuordnung von Stunden zu einzelnen Baustellen war oft geschätzt. Besonders wenn eine Kolonne an einem Tag mehrere Objekte anfuhr, waren die Angaben unzuverlässig.
• Verspätete Abrechnung: Durch den manuellen Prozess vergingen oft zwei bis drei Wochen, bis die Stundenauswertung für ein Projekt vorlag. Nachkalkulationen waren entsprechend ungenau.
• Wetterdaten fehlten: Bei Schlechtwetter-Ausfällen gab es keine systematische Dokumentation, was zu Diskussionen mit Auftraggebern führte.
• Kommunikation über WhatsApp: Einsatzänderungen wurden über private WhatsApp-Gruppen kommuniziert — datenschutzrechtlich problematisch und schwer nachvollziehbar.

Die Lösung mit Crew Active

Nach einer Demo entschied sich Betriebsleiter Markus Weber für Crew Active, vor allem wegen der Kombination aus mobiler Zeiterfassung und Einsatzplanung.

Einführung in drei Schritten

Schritt 1: Projektstruktur anlegen Alle laufenden Baustellen und Pflegeobjekte wurden als Projekte im System hinterlegt — mit Adresse, Auftraggeber und geplanten Stunden.

Schritt 2: Kolonnen einrichten Die fünf Kolonnen wurden mit ihren Fahrzeugen und Mitarbeitern angelegt. Qualifikationen wie Baumschnitt-Zertifikate oder Maschinenführerscheine wurden hinterlegt.

Schritt 3: Mobile App ausrollen Jeder Kolonnenführer erhielt eine kurze Einführung in die App. Die Bedienung war bewusst einfach gehalten: Morgens am Objekt einchecken, abends auschecken. Bei Objektwechsel zwischendurch umbuchen.

Die Ergebnisse

Exakte Baustellenzuordnung: Durch die GPS-basierte Zeiterfassung weiß das Büro jetzt genau, wie viele Stunden auf welcher Baustelle angefallen sind. Die Mitarbeiter checken direkt am Objekt ein — Schätzungen gehören der Vergangenheit an.

Schnellere Nachkalkulation: Statt wochenlanger Wartezeit kann Markus Weber jetzt tagesaktuell die Stundenverteilung pro Projekt einsehen. Projekte, die aus dem Ruder laufen, werden sofort erkannt.

Weniger Büroarbeit: Die manuelle Übertragung von Stundenzetteln fällt komplett weg. Der Verwaltungsaufwand sank um 15 Stunden pro Monat — Zeit, die die Büroleitung jetzt für Kundenakquise nutzt.

Bessere Projektrentabilität: Durch die genaue Kostentransparenz konnte GrünRaum unrentable Pflegeverträge identifizieren und nachverhandeln. Die durchschnittliche Projektrentabilität stieg um 12%.

DSGVO-konforme Kommunikation: Der integrierte Team-Chat ersetzt die privaten WhatsApp-Gruppen. Einsatzänderungen, Materiallisten und Fotos werden jetzt datenschutzkonform über Crew Active geteilt.

Foto-Dokumentation: Die Kolonnenführer dokumentieren den Projektfortschritt jetzt direkt über die App — mit automatischem Zeitstempel und GPS-Koordinaten. Das erleichtert die Kommunikation mit Auftraggebern erheblich.

Fazit

Für GrünRaum GaLaBau hat sich die Investition in Crew Active schnell gelohnt. Die Kombination aus genauer Zeiterfassung, transparenter Projektauswertung und einfacher Kommunikation hat den Betrieb spürbar effizienter gemacht. Betriebsleiter Markus Weber fasst zusammen, dass sie jetzt endlich datenbasierte Entscheidungen treffen können, anstatt sich auf Bauchgefühl zu verlassen.

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